Office Management – der Leitfaden

Das Office Management ist eine Tätigkeit, die sich auf die Verbesserung der Produktivität, der Effizienz und der Arbeitsbedingungen in einem Büro konzentriert. Zum Büromanagement gehören zum Beispiel folgende Aufgaben:Die zuständige Person, die sich um all diese Aufgaben kümmert, ist der oder die sogenannte „Office Manager:in“. Alternativ sind auch Berufsbezeichnungen wie Workplace Manager:in, Büroleiter:in oder Büromanager:in verbreitet. Ebenso vielfältig wie potenziellen Bezeichnungen für das Berufsbild sind auch die Aufgaben der Office Manager:innen. Denn je nach Branche, Größe und Abteilungsstruktur des Unternehmens variieren diese stark. Die Büroverwaltung läuft in jedem Unternehmen anders ab, daher müssen sich die Office Manager:innen je nach Firma auch verschiedenen Herausforderungen stellen – und dazu bedarf es einer Reihe grundlegender Fähigkeiten und Soft Skills.

Um den vielen verschiedenen Aufgaben gewachsen zu sein und sich den ständig wechselnden Anforderungen des Büromanagements anzupassen, sollte ein:e gut:e Office Manager:in verschiedene Fertigkeiten beherrschen.Allem voran ist eine ausgeprägte soziale Kompetenz wichtig für diesen Beruf, denn Büroleiter:innen vermitteln oft zwischen verschiedenen Parteien – sei es zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen, zwischen der Personalabteilung und den Angestellten oder zwischen dem Unternehmen und externen Dienstleister:innen im Gebäude, wie etwa dem Reinigungspersonal. Aber auch technische Fertigkeiten sind nicht zu vernachlässigen, da Office Manager:innen etwa für die Kommunikation und die Personalführung mit diversen Software-Programmen vertraut sein müssen – Excel und PowerPoint bilden hierbei nur den Anfang.Doch grundlegend sind vor allem folgende Soft Skills und Fertigkeiten wichtig, um den Beruf des Büroleiters bzw. der Büroleiterin erfolgreich auszuüben:In unserem Beitrag „

Office Manager:in werden – 10 Tipps für angehende Büroleiter:innen

“ geben wir Ihnen weitere Tipps an die Hand, mit welchen Fertigkeiten und Qualifikationen Sie als Office Manager:in glänzen und Ihre Karriere vorantreiben können.

Das Organisieren der Büroräume ist oft eine der wichtigsten Aufgaben des Office Managements. Dabei gilt es, ein Gleichgewicht zwischen Form und Funktion zu finden, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und gleichzeitig eine hohe Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.Beispielhafte Aufgaben:

Häufig werden Office Manager:innen gebeten, die Personalabteilung bei der Mitarbeiterverwaltung zu unterstützen. Bei kleinen, aufstrebenden Unternehmen gibt es vielleicht auch gar kein HR-Team, sodass die gesamte Verantwortung auf den oder die Büroleiter:in übergeht. In solchen Fällen sollte der oder die Office Manager:in nicht nur über Organisationstalent verfügen, sondern auch über umfassende Kenntnisse im Arbeitsrecht.In der Regel umfasst die Hilfestellung des Office Managements für die HR-Abteilung aber einfachere Aufgaben, wie etwa die Entgegennahme von Mitarbeiter:innen-Feedback, oder aber Aufgaben im Zusammenhang mit Löhnen und Sozialleistungen.Beispielhafte Aufgaben:

Die Mitarbeiter:innen des Unternehmens sind oft nicht die einzigen Personen, die in den Büroräumen arbeiten oder dort unterwegs sind. Stattdessen sind zum Beispiel auch externe Dienstleister:innen und Mitarbeiter:innen des angemieteten Gebäudes im Büro unterwegs. Der Umgang mit sämtlichen Personen, die im Büro verkehren, fällt im Allgemeinen ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Office Managements.Beispielhafte Aufgaben:

Die Organisation von Veranstaltungen in den Büroräumen fällt eindeutig in den Aufgabenbereich der Office Manager:innen. Und dies gilt oft auch für Events außerhalb des Büros, seien es Teambuilding-Aktivitäten,

Betriebsausflüge

oder Veranstaltungen mit Kund:innen und Interessent:innen.Beispielhafte Aufgaben:

Die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung eines Unternehmens und den Angestellten ist für die produktive Arbeit äußerst wichtig. Die Verwaltung dieser Kommunikation wird häufig dem oder der Büroleiter:in übertragen. Selbst wenn ein Unternehmen eine Kommunikationsabteilung oder Kommunikationsspezialist:innen im Marketingteam hat, kann das Office Management gebeten werden, bei dieser Art von Arbeit auszuhelfen.Beispielhafte Aufgaben:

Es obliegt dem Office Management, dafür zu sorgen, dass sich die Angestellten im Unternehmen wohlfühlen. Um dies zu erreichen, ist es vor allem wichtig, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Das bedeutet, dass die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter:innen sicher sein müssen und dass das Unternehmen vor potenziellen externen Bedrohungen geschützt sein sollte.Beispielhafte Aufgaben:

Besitzt ein Unternehmen kein spezialisiertes Personal für das Travel Management, fällt die Verwaltung von Geschäftsreisen für gewöhnlich ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Büromanagements. Bei der Organisation von Geschäftsreisen gilt es allerdings einige Faktoren zu berücksichtigen und der Arbeitsaufwand für das Reisemanagement kann immens und bisweilen sehr zeitintensiv sein.Unvorhergesehene Komplikationen im Zusammenhang mit Reisen können zudem weitreichende Folgen für das Unternehmen haben. Wenn Probleme bei der Reiseplanung nicht professionell gehandhabt werden, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass zum Beispiel ein wichtiges Branchenereignis verpasst wird oder bedeutende Beziehungen verloren gehen. Zum Glück gibt es heutzutage zahlreiche

Reisebuchungssysteme

und -portale, die sich auf die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert haben und Unternehmen Hilfestellung in dieser Angelegenheit bieten.Beispielhafte Aufgaben:

Büroleiter:innen gehören in vielen Unternehmen mittlerweile fest zur Belegschaft. Doch je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist, fallen diesem besonderen Posten die unterschiedlichsten Aufgaben zu. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden die vier gängigsten Arten von Office Manager:innen vorstellen:

In Unternehmen besteht die Hauptaufgabe der Büroleiter:innen darin, die Leistung der im Büro tätigen Belegschaft zu verbessern. Die Umgebung, in der die Mitarbeiter:innen agieren, sollte sowohl deren Tätigkeiten als auch der Kultur des Unternehmens selbst angemessen sein – und es liegt in der Zuständigkeit der Office Manager:innen, genau das zu gewährleisten. Neben der Organisation und Verwaltung der Büroräume und der Arbeitsabläufe werden Büroleiter:innen in Unternehmen auch oft in die Arbeit anderer Abteilungen wie etwa Personalwesen (HR), Finanzen und sogar Marketing eingebunden.Bei großen Unternehmen ist es zudem häufig der Fall, dass mehrere Firmenniederlassungen existieren. In der Regel verfügt jede der Niederlassungen dann über eine:n eigene:n Office Manager:in. Diese wiederum sind meist dem oder der hauptverantwortlichen Büroleiter:in im Hauptsitz der Firma unterstellt.

In Anwaltskanzleien sind Büroleiter:innen vorwiegend dafür zuständig, das Arbeitsumfeld sowohl für die Angestellten als auch für die potenziellen Kund:innen zu verwalten. Die Zuständigkeiten sind dabei von Büro zu Büro unterschiedlich, doch häufig sind Office Manager:innen damit betraut,Die wohl wichtigste Aufgabe von Kanzleimanager:innen sind aber die Büroräume selbst. Da diese häufig der Ort sind, an dem sich aktuelle und potenzielle Mandant:innen mit ihrem Rechtsbeistand treffen, muss der Arbeitsbereich ein Höchstmaß an Professionalität vermitteln.Die Arbeit als Office Manager:in in einer Kanzlei erfordert darüber hinaus auch ein Verständnis für juristische Belange und ein grundlegendes Fachwissen insbesondere in dem Bereich, auf den sich das Unternehmen spezialisiert hat.

In der Gesundheitsbranche werden Office Manager:innen häufig in Krankenhäusern, Arztpraxen und Zahnarztpraxen eingesetzt. In diesem Fall wird von den Büroleiter:innen im Allgemeinen ein gewisses Maß an einschlägigem Branchenwissen verlangt. Dazu kann Wissen in den Bereichen Gesundheitswesen oder Anatomie, Laborverfahren und sogar Recht im Gesundheitswesen erforderlich sein.Ein:e Büromanager:in ist auch im Gesundheitswesen primär für den Arbeitsbereich zuständig, wobei der Schwerpunkt hier auf der Schaffung einer für die Patient:innen geeigneten Umgebung liegt. Vor allem ist eine strenge Sauberkeit in der gesamten Einrichtung unerlässlich.Der Komfort und das Wohlbefinden der Patient:innen sind ebenfalls von großer Bedeutung, daher sollten Wartezimmer und Operationssäle eine beruhigende und sichere Ästhetik aufweisen. Und auch das Personal muss vom Office Management dazu angehalten werden, im Umgang mit den Patient:innen eine ähnliche Präsenz zu zeigen.Zu den zusätzlichen Aufgaben von Office Manager:innen im Gesundheitswesen können auch folgende zählen:

