Está claro que la función de office manager está cambiando. Aunque ya había empezado a hacerlo antes de la pandemia del coronavirus, ahora, con la vuelta a la oficina física y virtual, está experimentando nuevos cambios.Los office managers ya no se encargan de comprobar que todo el mundo lave los platos después de comer, comprar el material de oficina o arreglar la impresora. Ahora son fundamentales para garantizar la felicidad, la seguridad y la fidelización de los trabajadores, entre otras cosas.En este artículo se describen las cualidades, habilidades y herramientas que todo buen office manager debe dominar para cumplir su función a la perfección, tanto este año como en el futuro.

Estos profesionales, a quienes a menudo también se les llama administradores de oficina, coordinadores de oficina o gestores de operaciones de oficina, suelen ser el primer contacto para cualquier persona interna o externa a la empresa. Sus responsabilidades son muy variadas: crear un ambiente laboral adecuado, ayudar a un nuevo empleado a incorporarse, ejercer como asistente de dirección, entre otras.Por eso, la carga de trabajo de los office managers aumenta con rapidez. Además de hacer que la oficina sea un espacio funcional y dinámico, también tienen que gestionar los movimientos del personal, los viajes, las expectativas... La lista es interminable. Se espera mucho de un office manager y, de hecho, cada empleado tiene una idea diferente sobre cuáles son las funciones de este puesto.Ser office manager es muy satisfactorio, y no solo por cumplir con las expectativas de las personas, sino por superarlas. Puedes convertirte en una pieza fundamental e incluso llegar a ser responsable del éxito de una empresa y de sus empleados.

Las responsabilidades de un office manager dentro de la empresa dependerán de muchos factores, como el sector, el tamaño y la propia cultura de la organización. Por eso mismo, en esta lista nos centraremos en las responsabilidades más comunes que asume un office manager en una oficina corporativa.Las actividades típicas relacionadas con la gestión de oficinas se pueden dividir en:

Suele ser la responsabilidad principal en un puesto relacionado con la gestión de oficinas tradicional. Alcanzar el equilibrio entre la forma y la función es fundamental, pues es necesario ofrecer una atmósfera positiva para conseguir el mayor rendimiento posible.Ejemplos de tareas que realizan:

A veces, aunque no esté bien visto del todo, el office manager debe ayudar a RR. HH. con el resto de empleados. En empresas pequeñas o en crecimiento, es posible que ni tan siquiera haya un equipo de RR. HH. como tal, por lo que todas estas responsabilidades recaen sobre el office manager.En estos casos, no se necesita un office manager con un perfil general, sino un profesional con amplios conocimientos en derecho laboral.En cualquier caso, las tareas relacionadas con RR. HH. que debe realizar el office manager son menos específicas, como escuchar las preocupaciones y los comentarios del personal, y tareas relacionadas con los salarios y las prestaciones.Ejemplos de tareas que realizan:

Muchas veces, los empleados de una empresa no son los únicos que trabajan las oficinas. Los contratistas externos y los empleados de las instalaciones alquiladas también están a menudo en la oficina, y es el office manager quien suele ocuparse de ellos.Ejemplos de tareas que realizan:

Por supuesto, un office manager es responsable de gestionar los eventos que se vayan a celebrar en la oficina. Aquí también se incluyen los eventos que se celebran fuera de la oficina, ya sean para fomentar el team building entre empleados o aquellos que incluyen clientes actuales y potenciales.Ejemplos de tareas que realizan:

Gestionar los viajes de los empleados es una parte fundamental de la gestión de oficinas en la actualidad. Se deben tener en cuenta una gran cantidad de variables, por lo que la carga de trabajo que supone la gestión de viajes puede ser inmensa y, en ocasiones, sumamente caótica.Cualquier complicación imprevista que surja en un viaje puede acarrear consecuencias muy negativas para la empresa si no se gestiona correctamente, ya que puede resultar imposible asistir a un importante evento del sector o perder un gran cliente potencial.Ejemplos de tareas que realizan:

La comunicación entre la alta dirección de una empresa y el resto de empleados es fundamental para el rendimiento de la compañía. Muchas veces, es el office manager quien se encarga de gestionar la comunicación interna de la empresa. Incluso aunque la empresa tenga un departamento de comunicación o especialistas dentro del equipo de marketing, a veces se le pide ayuda al office manager con este tipo de tareas.Ejemplos de tareas que realizan:

No se debe subestimar la importancia de crear un entorno laboral seguro. Los empleados deben realizar sus trabajos en unas condiciones laborales seguras. Además, la empresa también tiene que estar protegida de posibles amenazas externas.Las funciones de este profesional administrativo siguen evolucionando, y cada año es más exigente que el anterior. Si quieres comprobar si tus habilidades y conocimientos están en consonancia con lo que demanda el mercado, te recomendamos que leas descripciones de puestos de office manager. Así podrás conocer de primera mano las altas expectativas que tienen las empresas en cuanto a los office managers.Las empresas pueden comprobar el impacto directo que los office managers tienen en su entorno laboral y, por ello, es poco probable que desaparezcan a corto plazo. Se trata de un puesto tan exigente que puede ser el primer paso del camino hacia cargos más altos dentro de la empresa, como jefe de personal o director de operaciones.