Los viajes de negocios vuelven a estar en auge.

Statista prevé

que aumentarán un 38 % en 2022 y que se habrán recuperado completamente al nivel anterior antes de 2024.

De acuerdo con las conclusiones de Skift

, esto se debe a que las reuniones presenciales presentan mayores índices de éxito. Además,

son la opción preferida

de ocho de cada diez ejecutivos.Si eres gerente financiero y te toca crear el presupuesto para viajes de negocios, querrás prepararlo de forma que tu equipo tenga éxito y que, a su vez, sea viable desde el punto de vista económico.Conseguir algo así supone todo un desafío y por eso queremos ayudarte. En este artículo veremos los cinco pasos que te ayudarán a crear un presupuesto viable para viajes de negocios.

Cuando organices el presupuesto para viajes de negocios, debes asegurarte de que los gastos se correspondan con los objetivos, las necesidades y los resultados de la empresa.Para que resulte más fácil, conviene seguir estos pasos:

El primer paso consiste en precisar cuánto dinero puedes gastar en viajes de negocios sin poner en peligro otros gastos esenciales, como el alquiler o las nóminas.Si en tu empresa se están empezando a retomar los viajes de negocios, un buen punto de partida para hacerte una idea realista de los costes de los mismos es echar un vistazo a los patrones de viajes anteriores. Por ejemplo:Con todo esto, puedes empezar a calcular

cuánto podría costar un viaje de negocios corriente

y decidir cuál sería el presupuesto más realista en función de tus necesidades de viajes actuales y de los objetivos de la empresa de cara al futuro. En última instancia, todos los gastos derivados de los viajes de negocios deben ser justificables en razón del rendimiento que la inversión puede generar para tu empresa.A la hora de asignar un presupuesto, también debes tener en cuenta las necesidades de cada equipo. Por ejemplo, los equipos de ventas suelen viajar con más frecuencia que los de departamentos en los que no se trata tanto directamente con el cliente.A partir de estos cálculos iniciales, tienes que decidir

qué gastos de los viajes de negocios pueden reclamar los empleados

, además de comparar tus ingresos y gastos actuales. De este modo, podrás hacerte una idea de la cantidad de dinero que debes reservar para los viajes de negocios.

¿En ciertas épocas del año hay más carga de trabajo en tu empresa que en otras? ¿Hay momentos puntuales del año en que los directores o los equipos de desarrollo de negocio asisten a más conferencias y eventos del sector? Estos elementos se deben tener en cuenta a la hora de confeccionar un presupuesto para viajes de negocios.Piensa también en otros factores externos que pueden influir en la cantidad de dinero que vas a destinar a los viajes de negocios. Un ejemplo sería el aumento de la inflación.

Hay muchas

formas eficaces de optimizar el presupuesto para viajes

y reducir costes. Estas son algunas de ellas:

Cuando hayas determinado qué presupuestos son realistas para tu empresa y cómo se pueden ahorrar costes, es importante que todo el mundo esté al tanto de ello.Para muchos empleados, los viajes de negocios son una ventaja, y nosotros opinamos lo mismo, claro; pero es fundamental controlar los costes, especialmente si se trata de una empresa pequeña.La mejor forma de conseguirlo es contar con una política de viajes de negocios clara a la que tengan acceso todos los trabajadores que deban viajar.Una política de viajes suele constar de guías sobre el proceso de reserva, las categorías de los gastos y sus correspondientes informes y, lo más importante, las compras reembolsables y no reembolsables. Así, los empleados estarán bien informados acerca de los pagos que se pueden considerar gastos de los viajes de negocios.Si no sabes por dónde empezar, descárgate nuestra

plantilla de política de viajes

para dar los primeros pasos.Por otro lado, es importante que los empleados puedan acceder fácilmente a la política de viajes para poder cumplirla. La mejor forma de

mejorar el cumplimiento de la política de viajes

es integrarla en tu herramienta de reserva de viajes de negocios. De esta forma, puedes configurar aprobaciones automáticas para las reservas que cumplan la política y hacer un seguimiento de las reservas que no lo hagan, lo que te permite controlar mejor el presupuesto para viajes de negocios.

Contar con un presupuesto es imprescindible para tu empresa, pero procura prepararte para los imprevistos. Tu presupuesto para viajes de negocios debe poder adaptarse a situaciones inesperadas, tales como emergencias o gastos imprevistos.Deja siempre un margen de error cuando calcules el coste de tus viajes de negocios.

Si eres gerente financiero y te toca crear el presupuesto de gastos para viajes de negocios, sabrás lo complicado que es hacer un seguimiento de los costes de los mismos y, a su vez, permitir que los empleados se beneficien de las mejores ofertas.En Estados Unidos, el gasto en viajes de negocios en 2021 alcanzó la friolera de

322 420 millones de dólares

. Es probable que esta cifra aumente en lo que queda del año 2022, por lo que los equipos financieros que controlan los presupuestos para viajes de negocios deben tener cuidado con el exceso de gasto.Conocer las fuentes principales del exceso de gasto de la empresa te ayudará a adelantarte a los acontecimientos a la hora de organizar el presupuesto para viajes de negocios.Aquí te presentamos varias posibles causas del exceso de gasto y cinco formas de mantener a raya el presupuesto para viajes de negocios de tu empresa.

