Guide sur la gestion des voyages et des dépenses en 2024

La gestion des voyages et des dépenses (T&E) est le processus qui consiste à collecter toutes les dépenses liées aux voyages afin de les amortir (et de ne pas payer d'impôts sur ce montant). Dans la plupart des pays, les voyages d'affaires, y compris les vols, les hôtels et les transports terrestres, sont entièrement récupérables.L'imputation intégrale ou non des achats de produits alimentaires dépend du pays. Aux États-Unis, les aliments et les boissons sont déductibles à 50 %, que la dépense soit effectuée lors d'un événement, d'un voyage d'affaires ou d'un dîner avec un client dans votre ville. Au Royaume-Uni, les aliments et les boissons sont entièrement déductibles.Bien que les règles puissent différer d'un pays à l'autre, un principe s'applique : le suivi de toutes les dépenses déductibles est essentiel pour réduire la charge fiscale d'une entreprise. Les T&E sont conçus pour suivre avec précision ces dépenses afin de permettre des déductions fiscales et une analyse financière. Avec les bonnes donnée, des décisions budgétaires plus intelligentes peuvent être prises.

Si vos processus de gestion des voyages et des frais sont inefficaces, votre entreprise connaîtra beaucoup de frustrations.Vous êtes concerné par certains ou par l'ensemble de ces problèmes ? C'est un gros indice qu'il est temps de changer la façon dont vous gérez vos dépenses.Si vous ne réagissez pas à ces problèmes, vos voyageurs auront l'impression que vous ne leur faites pas confiance et vos équipes administratives et financières seront trop accaparées par le travail manuel pour s'attaquer aux questions plus stratégiques.

Les coûts de traitement élevés et l'inefficacité des processus ne sont que quelques-uns des défis auxquels sont confrontées les petites entreprises qui ne disposent pas d'une

solution de gestion des frais de voyage

pour les aider à simplifier et à améliorer la précision de leurs processus de dépenses.Voici quelques-uns des principaux défis auxquels les petites entreprises sont confrontées dans le processus de gestion des frais de voyage.

Le traitement des notes de frais est un processus coûteux, surtout lorsque ces processus doivent être répétés en raison de soumissions de formulaires de dépenses inexactes et/ou tardives. Les systèmes manuels obsolètes sont constitués de processus de soumission lents et laborieux, et laissent place à de multiples possibilités d'erreurs humaines. De plus, un moyen infaillible de réduire la productivité des employés est de leur faire remplir de multiples formulaires financiers compliqués qu'ils ne comprennent pas entièrement.

La perte des reçus papier est un immense problème pour les personnes chargées des processus de gestion des dépenses dans les petites entreprises. Lorsque les employés perdent leurs reçus, votre entreprise ne peut pas leur rembourser leurs frais de déplacements professionnels, puisqu'il n'y a aucune preuve que la dépense a eu lieu. De plus, si vous décidez d'aller de l'avant et de rembourser les employés sans reçus, vous risquez des problèmes de conformité avec le fisc, puisque les reçus sont importants pour les déductions fiscales et les audits.

Lorsque vous vous appuyez sur des processus manuels, des réservations de voyage non autorisées peuvent facilement passer entre les mailles du filet. Même si vous avez mis en place des processus de validation préalable, vous pouvez avoir du mal à identifier les réservations qui respectent pleinement les directives de votre politique de frais de voyage. Les solutions de gestion des frais de voyage, en revanche, vous aident à définir des paramètres spécifiques pour chaque réservation de voyage d'affaires et peuvent vous alerter lorsque des réservations hors politique sont effectuées.

Chaque entreprise veut réduire ses frais de voyage. Cependant, les petites entreprises pourraient trouver plus difficile d'établir

des partenariats d'entreprise avec les hôtels et les compagnies aériennes pour obtenir les meilleures offres

. Toutefois, de nombreuses plateformes de gestion des voyages proposent des

inventaires d'hébergement

et des

inventaires de vols d'affaires

très complets à partir desquels vous pouvez rechercher, réserver et gérer les réservations depuis la plateforme afin de vous aider à économiser sur les frais de voyage.

Les processus manuels de gestion des frais de voyage vous empêchent de glaner des informations et des données sur vos coûts et dépenses de voyage. Non seulement ces données gérées manuellement peuvent être consignées avec des erreurs, mais vous ne pouvez pas non plus disposer d'une véritable visibilité sur le montant de vos dépenses, ni sur vos principales catégories de dépenses.Sans un contrôle clair, vous ne pouvez pas prendre de décisions commerciales éclairées ni prévoir et planifier les frais de voyage futurs. De plus, les cas de fraude sur les dépenses peuvent facilement passer inaperçus.

Nombre des problèmes de gestion des frais de voyage des petites entreprises peuvent être attribués à l'absence de politique complète en matière de frais de voyage. Sans une politique qui expose clairement vos directives sur les frais de voyage d'affaires, y compris les dispositions relatives à l'hébergement, aux repas, aux divertissements et aux processus de remboursement, l'ensemble du processus devient complexe, coûteux et inefficace.Toute entreprise qui effectue des voyages d'affaires a besoin d'une excellente politique de gestion des frais de déplacement afin de mettre fin à toute confusion sur ce qui est couvert ou non, et sur la manière et le moment où les employés seront remboursés.

Lorsque vous disposez d'un logiciel puissant et facile à utiliser pour vous aider à gérer vos frais de voyage d'affaires, vous pouvez transformer tous ces points négatifs en points positifs.

Pour gérer vos frais de voyage avec précision, vous avez besoin du bon logiciel. Une solution d'ERP qui n'est pas conçue pour les voyages ne fera pas l'affaire. En fait, vous avez besoin de deux programmes différents entièrement intégrés, une plateforme de gestion des voyages et un logiciel de gestion des dépenses.

Vous avez besoin d'une plateforme de gestion des voyages pour vous aider à contrôler les voyages d'affaires, sans pour autant microgérer qui que ce soit. Une plateforme moderne de gestion des voyages vous permet de créer des politiques de voyage personnalisables qui sont opérationnelles au moment de la réservation. Il ne s'agit pas seulement d'un

document figé de politique sur les voyages et les dépenses

.Une plateforme de voyages d'affaires réduit également le travail manuel associé aux voyages d'affaires, car les voyageurs peuvent réserver eux-mêmes et choisir les options qu'ils souhaitent dans le cadre de la politique, ce qui évite les processus de validation compliqués. De plus, il n'est pas nécessaire de prévoir des remboursements, car une plateforme de voyages d'affaires doit regrouper les dépenses en une seule facture mensuelle à régler par l'équipe financière.Ce qu'il faut rechercher :

De plus, une plateforme de gestion des dépenses ne vous aide pas vraiment à acheter des voyages. Au lieu de cela, elle regroupe toutes les transactions des cartes de crédit de l'entreprise en un seul endroit. Elle stocke également en toute sécurité vos reçus et factures pour la préparation des déclarations fiscales. De plus, les systèmes de gestion des dépenses fournissent également des analyses complexes et simplifient le processus de production de rapports.Veillez à choisir une version SaaS moderne qui fonctionne dans le cloud sur n'importe quel appareil. De cette façon, les employés peuvent utiliser leur téléphone portable pour numériser et télécharger des reçus.Certains achats nécessitent un remboursement. Par exemple, si un voyageur paie une compagnie de taxi locale. Votre plateforme de gestion des frais doit permettre d'accélérer les processus de remboursement et de réduire le travail manuel.Ce qu'il faut rechercher :

Vous voulez gérer les T&E en réduisant le travail manuel ? Voici les éléments les plus importants à mettre en œuvre.

Les dépenses des employés peuvent être réparties entre des milliers de fournisseurs. Pour regrouper tout cela autant que possible, permettez aux voyageurs d'affaires de réserver eux-mêmes dans votre plateforme de gestion des voyages. Ils devraient pouvoir réserver des hôtels, des vols, des trains et des locations de voitures en un seul et même endroit. Non seulement cela permettra de regrouper vos fournisseurs et de simplifier vos rapports de dépenses, mais cela augmentera également la satisfaction des voyageurs.

