Puede que el problema sea muy simple: si tu política está anticuada, no es de extrañar que nadie en tu empresa la cumpla.Estas son algunas de las razones principales por las que resulta conveniente revisar el documento de política o actualizar la configuración de la política de viaje automatizada en tu herramienta de reservas.A la hora de actualizar tu política, deberás mantener cierto equilibrio: será mejor no hacerlo con demasiada frecuencia porque hay que implicar a mucha gente, pero tendrás que adaptarla a medida que tu empresa crezca y cambie. Así que tenlo presente.

Debes averiguar cuándo y por qué la gente reserva fuera de la política, y llevar un registro. Si utilizas un software que incluya estas opciones, podrás realizar un seguimiento automático de los problemas de cumplimiento.Llevar un registro de las reservas fuera de la política te ayudará a entender si tal vez el problema está en tu política y no en los trabajadores. De esta manera, podrás comprobar qué porcentaje de viajes está fuera de la política y empezar a identificar las causas de las tendencias y los problemas de cumplimiento.Imagina que, por ejemplo, descubres que, si bien los viajes de la empresa solo cumplen la política al 70 %, la mayoría de los incumplimientos se dan por las reservas de última hora que hay que hacer para atender a los clientes. En ese caso, quizá prefieras crear una categoría aparte para esos viajes con una política específica, de manera que no sesguen los resultados. Las reservas que habitualmente incumplen la política son:Sin embargo, si descubres que algún equipo o empleado está haciendo reservas fuera de la política sin necesidad, ya sabes con quién deberás tener una conversación.

Si todavía no cuentas con una herramienta de reservas que permita a tus viajeros hacer sus reservas ellos mismos dentro de la política, a lo mejor deberías pensártelo dos veces. Si tu política ya está integrada en el proceso de reserva, tus empleados deberían poder elegir libremente su itinerario y la experiencia que desean, siempre dentro del presupuesto.Si no tienen esta opción, es mucho más probable que terminen reservando al margen de la herramienta o proceso aprobados.Por ejemplo, si utilizas una agencia de viajes que requiere que los empleados les llamen para reservar un viaje y seleccionar sus preferencias, no todos lo harán. La mayoría de la gente está acostumbrada a reservar sus propios viajes, por lo que les puede resultar tedioso tener que ir seleccionando preferencias a través de un agente, y es posible que decidan hacerlo por su cuenta. Si tu herramienta no permite realizar reservas directas, recurrirán a un sitio web comercial, lo que dificultará mucho el seguimiento a tu equipo de administración.

La reserva directa no es lo único que echan en falta los viajeros.Puede que también eviten tu herramienta en busca de mejores ofertas o experiencias de usuario. Si el software de viaje que utilizas es rudimentario, de difícil navegación o engorroso por cualquier motivo, no lo usarán para hacer sus reservas. Y los viajes que no se reservan a través de la herramienta aprobada no cumplen la política.En lugar de luchar contra corriente,

elige una herramienta de viaje que a tus empleados les guste usar.

Cuando todos tus empleados reservan a través de una sola herramienta, los procesos administrativos y financieros son mucho más fáciles de manejar. Además, puedes recopilar datos sobre gastos de viaje y cumplimiento para destapar problemas y descubrir tendencias, en lugar de andar especulando.Al elegir una herramienta de reserva de viajes corporativos, busca: