Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Geschäftsreisen weltweit

Die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Umsatzsteuer, die auf Waren und Dienstleistungen erhoben wird. International wird sie je nach Land auch als GST (Goods and Services Tax) oder als VAT (Value Added Tax) bezeichnet. 

Wie hoch die Mehrwertsteuer ausfällt, unterscheidet sich von Land zu Land. In manchen Ländern – wie den Vereinigten Staaten – gibt es keinen nationalen Mehrwertsteuersatz. Stattdessen ist die Verkaufssteuer von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich.

Ungarn hat mit 27 % den höchsten Mehrwertsteuersatz. Dicht darauf folgen einige weitere EU-Länder mit einer Mehrwertsteuer von 25 % – Dänemark, Kroatien und Schweden. In Deutschland liegt die Vzsteuer mit 19 % im mittleren Bereich. Die meisten Länder führen aber zusätzlich zum regulären Mehrwertsteuersatz noch einen ermässigten Steuersatz, der zum Beispiel für Produkte des täglichen Bedarfs gilt.

Mehrwertsteuer-registrierte Unternehmen können die Mehrwertsteuer auf bestimmte Waren und Dienstleistungen sowie auf bestimmte Arten von Reisen zurückfordern.  Dafür senden die Unternehmen für gewöhnlich eine Mehrwertsteuererklärung an die Steuerbehörde ihres Heimatlandes.

Wie lange es dauert, bis die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Geschäftsreisen abgewickelt ist, hängt davon ab, wie viel Dringlichkeit die zuständige Behörde dem konkreten Fall beimisst. In Deutschland muss eine rechtmässig beantragte Mehrwertsteuer-Erstattung zum Beispiel innerhalb von maximal 4 Monaten durchgeführt werden.

Unternehmen können ihre Mehrwertsteuer auch dann noch zurückfordern, wenn sie das jeweilige Land oder gar den Kontinent bereits verlassen haben. Dazu müssen sie eine Erklärung bei ihrer heimischen Steuerbehörde einreichen.

Eine pauschale Aussage lässt sich hier nicht treffen – denn der Umgang mit der Mehrwertsteuer variiert von Land zu Land. In vielen Ländern können Sie bei Geschäftsreisen im Inland aber durchaus eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung einfordern – zumindest auf einzelne Elemente der Reise. Wählen Sie im obigen Rechner einfach das jeweilige Land an und ermitteln Sie, wie hoch die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Ihre Dienstreise ausfällt.

Je nach Land können Sie die Kosten für Hotelübernachtungen, Flugzeug, Taxi, Zug oder Hotel sowie für Ihre Verpflegung geltend machen. Ihr Anspruch auf Erstattung der Mehrwertsteuer richtet sich nach den Vorschriften des Landes, in dem die Reise stattfindet. 

Dies lässt sich gut anhand eines Beispiels verdeutlichen: In Irland ist die Mehrwertsteuer auf Hotelübernachtungen im Allgemeinen nicht erstattungsfähig – diese Regel gilt für ein irisches Unternehmen genauso wie für ein Unternehmen, das in einem anderen Land, z. B. in Deutschland, für Mehrwertsteuerzwecke registriert ist. Da sich die Vorschriften jedoch nach dem Ort richten, an dem die Reise stattfindet, bedeutet dies, dass dasselbe irische Unternehmen die Mehrwertsteuer für Hotels in Deutschland zurückfordern könnte. Der Grund dafür ist, dass die Mehrwertsteuer auf Hotels in Deutschland erstattungsfähig ist (vorbehaltlich der örtlichen Mehrwertsteuervorschriften).

Durch die Rückerstattung der Mehrwertsteuer, die auf Reisen anfällt, wenn Mitarbeiter:innen geschäftlich ins Ausland reisen, können Sie die Reisekosten um 5 bis 25 % senken. Der Mechanismus für die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer unterscheidet sich von der Rückerstattung der inländischen Mehrwertsteuer. Aber keine Sorge – TravelPerk unterstützt Sie bei der Rückforderung und kümmert sich um Ihr Anliegen.

Ja, Sie können die gesamte Mehrwertsteuer auf Kraftstoff zurückfordern, wenn Ihr Fahrzeug für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

An und für sich können Sie die Mehrwertsteuer auf die Reisekosten von Mitarbeiter:innen für Geschäftsreisen, einschliesslich Mahlzeiten und Unterkunft, zurückfordern. Zahlen Sie den Reisenden allerdings eine Verpflegungspauschale, um den Verpflegungsmehraufwand aufzuwiegen, der mit einer Dienstreise einhergeht, erlischt die Möglichkeit der Mehrwertsteuer-Rückerstattung. Dafür können Sie die erstatteten Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuer geltend machen. Dies stellt in der Regel für beide Parteien – Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber – die rentablere Lösung dar. Vorausgesetzt, die Abrechnung über eine Pauschale ist in Ihrem Land eine gestattete Praxis.

Tagespauschalen sind Geldbeträge, die Arbeitnehmer:innen bereitgestellt bekommen, um die täglichen Mehrkosten zu decken, die auf einer Dienstreise durch Reise- und Reisenebenkosten entstehen. Weltweit bieten Unternehmen verschiedene Arten von Tagegeldern an – beispielsweise in Form von Firmenkreditkarten, vollständiger oder teilweiser Kostenübernahme oder festen Tagessätzen für verschiedene Ausgaben, zum Beispiel für die Verpflegung. Wer eine Tagespauschale erhält, kann allerdings keine Mehrwertsteuer-Rückerstattung mehr geltend machen. 

Um die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisen zurückzufordern, benötigen Sie eine gültige Mehrwertsteuerrechnung im Namen Ihres Unternehmens. Ohne einen Beleg, auf dem die Mehrwertsteuer ausgezeichnet ist, ist eine Rückerstattung sehr unwahrscheinlich. TravelPerk erstellt mehrwertsteuerkonforme Rechnungen für Flug- und Bahnreisen und kann Ihnen dabei helfen, MwSt.-erstattungsfähige Rechnungen für Ihre Mietwagen- und Hotelbuchungen zu sammeln. Wenn Sie bereits eine Spesen-App nutzen, mit der Sie zufrieden sind, können Sie die Anwendung ganz einfach mit Ihrem TravelPerk Konto verknüpfen. So machen wir Ihr Geschäftsreise- und Reisekostenmanagement noch komfortabler!

TravelPerk unterhält ein mehrwertsteuerfreundliches Inventar an Dienstleistungen. Wenn Sie buchen, können Sie sicher sein, dass Sie eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Ihre Geschäftsreisen beantragen können. Wir kümmern uns auch um den Einzug der Mehrwertsteuer und stellen sicher, dass alle Rechnungen mehrwertsteuer-konform sind. Mit dem Mehrwertsteuer-Rechner können Sie Ihre Mehrwertsteuer-Rückerstattung berechnen. TravelPerk verfügt ausserdem über ein Team von Mehrwertsteuer-Spezialist:innen, die Ihnen zusätzliche Unterstützung bieten. Kontaktieren Sie uns einfach! Unsere Expert:innen stehen Ihnen gern jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.