Llega el momento de crear una política para la empresa. Lo más cómodo sería meter cualquier cosa y… Voilà! Tarea terminada. Pero ese documento que tienes entre manos será la base de las decisiones que tome el personal de la empresa. No parece que lo más adecuado sea redactarlo a la ligera.Lo cierto es que una política de calidad facilita el seguimiento y la comunicación, y termina por consolidar los viajes corporativos. Pero cuando no está a la altura, puede que no sirva para nada.En esta guía te contaremos en qué consisten las políticas de viajes de negocios y de qué forma pueden beneficiar a tu empresa. Después, nos sumergiremos en los detalles que debes tener en cuenta:

las prácticas recomendadas

, consejos de redacción, una

plantilla personalizable

, cómo

garantizar un cumplimiento prácticamente total

, la forma en que la tecnología facilita la aprobación de los viajes, e incluso cómo

automatizar todo el proceso de reserva de viajes de negocios.

Básicamente, una política de viaje incluye las normas y procedimientos por las que los empleados se deben regir para reservar y aprobar un viaje de negocios y para conocer los gastos que se contemplan. Los encargados de diseñar las políticas de viajes de negocios son el equipo de dirección financiera y el departamento de gestión de viajes. Normalmente, dan respuesta a preguntas como estas: ¿Se puede viajar en clase business? ¿Con cuánto tiempo hay que hacer la reserva? ¿Qué precauciones debe tomar el empleado si viaja solo?Las políticas de viaje más completas suelen incluir información sobre lo siguiente:Como ves, una política de viaje no solo se centra en la reserva. También abarca una gran cantidad aspectos del viaje e involucra a empleados de diversos departamentos.

Cuanto más claras sean las directrices de una política de viajes de negocios, más llano será el camino para todos los implicados.No se trata de apilar normas, sino de evitar que la persona que está leyendo el documento se frustre en el intento. Si la política de viajes se diseña bien, tanto las empresas como los empleados que viajan saldrán beneficiados.En el caso de los empleados:En el caso de la empresa:

Siempre hay que tener en cuenta estos tres factores: cómo viaja la empresa, quién realiza esos viajes y por qué los realiza. Pero este es solo el primer paso.Es vital contar con una herramienta y un proceso de reserva que hayan sido aprobados previamente. Es decir, ¿quieres establecer una única

plataforma de viajes de negocios

para unificar los gastos? ¿Prefieres, por el contrario, que sea el empleado quien reserve sus viajes dentro de los márgenes que establece la política? ¿O quizás deba encargarse de todo el proceso la dirección de la oficina?Por otra parte, la política debe incluir una lista de los gastos permitidos en los viajes corporativos. De esta forma, los empleados son plenamente conscientes de las compras que pueden hacer y se evitan desembolsos innecesarios con la tarjeta de la empresa.En la política de viaje, también podrás detallar los gastos y los procesos de reembolso. Eso las convierte en el incentivo perfecto para que los empleados lean el documento.Por último, pero no menos importante, hay que incluir toda la información sobre seguridad que los empleados vayan a necesitar. Por ejemplo, qué hacer en caso de emergencia durante el viaje, con quién ponerse en contacto dependiendo de la emergencia que surja o qué seguro se puede contratar.Échale un vistazo a nuestra

plantilla

. En ella, encontrarás

cómo redactar una política de viajes de empresa

y te detallaremos los pasos a seguir.

Es bastante común que las políticas de viaje estén desfasadas. A muchas empresas incluso les cuesta recordar cuándo fue la última vez que pusieron la suya a punto. Lo más normal es que no cumplan con las expectativas porque:

En realidad, este tipo de problemas se pueden resolver fácilmente con una política que refleje de manera más precisa las necesidades de la empresa y de los empleados que viajan. Por ejemplo, si la mitad de los viajes no se ajustan a los ideales de cumplimiento, quizás se deba a que el presupuesto estándar no está actualizado de acuerdo con los precios o las demandas actuales. Puede ocurrir que tu empresa necesite una gran cantidad de reservas de última hora aunque la política no ampare esta situación.El mejor compañero de una política realista es una tecnología que facilite su puesta en marcha. Pero ni la típica wiki ni el clásico documento en PDF son la solución.Lo que de verdad hace falta es una política que se pueda integrar en una tecnología que permita hacer reservas.