Reisemanagement für Geschäftsreisen – Ihr Leitfaden 2024

Reisemanagement umfasst alle Reiseprozesse, die mit Geschäftsreisen zusammenhängen. Das Ziel des Reisemanagements liegt darin, die Reisekosten und den Planungsaufwand zu reduzieren, damit sich Mitarbeiter:innen auf das Wesentliche konzentrieren können. Zum Reisemanagement zählen alle Aufgaben, die vor, während und nach einer Dienstreise anfallen – das heißt:Geschäftsreisen können von externen Geschäftsreisebüros, von internen Reisemanager:innen oder von einer Verwaltungsfachkraft durchgeführt werden, z. B. von Mitarbeiter:innen des Büromanagements.Unabhängig davon, wer für das Reisemanagement verantwortlich ist, verlassen sich die meisten Unternehmen auf Geschäftsreiseplattformen, um Reiseprozesse von der Buchung bis zur Abrechnung im Blick zu behalten.

Reisemanagement umfasst eine Reihe an Prozessen, die Mitarbeiter:innen nur schwer nebenbei erledigen können. Aus diesem Grund ist Reisemanagement besonders dann effektiv, wenn es Mitarbeiter:innen gibt, die speziell dafür eingestellt bzw. damit beauftragt werden – entweder unternehmensintern oder über einen externen Dienstleister. So können sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen von den Vorteilen profitieren:

Travel Manager:innen

übernehmen alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Reiseprozessen anfallen. Neben den oben genannten bürokratischen Prozessen gehören auch Vertragsverhandlungen mit potenziellen Partnern wie Fluggesellschaften oder Hotels dazu. Darüber hinaus tragen Travel Manager:innen auch eine soziale Verantwortung und sind für die Sicherheit und Zufriedenheit der Geschäftsreisenden zuständig. Zu ihren Aufgaben zählen deshalb auch:Travel Manager:innen sollten stets mitarbeiterorientiert kommunizieren, um die

Compliance

für die Reiserichtlinie sowie eine hohe Mitarbeitermotivation aufrechtzuerhalten. Sie sollten sich auf dem Geschäftsreisemarkt auskennen, über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit verfügen und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringen.

Viele existierende Dienstleister und Angebote passen jedoch nicht zu den Anforderungen, die Unternehmen heute haben – zum Beispiel im Hinblick auf die Flexibilität. Wenn sich die Reiseplanung kurzfristig ändert, brauchen Geschäftsreisende einfache Lösungen. Auf der anderen Seite gibt es eine Menge Probleme und Herausforderungen, wenn Unternehmen das Geschäftsreisemanagement selbstständig, sprich ohne Dienstleister und ohne geeignete Hilfsmittel, übernehmen:

Einige Unternehmen greifen für die Buchung von Geschäftsreisen noch auf gängige Buchungsmethoden zurück und nutzen Online-Reisebüros, stationäre Reisebüros oder die traditionelle Unternehmenssoftware. Diese Dienstleister verursachen allerdings Probleme für Geschäftsreisende, Verwaltung und Finanzabteilung gleichermaßen. Welche das sind, schauen wir uns im Folgenden an.

Um sich von manuellen und komplizierten Buchungsvorgängen und unübersichtlichem E-Mail-Verkehr zu verabschieden, können Sie einige grundlegende Dinge in Ihrem Unternehmen verändern. Orientieren Sie sich dabei an den vier Säulen des modernen Reisemanagements und schaffen Sie Übersichtlichkeit für sich und Ihr Unternehmen:

In Unternehmen jeder Größe können Sie Geschäftsreisen effektiv verwalten, indem Sie diese fünf Schritte gehen:Wir schauen uns im Folgenden an, was es mit diesen Schritten auf sich hat und wie Sie Ihnen zu einem effektiven Reisemanagement verhelfen können.

Die allgegenwärtige Präsenz von Online-Reisebüros im privaten Bereich hat dazu geführt, dass Unternehmen Ihre Geschäftsreisen häufig auch auf Verbraucherseiten buchen.Aber was passiert, wenn ein Unternehmen Verbrauchertools verwendet, um Reisen zu buchen? Einer der vielen Nachteile: CFOs fehlt die Kontrolle. So bleibt ihnen häufig keine andere Wahl, als Nachforschungen anzustellen. Die Finanzabteilungen sind gezwungen, die Reisekosten für jede Abteilung zu mikromanagen. Dadurch verlieren sie Zeit und machen sich beim Team unbeliebt.Reisende möchten aus einem großen Reiseinventar wählen und unkompliziert buchen können, während CFOs Kostenkontrolle und Übersicht brauchen. Ohne die passende Technologie lassen sich diese Interessen nur schwer in Einklang bringen. Der erste Schritt beim modernen, technologiebasierten Reisemanagement besteht darin, ein Tool auszuwählen, das auf Vertrauen, Transparenz und, nicht zu vergessen, Einfachheit basiert – also auf drei der vier Säulen des modernen Reisemanagements.Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Plattform für Reisemanagement achten sollten:

Durch die Automatisierung Ihrer Reiserichtlinien ergeben sich drei zentrale Vorteile:Haben bestimmte Abteilungen, Büros oder Reisende besondere Reisebedürfnisse oder Berechtigungen? In diesem Fall sollten Sie gesonderte Reiserichtlinien erstellen, die auf die jeweilige Mitarbeitergruppe oder Führungsebene zugeschnitten sind.Für die meisten Unternehmen sind folgende grundlegende Faktoren mindestens erforderlich und sollten in der Reiserichtlinie festgelegt sein:Aber das ist erst der Anfang! Sie können sogar noch mehr ins Detail gehen und zum Beispiel für jede Stadt die maximalen Kosten für ein Hotel individuell festlegen.

Beim Einrichten automatisierter Reiserichtlinien können Sie festlegen, wie streng oder nachsichtig Sie sein möchten. Im Folgenden finden Sie drei sehr unterschiedliche Vorgehensweisen, um Richtlinien zu automatisieren und Reisen zu genehmigen, die außerhalb der gesetzten Budgets liegen:Für den Fall, dass Mitarbeiter:innen versuchen, eine Reise zu buchen, die nicht den Richtlinien entspricht, sollten Sie einen möglichst einfachen Genehmigungsprozess aufsetzen. Reisende sollten in der Lage sein, innerhalb Ihrer Lösung eine Genehmigung anzufordern, welche automatisch an die Vorgesetzten geht.Als nächstes müssen Sie entscheiden, wer die Reisen genehmigt: die oder der Vorgesetzte, die Verantwortlichen für Geschäftsreisen, der oder die CFO oder mehrere Abteilungsleiter:innen?Für eine Verwaltungsfachkraft, die regelmäßig Reisen genehmigt, ist eine Plattform hilfreich, die alle offenen Genehmigungsverfahren direkt im Dashboard anzeigt. Auf diese Weise haben Sie für jede offene Reise einen zentralen Ort und müssen Ihre E-Mails nie lange durchsuchen.

Effektives Reisemanagement ist nicht nur für die Verantwortlichen für Geschäftsreisen wichtig. Auch Operations und die Finanzabteilung sind involviert. Diese Teams brauchen eine funktionierende Berichterstattung über Reisekosten, die nicht nur detailliert, sondern auch aufschlussreich ist.Indem Sie Kostenstellen sowie Labels verwenden und sicherstellen, dass alle Ihre Reisen im Reportingtool verfügbar sind, können Sie intelligente Reportings erstellen, mit denen die Finanzabteilung Trends, Fehlerquellen und Möglichkeiten zur Budgetoptimierung erkennen kann.Um genaue Reportings zu erhalten, sollten Sie alle Daten zu Ihren Dienstreisen nach Möglichkeit an einem zentralen Ort aufbewahren. Stellen Sie daher möglichst sicher, dass Ihre Management-Lösung mit vielen Drittanbietern kommunizieren kann, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, z. B. Billigfluggesellschaften, Airbnb oder europäische Bahnlinien. Wenn Ihr Unternehmen Sonderkonditionen mit Hotels ausgehandelt hat, sollte das Tool diese Preise für Sie sicherstellen können, damit Sie die Reisedaten nicht durch direkte Buchungen verlieren.

Das Wichtigste im modernen Reisemanagement ist, dass es dem gesamten Unternehmen dient. Wir haben erwähnt, dass Reisende mit einem 1A-Support ausgestattet sein müssen. Wir haben auch darüber gesprochen, wie man in der Verwaltung und Administration Zeit spart. Was ist also mit der Finanzabteilung?Sie sollten auf Folgendes achten:

Reisemanagement ist umfangreich und braucht ebenso viel Zeit wie Expertise. Aber Sie können Ihre Reiseprozesse optimieren, indem Sie auf Vertrauen, Transparenz und Einfachheit setzen.Mit den folgenden fünf Schritten können Sie viel verändern:

Warum nutzen Unternehmen eine Travel Management Software?Mit einer Travel Management Software können Unternehmen Reiseprozesse für Geschäftsreisen vereinfachen. Das beinhaltet Buchungsprozesse, Genehmigungsprozesse und die Reisekostenabrechnung. Mitarbeiter:innen können über ein einfaches Buchungstool buchen, die Finanzabteilung kann sämtliche Reisekosten einsehen und Reportings erstellen. Auf diese Weise werden alle Beteiligten entlastet und das Unternehmen spart Zeit und Geld.Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?Als Arbeitgeber oder Mitarbeiter:in können Sie die Reisekosten einer Geschäftsreise steuerlich absetzen, indem Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen. Dafür ist es notwendig, dass Sie alle Quittungen über Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und Reisenebenkosten einreichen. Es genügt ein formloses Schreiben, das Ihren Namen, die Reisedaten, die Reisedauer, das Reiseziel und den Reisezweck enthält. Listen Sie alle Kosten auf, die während der Geschäftsreise entstanden sind, und fügen Sie die Quittungen hinzu. Für Kosten, für die Sie keine Quittungen haben, können Sie Eigenbelege einreichen. Vergessen Sie am Ende nicht, die Reisekostenabrechnung zu unterschreiben.