Der ausführliche Leitfaden zur Erstellung eines Event-Budgets
8
Die Erstellung eines Event-Budgets gleicht einer Gratwanderung. Denn einerseits sollten Sie den finanziellen Rahmen nicht sprengen, andererseits sollte das Event erfolgreich ablaufen. Sie möchten natürlich nicht zu viel ausgeben, aber dennoch sollten Sie einen Spielraum für Beschilderungen und Geschenke sowie Transport, Unterkunft, Location, Verpflegung, Aktivitäten und Unterhaltung lassen.
Als Eventplaner:in oder Finanzmanager:in ist es Ihre Aufgabe alle relevanten Faktoren bei der Event-Planung zu berücksichtigen, damit Sie hinterher nicht von unerwarteten Kosten überrascht werden. Mit unseren Tipps können Eventplaner:innen im Handumdrehen ein Event-Budget erstellen, das ihren Bedürfnissen entspricht.
Was Sie bei der Erstellung eines Event-Budgets beachten sollten
Bevor Sie Ihr Budget erstellen, sollten Sie sich einige wichtige Fragen zum Zweck und Aufbau des Events stellen. Sie können Ihre Antworten notieren und bei der Budgeterstellung wieder darauf zurückgreifen.Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Eventplanung bedenken sollten:
Was möchten Sie mit diesem Teamevent erreichen?
- Möchten Sie zum Beispiel Topperformer motivieren, die Beziehungen in Teams verbessern oder die Arbeit an einem bestimmten Projekt/einer bestimmten Aufgabe vorantreiben?
- Für ein Team-Event oder -Trip gibt es viele gute Gründe. Sie suchen Inspiration für Ihr Event, damit Sie die gewünschten Ziele auch wirklich erreichen? Werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen Event-Arten in unserem Leitfaden zur Planung eines Unternehmensevents.
Wer nimmt an dem Event teil?
- Wer muss an dem Event teilnehmen? Dies hängt davon ab, was Sie mit dem Event erreichen möchten.
- Wenn das Event für ein bestimmtes Projekt stattfindet, dann müssen vielleicht nur diejenigen teilnehmen, die an dem Projekt arbeiten werden.
- Besteht das Ziel hingegen darin, die Zusammenarbeit im Team zu fördern, dann sollten so viele Teammitglieder wie möglich dabei sein. Das kann auch bedeuten, dass Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Funktionen, Bereichen und Regionen einladen und das Budget dementsprechend anpassen müssen.
?)
Organisieren Sie Ihr nächstes Firmenevent ganz einfach mit TravelPerk.
Wie werden Sie den Erfolg des Events messen?
- Unternehmensevents können eine Vielzahl an Vorteilenmit sich bringen: Sie können z. B. Beziehungen im Team verbessern, Mitarbeitende inspirieren und anerkennen sowie die Mitarbeitermotivation und -bindung erhöhen.
- Legen Sie die Vorteile fest, die für Sie am wichtigsten sind, und überlegen Sie sich, wie Sie den Erfolg im Anschluss an das Event messen können.
- Sie könnten beispielsweise nach dem Event Umfragen senden oder Daten zu wichtigen Kennzahlen (z. B. Mitarbeitermotivation und sogar ROI) erfassen.
Konnten Sie aus früheren Events wichtige Lehren ziehen, die Sie für das anstehende Event berücksichtigen sollten?
Stellen Sie sicher, dass das geschätzte Budget für Ihr kommendes Event so akkurat wie möglich ist, indem Sie einen Blick auf vergangene Events werfen. Zum Beispiel:
- Wie hoch war das Budget für Ihre vorherigen Events?
- Wurde bei früheren Events jemals das Budget überschritten?
- Wenn bei früheren Events das Budget überschritten wurde, in welchen Bereichen könnten Sie diese Kosten reduzieren?
- Haben Sie Ihre Ziele bei früheren Events erreicht (je nach erfassten Kennzahlen und Mitarbeiterumfragen)?
- Falls nicht, was können Sie bei künftigen Events anders machen? Gibt es Bereiche, denen Sie dieses Mal ein höheres Budget zuweisen sollten?
Worauf können Sie bei Ihrem Event keinesfalls verzichten? Und was wäre nur eine nette Zugabe?
- Durch die Bestimmung Ihrer Must-haves und Nice-to-haves bekommen Sie einen besseren Überblick darüber, in welchen Bereichen Sie Abstriche machen könnten.
- Zu den Must-haves gehören beispielsweise Catering, Unterkunft und die Location, während Nice-to-haves Dekorationen, Geschenke, teure Unterhaltung etc. sein könnten.
- Wenn das Budget knapp ist, sollten Sie sich überlegen, wo Sie Kompromisse eingehen können. Wenn Ihre Wunsch-Location zu teuer ist, kommt vielleicht eine günstigere Alternative in Frage?
Was tun Sie, wenn etwas schiefgeht?
- Wie können Sie sich auf unerwartete Probleme vorbereiten (Probleme beim Transport, schlechtes Wetter, gesundheitliche Probleme)?
- Wie viel können Sie bei der Budgeterstellung für Notfälle beiseite legen?