Cuando los empleados reservan

sus viajes de negocios a través de diferentes plataformas y aplicaciones

, gestionar los presupuestos y llevar un seguimiento de los gastos puede resultar caótico.Los gerentes financieros con experiencia saben que iniciar sesión en distintas plataformas para descargar las facturas individuales para realizar los reembolsos necesarios acaba siendo una tarea tediosa, con un seguimiento complicado y perjudicial para la

gestión del gasto

.Con el fin de simplificar la recopilación de facturas e informes de gastos,

busca una empresa de gestión de viajes

con una plataforma todo en uno donde puedas reservar los vuelos, el alojamiento y los traslados en un mismo lugar. Lo ideal es que, además, sea una plataforma fácil de usar, con un buen servicio de asistencia al cliente y muchas opciones de viajes.TravelPerk te ofrece la mejor solución de gestión de viajes de negocios del mercado, incluso para pequeñas empresas. Nuestra plataforma cuenta con un amplio catálogo de vuelos y te ayuda a encontrar los mejores precios.

El exceso de gastos de viajes se produce cuando los equipos financieros no tienen una visión clara de las tendencias de gasto de la empresa. Si no se dispone de datos en tiempo real, las decisiones financieras se toman a posteriori, en lugar de hacerlo en el momento.Si tienes acceso a los datos en tiempo real, podrás detectar qué equipos realizan constantemente reservas que exceden el presupuestos (como tarifas de hotel astronómicas en Nueva York, por ejemplo). También podrás ajustar la asignación de gasto diario de las tarjetas de crédito para los viajes nacionales e internacionales.Los

informes flexibles en tiempo real

de TravelPerk te permiten afinar con precisión el presupuesto para viajes de negocios. Nuestros informes en tiempo real desglosan los datos por empleado, tipo de transporte, tipo de reserva y cancelación. También permiten a tu equipo programar los informes dentro de un plazo predeterminado y configurar alertas cuando toque tomar decisiones basadas en los datos.

Las empresas que quieran encontrar soluciones proactivas al exceso de gasto deben informar a sus empleados de los procesos de aprobación de los gastos de los viajes de negocios, así como del rembolso de los mismos. Es una práctica con la que los empleados aprenden la política de viajes de negocios y, a su vez, permite a la empresa revisar las directrices.Organiza una reunión con todos los equipos y departamentos implicados para abordar las cuestiones planteadas a continuación. Así, podréis identificar las lagunas de conocimiento de la política por parte de los empleados y ampliar el alcance del proceso de aprobación de la política actual:A continuación, establece un programa claro que indique la frecuencia con la que se van a comunicar las políticas de viajes de la empresa a los empleados. En esta etapa, decidir la información pertinente que se incluirá también te ayudará a no dejar fuera del mensaje ningún elemento necesario. Por ejemplo, la información sobre las deducciones fiscales, los gastos imprevistos y las políticas relacionadas con los impuestos.Además, establecer un calendario de revisión de la política en estas reuniones garantiza el análisis continuo de los resultados de la misma a lo largo del año. Por ejemplo, llevar a cabo revisiones en función de una fecha o un evento predeterminados, como un cambio significativo en el tamaño o la estructura de la empresa. También es importante informar sobre las políticas que afectan

a toda la empresa o solo a ciertos departamentos

.A su vez, es fundamental expresar con claridad las excepciones a las

políticas de viajes de negocios

. Por ejemplo, ¿hay algún caso en el que los empleados puedan superar el límite del presupuesto?Para que se cumpla mejor la política, opta por una herramienta de reservas con políticas integradas personalizables que proporcione una visión clara de los parámetros de las mismas. Con TravelPerk, puedes establecer dichos parámetros para

equipos que viajan con más frecuencia

o para empleados con asignaciones especiales. También puedes automatizar y configurar los límites que permiten a los empleados reservar viajes con arreglo a las políticas de la empresa, sin necesidad de aprobación previa. Por otro lado, si alguno de sus viajes incumple la política, TravelPerk lo indicará para que lo revise la persona encargada de su aprobación.Contar con políticas de viajes para los empleados es esencial para satisfacer sus necesidades y mejorar el cumplimiento de las mismas. La

plantilla de política de viajes

de TravelPerk es un buen comienzo. Es muy completa, totalmente personalizable y se ha diseñado para que puedas establecer tus políticas de viajes en tan solo unos minutos.

Las reservas de última hora aumentan los gastos de la empresa con respecto al coste de los viajes de negocios. Los datos en tiempo real permiten conocer los viajes que los empleados reservan a última hora, pero la apuesta más segura es planificar todo por adelantado para obtener tarifas más baratas.Una forma de planificar los gastos y respetar el presupuesto es reservar los viajes de negocios a conferencias o retiros al principio de cada año natural.Ofrecer a los empleados beneficios, recompensas o mejoras en relación con los viajes de negocios sirve para animarlos a hacer sus reservas con antelación con el fin de conseguir billetes de avión y habitaciones de hotel a buen precio.

Aunque un viaje se planifique con antelación, los viajeros de negocios necesitan una flexibilidad total por si tienen que cancelarlo.Según una reciente encuesta de GlobalData, el

52 % de los encuestados

se mostraron preocupados por las restricciones internacionales para viajar. Después de la pandemia, los viajeros de negocios necesitan contar con opciones flexibles debido a los posibles retrasos o cancelaciones derivados de las restricciones.