Plus vos politiques de voyage s'alignent sur celles de votre entreprise, mieux elles fonctionneront. Créez plusieurs politiques pour différents projets ou départements. Par exemple, le recrutement et les ventes peuvent avoir une dépense moyenne plus élevée que la politique générale de l'entreprise. Vous pouvez également créer des politiques pour certaines personnes ou certains petits groupes, comme les cadres de direction.

L'approbation des dépenses liées aux voyages draine énormément de temps. Assurez-vous que tous vos voyageurs d'affaires réservent leur hébergement et leur transport sur votre plateforme de gestion des voyages. Configurez-la de manière à ce que seuls les voyages qui ne sont pas conformes à la politique nécessitent une approbation. Ajoutez le bon validateur pour chaque équipe ou service afin que la plateforme de gestion des voyages envoie la demande d'approbation à la personne appropriée.

Mettez votre entreprise sur la voie d'une gestion plus rapide des T&E en réduisant la paperasse. Par exemple, au lieu d'un formulaire de frais ou d'une demande de remboursement, les voyageurs d'affaires peuvent utiliser votre système de gestion des voyages et des frais pour saisir les dépenses, scanner les reçus et demander rapidement le remboursement des achats qu'ils ont effectués à l'avance avec leur carte de crédit personnelle.

La façon la plus courante de gérer les T&E est de récupérer les données de votre système de gestion des voyages dans votre logiciel de gestion des dépenses. De cette façon, vous disposez des frais de voyage et des frais non liés au voyage au sein d'une seule plateforme de dépenses pour regrouper l'analyse de vos dépenses par département, équipe ou projet.

Nous en avons parlé plus haut, mais cela vaut la peine de le rappeler (au cas où vous liriez en diagonale). Les remboursements sont une plaie pour tous, voyageurs et administrateurs. Pour les réduire, assurez-vous que les voyageurs réservent leurs voyages à l'aide de votre système de gestion des voyages, qui soit regrouper les dépenses mensuelles sur une seule facture. Pour les achats de nourriture et de boissons, vous pouvez proposer des cartes d'entreprise à vos grands voyageurs afin qu'ils n'aient pas à demander de remboursement, et que votre équipe financière n'ait pas à traiter ces demandes.Le succès de votre gestion des T&E dépend de la technologie que vous utilisez et de la façon dont cette technologie répond aux besoins de votre entreprise. Veillez à prendre en compte toutes les personnes concernées : vos voyageurs, vos chefs de bureau, vos gestionnaires de voyages et vos responsables financiers.

Dans quelle mesure pensez-vous qu'il est important d'avoir une visibilité sur les frais de voyage d'une entreprise et pourquoi ?"Grâce à une visibilité claire sur les frais de voyage, une entreprise est en mesure de suivre avec précision les dépenses de voyage, et donc d'établir des budgets et des prévisions plus précis. En outre, la visibilité permet d'analyser les dépenses par catégorie de voyage, par département, et contribue ainsi à simplifier le processus de reporting. Enfin, le fait d'avoir un aperçu des dépenses de voyage aide l'entreprise à créer des politiques de dépenses efficaces."À votre avis, quels sont les plus grands défis dans la gestion des T&E ?"À mon avis, l'un des plus grands défis est que trop d'entreprises gèrent encore les T&E à l'aide de fichiers Excel et perdent donc beaucoup de temps à effectuer des opérations manuelles et à rapprocher les reçus. Ce manque de visibilité fait qu'il est difficile pour les équipes financières d'identifier quels employés effectuent quelles dépenses. Les politiques de T&E peu explicites sont un autre défi que je constate. Cela peut entraîner des achats inattendus et non autorisés et, en outre, des conséquences en matière de contrôle des coûts et de supervision des budgets de voyage."Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui a du mal à gérer les frais de voyage de son entreprise ?"Mon conseil est de trouver une solution technique et donc d'automatiser le processus autant que possible. Il serait judicieux de saisir toutes les réservations et dépenses de voyage dans un seul système et de permettre à tous les employés de gérer eux-mêmes les réservations et dépenses de voyage conformément à la politique de voyage de l'entreprise."