Das Office Management hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Büroleiter:innen haben sich von Sekretär:innen, die nur mit der Anfertigung von Fotokopien und der Weiterleitung von Nachrichten betraut waren, hin zu Mitarbeiter:innen mit strategischer Bedeutung für das Unternehmen entwickelt.Viele Büromanager:innen treffen sich regelmäßig mit leitenden Angestellten und werden oft mit wichtigen Entscheidungen wie Standortwahl, Produktivitätsverbesserungen und mehr betraut.

Von modernen Office Manager:innen wird erwartet, dass sie durch ihre Tätigkeiten einen direkteren Einfluss auf die Umsatzgenerierung des Unternehmens haben. Büroleiter:innen müssen dazu nicht nur ihre eigenen Projekte planen und durchführen, sondern auch die Funktionalität der Räumlichkeiten und der anderen Abteilungen analysieren und bewerten – alles mit dem Ziel, einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.Immer häufiger werden Office Manager:innen auch in die Arbeit anderer Teams eingebunden, etwa bei der Ausarbeitung großer Marketing- und Branding-Kampagnen, bei der Planung von Firmenveranstaltungen oder bei Projekten des HR-Teams zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität. So ist es nicht unüblich, dass Office Manager:innen damit beauftragt werden, geeignete Wellness-Programme für die Angestellten zu finden und einzurichten.Mit dieser zusätzlichen Verantwortung und der Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung sind aber auch höhere Erwartungen verbunden. Erfahrene Büroleiter:innen sollten daherOffice Manager:innen sind oft mit zahlreichen verschiedenen Aufgaben betraut und müssen daher nicht nur ihre Softskills wie Organisationstalent und Kommunikationsstärke stetig verbessern, sondern auch ihre Fertigkeiten und Kenntnisse in anderen Bereichen ausbauen.Das Aufgabenfeld des Office Managements kann sich in einer Firma von Woche zu Woche verändern. So kann es passieren, dass Büroleiter:innen andere Abteilungen spontan bei Projekten unterstützen müssen, etwa wenn große Ereignisse bevorstehen oder aber eine plötzliche Veränderung in der Branche stattfindet. Neue Aufgaben und unbekannte Arbeitssituationen gehören somit zum Alltag von modernen Office Manager:innen. Das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Was macht man als Office Manager:in/Büroleiter:in?Als Office Manager:in ist man für die Büroorganisation und die Verwaltung administrativer Aufgaben in Unternehmen zuständig. Dazu gehören unter anderem die Terminplanung, die vorbereitende Buchhaltung oder die Organisation des Büromaterials. Auch die Unterstützung von Mitarbeiter:innen und das Konfliktmanagement zählen zu den Tätigkeiten der Büroleitung.Wie viel verdient man als Office Manager:in/Büroleiter:in?Als Office Manager:in in Deutschland verdient man durchschnittlich

31.600 bis 46.900 € brutto pro Jahr.

Wie hoch das Gehalt tatsächlich ausfällt, kann je nach Branche und Größe des Unternehmens sowie Umfang des Tätigkeitsbereichs variieren.Wer darf sich Office Manager:in nennen?Die Berufsbezeichnung Office Manager:in ist nicht geschützt – denn es gibt keine offizielle Ausbildung zur Büroleitung. Daher darf sich grundlegend jede:r als Office Manager:in bezeichnen, der oder die über entsprechende Kompetenzen verfügt oder ein Berufsbild mit entsprechenden Aufgaben bekleidet.Wie kann man Office Manager:in/Büroleiter:in werden?Für den Beruf Office Manager:in gibt es keine offizielle Ausbildung und auch kein Studium. Es gibt aber Weiterbildungen, im Rahmen derer man die nötigen Zusatzqualifikationen erwerben und sich so zum/zur Office Manager:in weiterbilden lassen kann. Beispielsweise können hier Weiterbildungen zum Fachwirt für Büroorganisation sinnvoll sein.  Doch man kann auch ohne Weiterbildung Büroleiter:in werden, nämlich dann, wenn man ohnehin über die nötigen Kompetenzen und das Fachwissen in den entsprechenden Bereichen verfügt – etwa durch eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem verwandten Bereich und/oder durch entsprechende Berufserfahrung.