17 características clave de un sistema de gestión de viajes

Un sistema de gestión de viajes ayuda a los gestores a reservar, rastrear y analizar viajes corporativos. Normalmente, un sistema de gestión de viajes es una plataforma que ofrece inventarios, políticas e informes de viajes. Aunque también puede referirse

al proceso general de gestión de viajes corporativos.

A la hora de comparar diferentes sistemas de gestión de viajes, es crucial comprender cuáles son las características más relevantes. Estas son las que pueden ayudarte a gestionar tus viajes de manera más segura, eficiente y rentable.

¿Y si necesitamos reservar un viaje no recogido en dicha política? Buena pregunta.Tu sistema de gestión de viajes debería incluir flujos de aprobación dentro de la plataforma. Así, ante cualquier supuesto que no esté contemplado por la política, los usuarios podrían solicitar aprobación de sus reservas y guardar los detalles de su viaje. De esta manera, evitarían perder el tiempo en escoger el itinerario correcto y en enviar el correspondiente correo electrónico. Deberías poder determinar estos flujos de aprobación del modo que desees como, por ejemplo, asignando a diferentes personas de distintos departamentos la posibilidad de aprobar estos viajes, o bien personalizando el nivel de exigencia.¿Todos los viajes requieren aprobación? ¿O solo aquellos que no entran en la política o son reservados por ciertos viajeros? Tu sistema de gestión de viajes debería estar personalizado al máximo.

Tu política de viajes y los procesos de aprobación son vitales para mantener el cumplimiento en todo momento. Pero, cuidado, tu acceso al inventario también es muy importante. Si en el sistema de gestión de viajes que utilizas no hay opciones de alojamiento o aerolíneas de bajo coste, estás perdiendo grandes oportunidades de ahorro. Sería bastante acertado que tu plataforma las incluyera, ya que los millennials tienden a elegir siempre opciones de bajo presupuesto.

Pagar un recargo por cada llamada a soporte es una práctica antigua y cara. Tu sistema de gestión de viajes debería incluir asistencia sin coste adicional. De este modo, sabrás exactamente cuánto estás pagando y evitarás sorpresas a fin de mes. Pero sobre todo, los viajeros tendrán la asistencia que necesiten cuando la necesiten, sin preocuparse de que un colega de finanzas les llame la atención por realizar llamadas costosas a soporte.

Todos sabemos lo molesto que es estar reservando unas vacaciones y que la página nos redirija a otro sitio de golpe. Cuando nos llevan a la página de otro proveedor, perdemos la confianza que creíamos tener en ese sitio.Con los viajes de negocios, los redireccionamientos no solo son molestos, también nos impiden realizar un seguimiento de los mismos. A fin de mes, te encontrarás dándole la vuelta a internet tratando de

encontrar todas tus facturas

. Evita eso a toda costa.

La manera más fácil de realizar un seguimiento sobre los viajes de negocios es reservar todos en un único lugar. Sin embargo, algunos sistemas de gestión de viajes no funcionan como un proveedor único, por lo que acabas teniendo múltiples facturas de diferentes proveedores. Para ahorrarte tiempo y problemas, elige un sistema que consolide todos tus viajes mensuales en una única factura de un único proveedor. El equipo de finanzas estará encantado contigo.

Aunque tu compañía no permita que los viajeros reserven por su cuenta, sí que deberías poder ofrecer una experiencia de reserva sencilla e intuitiva a quienes estén a cargo de realizar dichas reservas.Si no te interesa permitir las autoreservas,

escoge un sistema de gestión de viajes que los viajeros adoren

: que sea fácil de usar, cubra sus necesidades y les provea de asistencia cuando la precisen.

Seguramente, lo mínimo que esperas de un sistema de gestión de viajes es que incluya vuelos, hoteles y coches de alquiler. Pero ¿qué hay de los trenes? Los trenes son ese medio de transporte que tus empleados escogen a menudo. En consecuencia, deberías elegir un sistema de gestión de viajes que los incluya.¿Por qué deberías considerar la posibilidad de incluir medios de transporte (e incluso opciones

de alojamiento como Airbnb

) que tus empleados usan con frecuencia?Para que todas las opciones posibles se unifiquen en una única plataforma, que incluya todos los viajes de negocios y sea fácil de gestionar.

Sí, ya. Lo sé. Estamos casi en 2020. ¿Y aún debemos verificar si existe una app móvil? Sí. Todavía tenemos que hacerlo. Lo cierto es que algunos sistemas de gestión de viajes siguen sin ofrecer una aplicación móvil propia o bien tienen algunas demasiado básicas y difíciles de usar. Antes de embarcar a toda tu empresa en un nuevo sistema de gestión de viajes, deberías descargar tú mismo su app y probar la experiencia de navegación.

¿Qué pasaría si tus viajeros llegasen al último paso para reservar un hotel que les gusta y justo en ese momento descubriesen que no entra en la política de viajes de la empresa? Menuda pérdida de tiempo, ¿no? No importa si es un hotel, un vuelo o un billete de tren. Tus viajeros deberían saber siempre de antemano si esa opción entra o no en la política de viajes.

Reservar viajes de negocios no puede llevar dos horas. Si guardas toda la información de los viajeros en tu sistema de gestión de viajes (nombres y apellidos, detalles de sus documentos de viaje, fechas de nacimiento, etc.) te llevará bastante menos tiempo realizar las reservas. La mayoría de las veces será sólo cuestión de minutos.

Cada compañía tiene una política diferente en lo que respecta a los programas de fidelización. Algunas no permiten que los viajeros acumulen los puntos en sus cuentas personales y hacen que todos los viajes de negocios acumulen puntos en la cuenta corporativa, para que sea la empresa la que obtenga las recompensas.De cualquier manera, deberías utilizar un sistema de gestión de viajes que guarde los números de estos programas de fidelización. Así, los viajeros no tendrán que introducirlos cada vez que reserven. Y si tu empresa solo permite que los puntos se acumulen en la cuenta corporativa, entonces un asistente de oficina o administrador debería encargarse de registrar estos números en los perfiles de todos los viajeros.Nuestra recomendación es que, existiendo tantas maneras de

ahorrar dinero en viajes

, ¡deberías permitirles acumular dichos puntos a aquellos que se pasan el día trasladándose de aquí para allá!

Si tu sistema de gestión de viajes no te gusta, no deberías estar obligado a usarlo.Descorchar un cava al terminar un largo ciclo de ventas ya no se lleva. Lo nuevo es probar un sistema, ver si te convence y dejarlo de usar o directamente no contratarlo si no cubre todas tus necesidades. Al examinar la nueva plataforma de gestión de viajes, asegúrate de no vincularte por siempre a ella.El sistema que utilices para reservar y gestionar los viajes puede tener un gran impacto en tu experiencia como gestor de viajes y en cada uno de los empleados que deba viajar por trabajo con frecuencia.