La guía completa para planificar un evento offsite

¿Te han encargado planificar un evento offsite?Los organizadores de eventos, office managers y administradores saben que planificar cualquier tipo de evento corporativo puede ser todo un reto. Es posible que sea la primera vez que tu empresa organiza un evento offsite para los equipos o que haga mucho tiempo que no organiza uno.Hoy en día, muchas empresas están dispersas geográficamente, y cada vez es más habitual que haya trabajadores a distancia en los equipos. En estos casos, es fundamental organizar de vez en cuando una reunión presencial para reforzar la cultura de la empresa.Los eventos offsite pueden conllevar la organización de una gran cantidad de viajes, dado que los asistentes proceden de distintos sitios. Planificar algo a esta escala puede complicarse en un abrir y cerrar de ojos.Pero no te preocupes: hay muchas personas en la misma situación. La mayoría de administradores que participaron en la

encuesta sobre estadísticas de team building

de TravelPerk asegura que planifican reuniones de equipo cada mes, y el 36 % estaba planificando una actividad offsite en ese momento.El proceso de planificación no tiene por qué superarte. Aquí te proponemos ocho preguntas que puedes hacerte antes de comenzar a recibir ideas para asegurarte de que la reunión offsite será memorable y todo un éxito.

El primer paso es definir los objetivos y asegurarte de tener una visión global de por qué se está planificando una actividad offsite. Esto es especialmente importante si intentas convencer a las partes interesadas de asignar una partida presupuestaria adicional para el evento.Existen

muchos motivos para planificar una actividad offsite o un retiro de empresa

, desde crear vínculos dentro de los grupos o fomentar el trabajo en equipo hasta recompensar un buen rendimiento o aumentar el compromiso y la moral del equipo.El compromiso de los empleados puede influir muchísimo en el éxito de la empresa en general. De hecho,

según Gallup

, las unidades empresariales con un alto compromiso gozan de un mayor rendimiento de los equipos, con un 81 % menos de absentismo y un 14 % más de productividad, por ejemplo. Aumentar el compromiso de los empleados es un buen motivo para organizar una actividad offsite, ya que,

según McKinsey

, hasta el 55 % del compromiso del personal se basa en reconocimientos no económicos, como los eventos corporativos.

Cuando hayas determinado tus objetivos, plantéate quién tiene que asistir al evento. Puede que quieras invitar a todo un equipo, a varios equipos o a toda la empresa, teniendo en cuenta la ubicación del evento y el tipo de actividades que se van a realizar.Cuando estés decidiendo a quién invitar, ten en cuenta si el objetivo del evento es recompensar a determinados equipos/niveles de empleados o completar tareas específicas, y si necesitarás coordinar a los asistentes en una sola ubicación.Pide que confirmen la asistencia con suficiente antelación para saber el número de participantes. Este aspecto es importante para reservar los espacios, las actividades de ocio y los restaurantes. Con una plataforma integral de gestión de eventos y reservas de viajes como

TravelPerk Events

, puedes controlar en todo momento las confirmaciones de asistencia y «dar un toque» a quienes aún no hayan respondido. Además, podrás comunicar fácilmente cualquier cambio en los planes del evento.

Podrás evaluar el éxito del evento mediante una serie de parámetros establecidos previamente.Por ejemplo, si uno de los objetivos es crear vínculos dentro de tus equipos, puedes enviar una encuesta de seguimiento después del evento para preguntar a los miembros si les ha ayudado a conocer a, al menos, una persona nueva de la empresa (eso es lo que hacemos en TravelPerk).

Cada evento es una fuente de aprendizaje. Si tu empresa ya ha celebrado eventos offsite en otras ocasiones, conviene repasar las observaciones que hiciste en su momento.Quizá encuentres algunos errores que puedes evitar ahora. A lo mejor la última vez te pasaste del presupuesto debido a circunstancias inesperadas, por lo que puedes crear un fondo para imprevistos para la próxima. O tal vez existen dificultades logísticas que puedes controlar con algo de planificación estratégica y un enfoque de resolución de problemas. Por ejemplo, no olvides establecer normas básicas para el evento e incluye suficiente tiempo libre para que nadie se estrese.Por otra parte, también puedes aprender de tus éxitos. Tal vez en el último evento incluiste una actividad que le encantó a todo el mundo. Entonces, ¿por qué no repetir?

Celebrar un evento offsite en una gran empresa puede ser caro, pero, con solo unos ajustes, puedes organizar una gran actividad con un presupuesto limitado.Empieza haciendo una lista para saber qué es imprescindible y qué no. ¿Puedes reducir el presupuesto en un área para aumentarlo en otra? Por ejemplo, ¿preferirías optar por un lugar de reunión más barato para poder contratar a un animador conocido?En lo que respecta a los viajes, aunque se pueden reducir costes, debes asegurarte de que todo el mundo esté cómodo. Con una plataforma como TravelPerk, puedes buscar

descuentos para viajes corporativos

y ahorrar dinero sin renunciar a la calidad.

El presupuesto es una parte importante a la hora de planificar un evento offsite. Tendrás que calcular aproximadamente cuánto vas a gastar en cada parte del evento (viajes, alojamiento, local, comida y bebida, animadores o dinamizadores para las actividades de team building, marketing del evento, etc.).Para ayudarte a elaborar el presupuesto,

echa un vistazo y descárgate nuestra plantilla gratuita para presupuestos de eventos.

Piénsalo detenidamente. Para empezar, el objetivo es que participe y asista la mayor cantidad posible de personas. Evita épocas de especial ajetreo en la empresa o el sector (p. ej., final de trimestre), así como las vacaciones y otras fechas señaladas.Si prevés celebrar el evento al aire libre, también hay que tener en cuenta la climatología para evitar disgustos, especialmente si es un lugar cuyas temperaturas suelen ser extremas.Intenta escoger una ubicación que sea divertida, cómoda, accesible para todo el mundo y adecuada para las actividades planeadas. Echa un vistazo a nuestra lista de destinos recomendados para eventos offsite

en Europa

y

Estados Unidos

.

¿Hay otras maneras de motivar a las personas para que asistan al evento?Para que el evento sea atractivo, crea un plan de acción con un programa de actividades divertido y asegúrate de que la gente se vaya a casa con algo concreto, ya sea un valioso aprendizaje, un avance en su carrera o simplemente buenos recuerdos.Si no tienes claro a qué tipo de actividades offsite preferirán asistir los miembros del equipo, puedes enviarles una encuesta para averiguarlo.

No dejes que la planificación de un evento offsite pueda contigo. Si estableces un proceso organizado y analizas bien todas tus opciones, puedes crear un evento que cumpla los objetivos de la empresa dentro del presupuesto.Ahora que ya has sentado las bases de tu próximo evento offsite, lo tienes todo listo para empezar a preparar la agenda del evento. Para ello, consulta nuestra

plantilla de agenda para organizar eventos offsite para equipos

Si buscas un paquete de software intuitivo que te ayude a reservar y coordinar los viajes para el evento offsite que estás organizando, echa un vistazo a

TravelPerk Events

. Podrás intercambiar información importante sobre el evento a través de la plataforma y estar al corriente de cualquier actualización o modificación en tiempo real. Gestiona en un solo sitio la logística de los viajes y la comunicación del evento sin tener que cambiar de plataforma. Además, puedes reservar el transporte y el alojamiento, ya que tienes acceso a la mayor oferta de viajes del mundo.