La pandemia de COVID-19 ha cambiado totalmente la manera de trabajar. Nos ha obligado a repensar el concepto de oficina, ha puesto sobre la mesa la importancia del bienestar de los empleados y ha reducido drásticamente los viajes. Ahora mismo, si hay que hacer un viaje, los gerentes de viajes deben valorar muchos más factores, como por ejemplo las restricciones en cuanto a viajes o una gestión de riesgos más eficiente para los empleados, por nombrar solo un par de cuestiones.Según las predicciones de la Global Business Travel Association, los viajes de empresa

volverán a los niveles prepandémicos en 2025

, aunque los signos de recuperación ya empiezan a ser alentadores. Dicho esto, la pandemia de coronavirus

ha supuesto un cambio profundo para el sector de los viajes de negocios

y eso va a seguir así durante los próximos años.Con todo esto en mente, los gerentes de viajes deben revisar y ajustar sus políticas de viajes de empresa para garantizar que sus organizaciones y los miembros de sus equipos puedan volver a salir ahí fuera y sentirse seguros.

Dado que la pandemia sigue afectando a los viajes de negocios, las empresas deben adaptarse a escenarios que pueden cambiar de la noche a la mañana y garantizar la seguridad y el bienestar de sus empleados. Y no basta con dejar de hacer los viajes que no sean esenciales. Los gerentes de viajes tienen la obligación de velar por el bienestar de los empleados que salen de viaje, lo cual cobra mayor importancia si cabe en situaciones como la actual.La planificación de los viajes debe llevarse a cabo mediante un enfoque analítico y hay que tener muy en cuenta las opiniones y las sensaciones de los empleados que tienen que viajar en relación a la seguridad del viaje. Una buena planificación es fundamental para mitigar cualquier riesgo.La gestión de riesgos es tremendamente importante y es aquí donde las funciones

TravelCare

y de

deber de asistencia

de TravelPerk se adivinan fundamentales para cualquier empresa. Así pueden emplearlas los gerentes de viajes:

La gravedad de la situación y el hecho de que es probable que los cambios en la manera de viajar se queden con nosotros durante una temporada —consulta la siguiente sección— implica que las empresas deben adaptar sus políticas de viajes de negocios para reflejar esta nueva realidad y garantizar que la gestión de los viajes se lleve a cabo de forma segura, con responsabilidad y dando prioridad al deber de asistencia.Aquí te detallamos algunas cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de adaptar tu política de viajes a la COVID:

Tu política de viajes debe basarse en las recomendaciones de las autoridades, tanto a nivel local como internacional. Entre estas entidades estarían la

Occupational Safety & Health Authority (OSHA)

, los

Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC)

y la

Organización Mundial de la Salud (OMS)

.Estas son las fuentes a las que recurrir para obtener información sobre cómo, a dónde y cuándo viajar. Si viajas a la Unión Europea (o dentro de ella), consulta la web de

de Re-open EU

para obtener información sobre qué países de la UE son áreas de menor o mayor riesgo que requieren pruebas de COVID-19, certificados de vacunación o cuarentena obligatoria para permitir la entrada de viajeros, así como información sobre otras medidas importantes que entren o estén en vigor.

Tanto si hablamos de medidas de precaución como de medidas obligatorias, conviene subrayar la importancia de que quienes viajen por trabajo tomen ciertas medidas con las que garantizar la seguridad propia y la de otras personas. Entre estas medidas estarían el

uso de mascarilla

, lavarse las manos con frecuencia, utilizar desinfectante para manos o mantener la distancia social.

Las políticas de la empresa, de acuerdo con las recomendaciones de salud pública, deben detallar los pasos a seguir en caso de que un empleado dé positivo en una prueba de COVID-19 o presentes los síntomas típicos. Dichas recomendaciones suelen incluir es aislamiento inmediato, la búsqueda de la atención médica adecuada y pruebas adicionales de COVID-19 cuando sea necesario. Los empleados deberán informar inmediatamente a la persona de contacto de la empresa, como por ejemplo a un responsable de RR. HH., sobre todo si hubiera riesgo de más contagios dentro de la empresa.

Todas las empresas tienen sus condiciones estándar para la aprobación de las reservas de viajes de negocios. Sin embargo, durante una pandemia, y aunque ya se pueda viajar con cierta normalidad, conviene revisar los flujos de trabajo para las aprobaciones.Al valorar los cambios en las condiciones de las aprobaciones, hay que pensar si se necesitan condiciones adicionales a corto o a medio plazo para garantizar el cumplimiento de las prácticas recomendadas de la empresa y las normas de las políticas de viajes o si hace falta incorporar al proceso de aprobación un

proceso de gestión de riesgos

específico para la COVID-19.Dado que ahora mismo son habituales los retrasos y las cancelaciones, quizá quieras plantearte introducir cambios en las políticas de reservas por anticipado. Aunque sea más barato reservar los viajes con antelación, si se amplían los márgenes de tiempo para las reservas, los empleados que viajen por trabajo tendrán más flexibilidad.

Con el objetivo de frenar la propagación del virus y de cumplir con ciertos requisitos de los países, las aerolíneas y los hoteles, muchas empresas están restringiendo los viajes de negocios en el caso de aquellos empleados que no se hayan vacunado o que no hayan facilitado su certificado de vacunación.Si tienes pensado introducir directrices de este tipo, deben expresarse con claridad en la política de viajes de empresa para evitar confusiones o situaciones incómodas.

Tanto en los aeropuertos como en los aviones suele haber mucha gente y muy junta, y a pesar de que se han reforzado los protocolos de limpieza o de que se requiera el uso de mascarilla, son muchas las empresas que están optando por alternativas al transporte aéreo.Los medios de transporte terrestre, como el tren o el coche, son alternativas excelentes a la hora de limitar la exposición al COVID-19 de quienes viajan por trabajo.Quizá quieras plantearte nuevas pautas en relación a los medios de transporte para los viajes de menor distancia y, en consecuencia, nuevas normas respecto a la duración de los viajes, las políticas de alquiler de vehículos o el

reembolso del kilometraje

.

Para reducir la exposición de los empleados al virus también conviene introducir restricciones en las políticas de asistencia a eventos. Si quieres aplicar normas que sustituyan las reuniones presenciales por las videoconferencias o directrices que permitan la asistencia solo a ciertos eventos, todo ello debe reflejarse en tu política de viajes de negocios.A la hora de introducir restricciones y crear un marco de trabajo para la evaluación de riesgos, hazte las siguientes preguntas:

Si ya cuentas con directrices referentes a los viajes «por trabajo y por placer», piensa en lo cambios que deberías aplicar durante la pandemia.El objetivo es velar por la seguridad de quienes viajan por negocios y ello podría conllevar que tengas que limitar la duración de los viajes. Al mismo tiempo, quizá te plantees fomentar los viajes por trabajo y por placer para que los empleados estén más dispuestos a hacer viajes de empresa.

Si los empleados aprovechan los viajes de trabajo para hacer turismo, lo habitual es que quieran viajar con su pareja o con algún amigo.Valora la posibilidad de modificar las normas sobre viajar acompañados para velar por la seguridad tanto de los empleados como de las personas con las que puedan relacionarse durante el viaje. Por ejemplo, aunque puedas modificar tus políticas de viajes para impedir que salgan de viaje quienes no estén vacunados, no tienes ese control sobre los acompañantes de los empleados.

En muchos países es obligatorio hacerse pruebas de COVID antes de viajar y al volver de un viaje, y lo mismo sucede con la cuarentena.Si tus empleados tienen que viajar por negocios, deberás establecer directrices referentes a las pruebas de COVID-19 y a la cuarentena. Por ejemplo, deja claras las políticas respecto al reembolso del coste de las pruebas de COVID y establece un protocolo que cubra los derechos de los empleados en caso de que se pongan enfermos o si tienen que ponerse en cuarentena después de un viaje de negocios.

Hoy por hoy, un viaje de negocios puede tener que cancelarse por muchas razones, y pueden ser cancelaciones con mucha o poca antelación.Puede suceder que el empleado se haya contagiado de COVID-19, que haya un aumento de casos en el país de destino o que se cancele un vuelo. Sea cual sea la razón, hay que incluir los procedimientos de cancelación en las políticas de viajes de negocios pos-COVID-19.
Para evitar un aumento de los costes, plantéate utilizar

FlexiPerk

, ya que gracias a la flexibilidad de esta función podrás obtener un reembolso de al menos el 80 % del importe de los vuelos, los hoteles, los trenes o los coches que hayas reservado, siempre que las reservas se cancelen hasta dos horas antes de la salida.

Aunque la incidencia de la COVID-19 siga disminuyendo en algunos países y haya planes de vacunación en marcha, esto no significa que los viajes de negocios vayan a volver a lo que eran antes de la COVID-19.Un grupo de 25 profesionales de primera línea provenientes de los sectores de los viajes y de la tecnología de la movilidad han hecho una serie de predicciones en relación al futuro de los

viajes de negocios en un mundo pos-COVID-19

. Estas fueron algunas de sus predicciones: