Wo Geschäftsreisen zum Arbeitsalltag gehören, kann das richtige Reisemanagement-Tool einen enormen Support bieten – egal, ob Weltkonzern, mittelständisches Unternehmen, kleines Business oder Start-up.
Wir stellen Ihnen im Folgenden unsere Top 20 Tools für das Reise- und Reisekostenmanagement im Unternehmen vor und klären, was genau ein Reisemanagement-Tool für Geschäftsreisen eigentlich ist – und können sollte.
Welche Vorteile hält die Arbeit mit einer professionellen Travel Management Software für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen bereit? Welche Funktionen gehören zur Grundausstattung und welche Add-ons können sich zusätzlich lohnen? Und welches Tool ist das richtige für Ihr Unternehmen? Finden wir es gemeinsam heraus.
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Was ist ein Reisemanagement-Tool?
Anders als klassische Websites für Privatreisende sind Geschäftsreisemanagement Tools Software-Lösungen, die speziell für Unternehmen und deren Bedürfnisse entwickelt wurden. Sie weisen daher eine Reihe von besonderen Business-Funktionen auf, die vor allem der Optimierung von Arbeitsprozessen dienen – und sich vom Planungs- und Buchungsprozess über das Reiseerlebnis selbst bis hin zur Datenanalyse im Nachhinein erstrecken.
Derartige Reisemanagement-Tools werden verwendet, um Reisen zu buchen, bevorstehende Reisen zu verwalten sowie um frühere Reisen nachzuverfolgen und Berichte darüber zu erstellen. Darüber hinaus können Sie mit solchen Lösungen
Reiserichtlinien
automatisieren, Reiserechnungen und -anbieter konsolidieren, Genehmigungsprozesse integrieren, Kostenstellen hinterlegen und je nach Leistungsumfang der Software auch externe Tools, z. B. für die interne Kommunikation, einbinden. Auch für die Reisekostenverwaltung, -abrechnung und -rückerstattung gibt es zahlreiche Software-Lösungen.Vorteile für Unternehmen & Mitarbeiter:innen – wichtige Features
Professionelle Reisemanagement-Tools bieten eine Reihe von Vorteilen – und zwar für alle Parteien, die für gewöhnlich am Geschäftsreisemanagement eines Unternehmens beteiligt sind. Dazu gehören Arbeitgeber, Personal- und Finanzabteilung, Travel Manager:innen sowie die Reisenden selbst.
Wir haben die zentralen Vorteile eines externen Online-Buchungstools einmal für Sie zusammengetragen – und mit ihnen auch die wichtigsten Features:
- Selbstbuchung – Indem die Reisenden Ihre Buchungen selbst tätigen, können sie aktiv mitbestimmen. Gleichzeitig wird die Verwaltung entlastet.
- Compliance – Eine automatisierte, im Tool hinterlegte Reiserichtlinie sorgt dafür, dass nahezu alle Buchungen innerhalb des Reisebudgets und der Vorgaben erfolgen.
- Umbuchungen & Stornierungen – Wenn sich Ihre Pläne ändern, warten viele Tools mit unkomplizierten Umbuchungs- und Stornierungsoptionen auf.
- Große Auswahl – Entscheiden Sie sich für eine Plattform, die mehrere Anbieter, Airlines und Co. miteinander vergleicht, profitieren Sie von einem umfangreichen Reiseinventar.
- Transparenz – Sie können all Ihre Reisen und die Ihrer Mitarbeiter:innen an einem einzigen Ort gesammelt einsehen – und das jederzeit.
- Support – Der Kundenservice Ihres Reisemanagement-Partners ist auch dann zur Stelle, wenn Sie gerade schlafen oder keine Lösung parat haben.
- Informationen & Warnungen – Einige Tools versorgen die Reisenden vor und während der Reise mit wertvollen Informationen zu Einreisebestimmungen, Sicherheits- und Gesundheitsrisiken und bereiten sie so optimal vor.
Vereinfachte Abrechnung – Die Rechnungsstellung wird konsolidiert und von Reisekostenberichten begleitet. Auch gibt es Tools, welche die gesamte finanzielle Abwicklung übernehmen – Zahlungen, Rückerstattungen etc.
Software-Lösungen zum Buchen & Verwalten von Geschäftsreisen
Bei der Wahl des passenden Reisemanagement-Tools für Ihr Business empfiehlt es sich, einmal ganz von vorn zu beginnen – beim Buchen und Verwalten Ihrer Geschäftsreisen. Wir haben vier praktische Software-Lösungen für Sie herausgesucht, mit denen Sie bei der Buchung Zeit, Kosten und Mühe sparen und von ausgefallenen Angeboten profitieren können.
TravelPerk
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Mit TravelPerk wird die Geschäftsreisebuchung zum Kinderspiel – sowohl für die Reisenden als auch für Travel Manager:innen und Co. Das Tool punktet mit einer einfachen und vertrauten Benutzeroberfläche und kann sowohl auf dem Desktop als auch via App verwendet werden. Arbeitgeber können individuelle Richtlinien, Budgets und Freigabeprozesse hinterlegen, innerhalb derer die Mitarbeiter:innen dann intuitiv Buchungen vornehmen können – entweder für sich selbst oder für andere Kolleg:innen. Auch Gruppenbuchungen sind problemlos möglich.
Neben zahlreichen leistungsstarken Reisemanagement- und Reisekosten-Funktionen bietet TravelPerk eine branchenführende Auswahl an Reiseoptionen. Der Service erstreckt sich von Flügen über Zugverbindungen und Mietwagen bis hin zu Hotels und beinhaltet mit dem Concierge-Feature auch ausgefallene Buchungsoptionen, wie alternative Unterkünfte, Tagungsräume, Offsites und vieles mehr. Dank ausführlicher Reporting-Optionen, Spesen-Funktion und diversen Integrationen ist TravelPerk Geschäftsreise-Software, Buchungsplattform und Reisekosten-Tool zugleich.
Salestrip
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Viele Unternehmen, die im Bereich Vertrieb und Beratung tätig sind, arbeiten mit Salesforce, einer Software-Lösung für das Customer-Relationship-Management (kurz: CRM). Salesforce hilft Unternehmen dabei, ihre Kundendaten zu verwalten, das Vertriebsmanagement zu verbessern und die unternehmenseigenen Kundenbeziehungen zu intensivieren.
Mit Salestrip steht den Nutzer:innen zudem eine Geschäftsreise-Software zur Verfügung, die das Reise- und Reisekostenmanagement für Kund:innen erleichtert. So lassen sich Dienstreisen auf CRM-Ebene nachverfolgen, verwalten und verschiedenen Kundenkonten zuordnen. Das Resultat: maximaler Komfort, eine unkomplizierte Abwicklung und eine strukturierte Übersicht über die Geschäftsreisedaten von Kund:innen.
Flightfox
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Früher setzten viele Unternehmen bei der Buchung ihrer Geschäftsreisen auf die Expertise von Reisebüros. In Zeiten von Digitalisierung, Homeoffice und Remote Work verlieren diese im Bereich des Travel Managements jedoch zunehmend an Relevanz. Der Grund: Wo möglich, werden Buchungsprozesse gern online abgewickelt – der persönliche Face-to-Face-Kontakt ist hierfür nicht mehr unbedingt nötig und bedeutet oftmals einen erhöhten Zeitaufwand und eine gewisse Ortsgebundenheit.
Genau hier setzt Flightfox an. Die australische Reisemanagement-Software überträgt die Vorteile eines Reisebüros in die digitaleWelt – und macht die Expertise des Büropersonals über ein modernes Online-Tool nutzbar. Im digitalen Reisebüro von Flightfox können Sie Ihre Reiseplanung anlegen, bevorstehende Reisen einsehen und Spesenberichte herunterladen. Um die Buchung und Abwicklung kümmern sich die Reiseexpert:innen von Flightfox.
Airbnb for Work
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Bei Airbnb for Work handelt es sich nicht um ein eigenständiges Tool, sondern um eine Sonderfunktion der Buchungsplattform Airbnb. Die Business-Option richtet sich vor allem an Geschäftsreisende, die während ihres Aufenthalts besonders viel Wert auf den Wohlfühlfaktor und eine private Wohnatmosphäre legen. Denn wie für Airbnb üblich, finden Buchende hier hauptsächlich Ferienwohnungen, Privatunterkünfte sowie außergewöhnliche Fundstücke mit Wow-Faktor.
Mit Airbnb for Work stellen Sie sicher, dass die Unterkünfte sich gut für Dienstreisen eignen, beispielsweise durch:
- Zusätzliche Räume für Teamarbeit
- Gutes Wi-Fi
- Arbeitsplätze für Remote Work
- Für Geschäftsreisen optimierte Zahlungsmodalitäten
- Möglichkeiten zur Integration der Sorgfaltspflicht
Wer auf der Suche nach einer All-in-one-Lösung ist, dabei aber trotzdem nicht auf die Vorzüge von Airbnb Unterkünften verzichten will, kann sich für ein Reisemanagement-Tool entscheiden, das auch Airbnb-Buchungen anbietet – wie beispielsweise TravelPerk.
Tools für ein effizientes Reisekostenmanagement
Neben der Reisebuchung und -planung spielt das Ausgabenmanagement eine zentrale Rolle. Und auch hierfür gibt es eine Menge hilfreiche Tools. Wir haben neun interessante Anbieter für eine effiziente Reisekostenverwaltung für Sie zusammengetragen.
Expensify
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Expensify ist der Marktführer in Sachen Ausgabenverwaltung. Mithilfe der mobilen App können Sie sämtliche Spesen ganz einfach digitalisieren und gesammelt weitergeben – Sie fotografieren den Beleg und die Software überträgt die erfassten Daten automatisch auf Ihr Geschäftskonto. Kategorisierung, Codierung und Genehmigung sowie viele weitere Funktionen inklusive. Zudem können Sie bei Expensify Firmenkreditkarten hinterlegen, Rückerstattungen einreichen, Workflows einrichten und Ihre Buchhaltungssoftware integrieren.
Brex
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Bei Brex begann alles mit Firmenkreditkarten mit integrierter Kostenverwaltung. Gerade die einfache Nachverfolgung und Verwaltung der Ausgaben – in Kombination mit attraktiven Prämien und firmenfreundlichen Kreditlimits – macht die Plattform interessant für Unternehmen jeder Größe. Vom Start-up bis zum etablierten Konzern. Inzwischen kommen außerdem weitere Services zum Leistungsportfolio von Brex hinzu:
- Hinterlegte Ausgabenrichtlinien, Budgetlimits & sonstige Vorgaben
- Echtzeit-Tracking
- Rechnungszahlungen
- Reisekostenrückerstattungen
- Finanzierungsmodelle
- Travel Management Funktionen
Spendesk
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Wer nach einer Software-Lösung sucht, die alle klassischen Services aus dem Bereich der Reisekostenabrechnung in einem Tool vereint, der wird bei Spendesk fündig. Die Anwendung kombiniert Spesenmanagement, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Co. mit Firmenkreditkarten, Reporting-Funktionen sowie Genehmigungsprozessen und Budgetrichtlinien. Eine Komplettlösung in Sachen Spesenabrechnung.
Zoho Expense
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Während Zoho Expense früher eine vor allem bei kleinen Unternehmen beliebte Ausgabenverwaltungsplattform war, bietet das Tool heute eine ganze Reihe von Funktionen und Integrationen – und wird weltweit von großen wie von kleinen Unternehmen verwendet. Die angebotenen Leistungen umfassen z. B.:
- Ausgabenmanagement & Berichterstattung
- Zahlungen & Rückerstattungen
- Reisebuchungen
- Einkaufsanfragen
- Analysen der Aktivitäten in den Bereichen Travel und Expense
Was damit einst ein Tool für die Reisekostenabrechnung war, lässt sich heute also streng genommen schon eher als Allround-Lösung einstufen – wenngleich die Stärke noch immer in der Ausgabenverwaltung liegt.
