Le guide 2024 de la gestion des voyages d'affaires

Dans une entreprise, la gestion des voyages correspond au processus de contrôle, de suivi et de rapport concernant les dépenses liées aux voyages d’affaires. Les voyages d'affaires peuvent être gérés par des agences de voyages d'entreprise externes, par un gestionnaire de voyages en interne ou par un professionnel de l'administration, comme ceux chargés de la gestion des bureaux.Quel que soit le poste de la personne chargée des voyages, la plupart des entreprises utilisent également une plateforme de voyages d'affaires. Celles-ci permettent, entre autres, d’assurer un suivi de dépenses liées aux déplacements.

Le responsable des voyages d'affaires est généralement un employé en interne qui gère les voyages pour l'ensemble de la société. À ne pas confondre avec un agent de voyages d'affaires, personne externe à l’entreprise et qui ne fait donc pas partie du personnel.Selon la taille de la société, il est possible qu’il y ait toute une équipe de gestionnaires de voyages d'affaires. Voici leurs principales fonctions :

Un agent de voyages est chargé d’acheter ou d’externaliser l'achat de voyages d'affaires. Cela signifie établir des partenariats avec des prestataires, négocier les tarifs et/ou choisir une société de gestion de voyages d'affaires et superviser ou revoir leur travail.L'agent de voyages prend généralement des décisions qui ont un impact sur l’ensemble de l'entreprise et pas seulement sur certains services.

Toutes les sociétés de gestion de voyages d'affaires ne sont pas des agences de voyages. Certains éditeurs de logiciels entrent aussi dans la catégorie des gestionnaires de voyages et proposent aux entreprises des plateformes de réservation ainsi qu’une assistance 24h/24-7j/7.Une société de gestion de voyages est chargée soit de prendre en charge tout ce qui concerne la gestion des voyages, soit de donner à vos employés les outils nécessaires à une gestion rapide des déplacements. Cela comprend notamment :

Si votre entreprise suit un processus inadapté à vos habitudes de voyager (solution trop rigide, voire inexistante), ni les administrateurs ni les salariés en déplacement n’y trouveront leur compte :

Moderniser votre processus et vos systèmes de gestion des voyages est un véritable travail d'équipe. Selon la taille de votre entreprise, vous aurez certainement besoin d’une forte collaboration entre :Certains employés seront fortement impliqués dans le processus (comme les services financiers et les directeurs). D'autres devront fournir des retours et valider les demandes (cadres fréquemment en déplacement).

Confiance : faites confiance aux employés que vous envoyez en déplacement pour qu'ils réservent eux-mêmes en utilisant le processus et la politique approuvés.
Transparence : laissez les voyageurs voir ce qu'ils

sont autorisés à dépenser

et choisir en conséquence. Laissez également les équipes financières et administratives voir les réservations et leurs motifs.
Simplicité : créez un processus fonctionnel qui répond aux besoins de chacun.
Impact : mesurez l'impact des voyages d'affaires sur l'entreprise et réduisez les voyages inutiles qui épuisent les voyageurs et les entreprises avec des dépenses inutiles.En suivant ces trois fondements, vous pourrez dire adieu aux

processus de réservation manuels et compliqués

, à la myriade d’e-mails et aux rapports en retard. Et surtout dire adieu à vos tracas.

Voici quelques conseils pour gérer vos voyages d’affaires, quelle que soit la taille de votre entreprise :

Il n'est pas surprenant qu'avec le développement des sites de réservation en ligne, des entreprises du monde entier aient commencé à réserver des voyages sur des sites grand public.Mais devinez ce qu’il se passe lorsqu'une entreprise utilise des outils grand public pour réserver ses voyages ? Le directeur financier n’a plus de visibilité et se voit dans l’obligation d’endosser le rôle du mauvais flic. Les départements financiers sont contraints de micro-gérer les dépenses de voyage de chaque service. Une technique très souvent trop conservatrice et exerçant un contrôle exhaustif.La technologie est un élément essentiel de la transformation. La première étape de la gestion moderne des voyages consiste à sélectionner un outil basé sur la confiance, la transparence et (à ne pas oublier) la simplicité.Voici les principales fonctionnalités dont devra disposer votre nouvelle plateforme de gestion de voyages :

Il n’est pas facile de fournir une assistance voyage 24h/24-7j/7, sauf si vous êtes un vampire qui ne dort jamais. Si vous n'êtes pas le comte Dracula (et que vous aimez profiter de votre temps libre), vous pouvez être confronté à des annulations, à des modifications ou à n’importe quel autre imprévu. Ces demandes, en plus de vous occuper toute la journée, pourraient très bien survenir en dehors de vos heures de travail sous peine de ne pas finir d’importants projets à temps.Et si vous n'êtes pas disponible pour aider les voyageurs bloqués dans l'attente de solutions, votre entreprise finira par en payer le prix fort et à y consacrer beaucoup de temps. La solution logique est de faire appel à un partenaire capable de vous fournir une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 afin que vous n'ayez pas à le faire, en tant que responsable de bureau ou responsable de voyage.

De nombreux gestionnaires de bureau et responsables de voyages sont encore en charge des voyages (et surtout des problèmes de dernière minute qui y sont associés ), et ce n’est pas un mal. L’objectif est d'avoir un partenaire disponible lorsque vous ne l'êtes pas, afin que vous puissiez déterminer ce qui est important pour vous et savoir à qui vous pouvez demander de l'aide.Mais en plus d’une assistance garantie pour les problèmes classiques comme des modifications ou des annulations de vol, ce qu’il vous faut, c’est un partenaire pour vous aider à organiser des voyages de groupe. Les grands déplacements de 8 personnes ou plus peuvent vraiment peser sur l'équipe de direction. Lorsque vous choisirez votre outil, gardez à l’esprit qu’il doit fournir des solutions pour réserver les voyages de groupe. Votre outil doit notamment proposer un service de négociation de prix

L'automatisation de votre politique de voyage offre trois avantages majeurs. Votre politique de voyage est respectée et maintenue à tout moment. L'équipe administrative gagne du temps, car elle n’est plus chargée de réserver tous les voyages. Les salariés voyageurs sont libres de réserver par eux-mêmes.Certains services, bureaux ou salariés ont des besoins particuliers en matière de voyage ? Dans ce cas, votre politique de voyage sera plus complexe, car elle ne sera pas adaptée à toute l’entreprise.Pour la plupart des entreprises, voici les facteurs de base imposés par leur politique de voyage :Et ce n’est que la surface de l’iceberg ! Vous pouvez être encore plus précis, en déterminant par exemple le prix maximum d’un hôtel selon la ville.

Lorsque vous mettez en place des politiques de voyage automatisées, vous pouvez choisir le degré de rigueur et de souplesse que vous souhaitez. Voici, par exemple, trois styles différents et en dehors des paramètres habituels pour définir les politiques automatisées et les validations de voyages :Pour qu’aucun salarié ne soit tenté de passer outre la politique établie, la solution est de mettre en place un processus de validation simplifié. Le voyageur doit être en mesure de demander une validation directement sur l’application, qui en informera l'administrateur. Plus besoin d’envoyer d’e-mail !Ensuite, vous devrez désigner la personne chargée de valider les voyages : le responsable du bureau, le responsable des voyages d’affaires, le directeur financier ou les chefs de plusieurs services ?Pour un administrateur qui doit valider régulièrement des voyages, l'une des choses les plus utiles est une plateforme qui vous montre tous les voyages en attente de votre validation directement dans le tableau de bord. De cette façon, toutes les informations sont centralisées pour chaque voyage en cours. Plus besoin de chercher l’information qu’il vous faut dans votre messagerie.

Une gestion efficace des voyages n’est pas seulement du ressort de votre équipe administrative. L'équipe des finances et des opérations doit, elle aussi, s’impliquer dans le processus. Pourquoi ? Car les rapports de voyages qu’ils écrivent doivent être précis et pertinents !En utilisant des centres de coûts, des libellés et en vous assurant que tous les déplacements sont disponibles dans l'outil de rapport, vous pouvez générer des rapports intelligents qui aideront l'équipe financière à identifier les tendances, les fuites et les opportunités d'optimisation budgétaire.

L’élément essentiel à retenir de la gestion moderne des voyages est qu'elle est au service de toute l'entreprise. Nous avons évoqué l’idée de fournir aux salariés voyageurs une assistance hors du commun. Ou de gagner du temps en tant qu'administrateur. Mais qu’en est-il de l’équipe financière ?Nous avons établi une petite liste des besoins représentatifs de l’équipe chargée des finances :