Fyle
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Unter den Kostenmanagement-Softwares ist Fyle bekannt für schnelle Rückerstattungen und ein komplexes, benutzerfreundliches System. Zu den Features des vor allem bei Start-ups und kleineren Unternehmen sowie Freelancern beliebten Tools gehören:
- Kilometer-Tracking via KI
- Automatisierte Workflows
- Papierlose Rückerstattung
- Integration von Buchhaltungslösungen
- Ein-Klick- sowie Echtzeit-Kostenberichte
- Compliance- und Kreditkarten-Check
Yokoy
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Die Ausgabenverfolgungssoftware Yokoy erleichtert es mittleren und großen Unternehmen, ihre Spesen nachzuverfolgen, einzureichen und rückzuerstatten. Die Plattform setzt auf künstliche Intelligenz, um Informationen automatisch zu extrahieren und Spesenformulare auszufüllen. Dabei erfolgt eine Mehrwertsteuer-Validierung und -rückforderung und es werden Ausreißer und mögliche Verstöße erkannt.
Lesen Sie hier
einen vollständige Übersicht über Yokoy (auf Englisch).Divvy
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Divvy ist eine Ausgabenverwaltungslösung für Unternehmen aller Größen und umfasst virtuelle Kreditkarten für Online-Abonnements sowie intelligente Business-Karten, mit denen Einkäufe nicht nur getätigt, sondern auch nachverfolgt, kategorisiert und für umfassende Berichte aufbereitet werden können. Finanzmanager:innen können die kostenlose Software nutzen, um Pläne fürs Reisebudget zu erstellen, Spesen in Echtzeit zu überwachen und Ausgaben zu genehmigen.
Expensya
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Bei Expensya können Sie zunächst ein Service-Paket wählen, das perfekt auf Ihre Unternehmensgröße zugeschnitten ist – ob klein, mittelständisch oder groß. Neben Ausgabenverwaltung, Ausgabensteuerung und Unternehmenskreditkarten bietet die Software spezielle Tools für die Aufbereitung von Geschäftsreisekosten, automatisierte Buchhaltungslösungen und Unterstützung bei der Digitalisierung von Rechnungen, Quittungen und anderweitigen Geschäftsdaten.
Circula
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Eine weitere Plattform im Bereich der Geschäfts- und Reisekostenverwaltung ist Circula. Die intelligente Software managt Reisekosten und Auslagen und bietet darüber hinaus auch Expertise und Dienstleistungen für verschiedene Ausgabenkategorien, die in den Bereich der Mitarbeiter:innen-Benefits fallen:
- Essenszuschuss
- Mobilitätsbudget
- Internetpauschale
- Erholungsbeihilfe
- Sachbezüge
Weitere interessante Reisemanagement-Tools & Add-ons
Auch über die klassischen Tools im Bereich Reisemanagement und Spesenabrechnung hinaus gibt es inzwischen zahlreiche kreative und interessante Anwendungen rund um das Thema Dienstreisen. Mit der passenden Software können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen entspannt und sicher reisen – und dabei im Idealfall auch noch sparen. Wir haben uns umgesehen und sieben spannende und teils ausgefallene Business Travel Lösungen für Sie ausgesucht.
Rocketrip
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Mit Rocketrip als Ergänzung zu Ihrer bevorzugten Buchungsplattform für Geschäftsreisen geht Sparen ganz einfach – und zahlt sich gleich doppelt aus. Die Plattform hilft Ihnen dabei, die Reisekosten Ihres Unternehmens zu reduzieren. Wie? Indem sie Ihre Mitarbeiter:innen ermutigt, bei der Reiseplanung und -buchung clevere Entscheidungen zu treffen. Das Tool kalkuliert die Kosten für eine anstehende Reise im Voraus und schlägt günstigere Optionen vor. Reduzieren die Reisenden auf diese Weise ihre Kosten, dürfen sie die Hälfte der Ersparnis behalten. So entsteht eine Win-win-Situation: geringere Ausgaben, echte Belohnungen und ein wachsendes Bewusstsein für smarte Buchungsentscheidungen und Einsparungen.
Tripkicks
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Tripkicks ist ein praktisches Add-on, das Sie mit Ihrer Travel Management Software kombinieren können, um das Reiseerlebnis Ihrer Mitarbeiter:innen zu verbessern. Die Plattform versorgt Arbeitgeber und Reisende mit Einblicken ins Reiseland, Reisewarnungen sowie Reise- und Sicherheitshinweisen und zeigt günstigere und sicherere Alternativen auf, um die Zufriedenheit Ihrer Reisenden sicherzustellen.
Traxo
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Mit Traxo behalten Reisemanager:innen den Überblick über die Reiseaktivitäten aller Reisenden im gesamten Unternehmen. Die Software bietet Daten- und Informationslösungen, um Einsparpotenziale zu erkennen, Datenlecks aufzudecken und so die Geschäftsreiseplanung zu optimieren. Egal, über welche und wie viele Plattformen Sie Ihre Geschäftsreisen buchen – Traxo sorgt für Transparenz.
TravelCare
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Bei TravelCare von TravelPerk dreht sich alles um das Thema Travel Risk Management. Mittels aktuellen Reisewarnungen und detailreichen Informationen zu Einschränkungen, Regelungen, potenziellen Sicherheitslücken und verschiedenartigen Besonderheiten im Zielland gestaltet TravelCare Ihre Geschäftsreisen rundum sicher – und sorgt dafür, dass Ihre Reisenden stets bestens informiert und vorbereitet sind.
CapTrav
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CapTrav spezialisiert sich auf die Verwaltung von Reisekosten. Trotzdem handelt es sich bei dem Tool nicht um eine reine bzw. herkömmliche Spesenverwaltungssoftware. Das Besondere: In der cloudbasierten Lösung können Sie alle Reiseausgaben einsehen und in umfangreiche Berichte einfließen lassen – unabhängig davon, wer die Reisen gebucht hat und auf welchen Kanälen die Buchung erfolgt ist. So lassen sich verschiedenste Buchungen und Reisedaten zusammenführen und zentral an einem Ort nachvollziehen und aufbereiten.
PackPoint
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Bei PackPoint ist der Name Programm: Hier dreht sich nämlich alles ums Packen für die nächste Geschäftsreise. Basierend auf Wettervorhersagen für das Reiseziel und konkreten Daten zur Länge der Reise, zur Reiseroute sowie zu den vor Ort geplanten Aktivitäten erstellt PackPoint individuelle Packlisten für Ihre Reisenden. So können Ihre Mitarbeiter:innen sich der Vorfreude hingeben – und sparen Zeit und Nerven bei der Vorbereitung der Reise.
App in the Air
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Last but not least stellen wir Ihnen noch eine Software der besonderen Art vor – Ihren persönlichen Reiseassistenten. App in the Air hilft Ihnen nicht nur bei der Planung, Buchung und Nachverfolgung Ihrer Geschäftsreisen, sondern bietet darüber hinaus viele hilfreiche Funktionen, um den Reiseplan einzuhalten und eine möglichst smoothe Travel Experience zu gewährleisten:
- Unterstützung beim Check-in
- Updates zu Terminals, Gates und Gepäckbändern
- Reisestatistiken
- Tipps für ein CO2-neutrales Reiseprogramm
Kleine & mittlere Unternehmen als besondere Zielgruppe
Lange Zeit richteten sich professionelle Software-Lösungen für das Geschäftsreise-Management vorrangig an große Unternehmen. Sei es, weil diese vermehrt auf Geschäftsreisen gingen oder weil hier mehr Geld zur Verfügung stand, um administrative Tätigkeiten auszulagern. Heute konzentrieren sich viele Anbieter auch darauf, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) für sich zu gewinnen. Aus gutem Grund.
Oftmals reicht die Personalstärke in KMU nicht aus, um Mitarbeiter:innen zu beschäftigen, die sich ausschließlich um das Thema Geschäftsreisen kümmern – sogenannte Travel Manager:innen. Infolgedessen liegt die Verantwortung für die Reiseplanung entweder bei den Reisenden selbst oder bei Kolleg:innen aus der Buchhaltung, der Finanzabteilung oder HR. Hierbei kann es schnell zu Überforderung und Frustration kommen. Das Resultat: Buchungen außerhalb der Richtlinien, mangelnde Übersichtlichkeit, Überstunden, unzufriedene Mitarbeiter:innen, überstürzte Buchungsentscheidungen und hohe, teils nicht rückerstattungsfähige Kosten.
Gerade für solche Unternehmen bergen professionelle Reisemanagement-Tools, die speziell für den Business-Bereich entwickelt wurden, ein großes Potenzial:
- Durch hilfreiche Funktionen, wie die Integration der eigenen Reiserichtlinien, Budgetgrenzen und Genehmigungsworkflows, werden richtlinienkonforme Buchungen deutlich erleichtert.
- Überwachungs- und Nachverfolgungsoptionen helfen Arbeitgebern dabei, den Überblick zu behalten und die Sicherheit ihrer Reisenden zu gewährleisten. Gleichzeitig übernimmt der Kundenservice des Tools das Notfallmanagement.
- Gleichzeitig erhalten Mitarbeiter:innen mehr Freiraum, weil sie aktiv in die Planung ihrer Reise involviert werden und das nötige Vertrauen sowie ausreichend Informationen und Unterstützung entgegengebracht bekommen.
- Mithilfe von ausführlichen Reisedaten und Reportings lassen sich im Nachhinein Schlüsse ziehen, um zukünftige Geschäftsreisen noch besser zu durchdenken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen langfristig zu steigern.
- Die Business-Tauglichkeit der Reise steht immer im Fokus – bei der Wahl der Unterkünfte und Transportmittel, aber auch bei der Rechnungsstellung und möglichen Einsparpotenzialen durch Steuern, Rückerstattungen und Co.
Gegenüber den zusätzlichen Kosten, die durch Richtlinienverstöße und suboptimale Buchungen sowie nicht zuletzt durch den erhöhten Zeitaufwand entstehen, den die buchenden Mitarbeiter:innen in Recherchen, Rücksprachen und Co. stecken, fällt die Investition in ein Reisemanagement-Tool vergleichsweise klein aus – und lohnt sich dementsprechend besonders.
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Fangen Sie noch heute an, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen!
Travel Management Tools – ein Markt mit Zukunft
Egal, ob komplettes Travel Management System, Buchungssoftware, reine Reisekostenverwaltung oder hilfreiches Extra-Feature für mehr Komfort: Software-Lösungen zur Unterstützung bei der Reiseplanung, -buchung und -abrechnung sind ein Modell mit Zukunft. Warum? Weil das Angebot an Unterkünften und Transportmitteln weiter wächst, die Preise immer stärker variieren und der gesamte Prozess rund um die Buchung zunehmend komplexer wird. Mit einem Reisemanagement-Tool werden Ihre Mitarbeiter:innen intuitiv und einfach durch die einzelnen Schritte der Reiseplanung geführt – und dabei von Expert:innen oder smarten Technologien geleitet und begleitet. Dabei sind Sie flexibel und können von überall aus mit Ihren Ansprechpartner:innen interagieren – je nach Angebot auch rund um die Uhr.
Das erspart Ihnen Arbeit, Fehltritte, Zeit und in den meisten Fällen auch unnötige Ausgaben – und zeigt Ihnen vielleicht sogar neue Wege auf, um Geschäftsreisen kreativ zu gestalten, neu kennenzulernen und zu einem echten Erlebnis werden zu lassen – entspannt und unvergesslich.
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