?)
Was gehört in ein Eventbudget?
Wenn Sie Ihr Eventbudget planen, müssen Sie alle Kosten berücksichtigen. Damit Sie nichts Wichtiges übersehen, können Sie eine Checkliste oder Vorlage verwenden, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Kosten erfassen.Für Ihr Event müssen Sie vermutlich verschiedene Arten von Kosten bedenken, einige davon sind Fixkosten, während andere variieren können. Fixkosten bleiben gleich und lassen Sie im Vorfeld schnell vorhersagen (zum Beispiel die Saalmiete für die Location). Andere Kosten hängen hingegen von der Anzahl der Teilnehmenden ab (zum Beispiel das Catering).Deswegen müssen Sie ein festes Datum festlegen, bis wann die eingeladenen Personen ab- oder zusagen müssen. Dann wissen Sie, wer kommt und wie viel Sie vom Budget einplanen müssen (aber seien Sie auf das Unerwartete vorbereitet).Hier sind einige Kosten, die Sie bei der Planung von Veranstaltungen jeder Größenordnung – von Offsite-Event, Retreat oder Teambuilding-Event – berücksichtigen sollten:
Transport und Unterkunft
Planen Sie ein persönliches Treffen? Findet Ihr Event außerhalb des Firmengeländes statt? Sind Ihre Mitarbeitenden auf mehrere Standorte verteilt? Arbeiten Ihre Teammitglieder von zu Hause aus? Planen Sie einen besonderen Retreat? All dies müssen Sie bedenken, wenn Sie die Kosten für Transport und Unterkunft planen. Fragen Sie sich:
- Wer muss zum Event anreisen?
- Wie werden die Teilnehmenden anreisen (Flugzeug, Zug, Auto etc.)?
- Wie viele Personen benötigen eine Unterkunft?
- Welche Optionen haben Sie bezüglich der Unterkunft (Hotels, Airbnbs etc.)?
- Können Sie Rabatte für Gruppenbuchungen oder Firmenrabatte in Anspruch nehmen?
- Was sind die Prioritäten im Hinblick auf den Transport und die Unterkunft: Geld sparen, Zeit sparen (Unterkunft nah an der Location) und/oder individuelle Präferenzen?
- Wie gehen Sie mit unerwarteten Umständen um (z. B. verspätete Flüge)?
Location
Die Kosten für die Location spielen natürlich auch eine wichtige Rolle. Um diese genau zu ermitteln, müssen Sie natürlich wissen, wie viele Personen an dem Event teilnehmen werden. Denn manche Locations wie Restaurants erheben eine Gebühr pro Kopf. Diese Kosten können je nach Teilnehmerzahl variieren. Wenn Sie einen Konferenzraum oder Saal buchen, dann wird vielleicht eine feste Gebühr erhoben. Trotzdem müssen Sie die Teilnehmerzahl wissen, um sicherzustellen, dass alle in den Raum passen und die Raumkapazität nicht überschritten wird.
Verpflegung
Es gibt zwei Möglichkeiten: Die Location stellt die Verpflegung oder Sie müssen selbst einen Catering-Service organisieren. Um die Kosten für die Verpflegung zu ermitteln, müssen Sie die Teilnehmerzahl und die Art des Events (Galadinner vs. lässiges Get-together) berücksichtigen.Erkundigen Sie sich auch nach Lebensmittelallergien und anderen besonderen Ernährungsbedürfnissen und passen Sie das Menü dementsprechend an (z. B. vegetarisch, vegan, laktosefrei, religiöse Anforderungen etc.).
Aktivitäten und Unterhaltung
Damit Ihr Event unterhaltsam und ansprechend wird, müssen Sie Aktivitäten und ein Unterhaltungsprogramm planen.Dafür sollten Sie sich noch einmal vor Augen führen, welchen Zweck Sie mit dem Event erfüllen möchten. Zum Beispiel:
- Geht es bei dem Event in erster Linie um ein Projekt, dann können Sie sich bei der Unterhaltung auf das Minimum beschränken (planen Sie ein paar Icebreaker-Aktivitäten oder lustige Spiele, nachdem der wichtigste Teil des Events vorüber ist).
- Wenn es bei dem Event darum geht, dass die Teilnehmenden etwas lernen, dann sollten Sie beispielsweise in Erwägung ziehen, externe Redner:innen zu engagieren.
- Ist der Aufbau von Beziehungen das Ziel, dann buchen Sie Expert:innen im Teambuilding, die einige Icebreaker und andere Aktivitäten organisieren.
- Sind Motivation oder die Belohnung der Sinn und Zweck des Events, dann könnten Sie etwas mehr Geld vom Budget für die Unterhaltung einplanen und beispielsweise einen Musiker oder Comedian engagieren.
Deko und Geschenke
Dekoration und Geschenke dienen Teilnehmenden als Erinnerung an das Event. Wenn Sie über die verschiedenen Optionen nachdenken, sollten Sie auf jeden Fall die Kosten, die Vorlieben der Teilnehmenden und auch die Umweltauswirkungen berücksichtigen.Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie auch eine kurze Umfrage im Team durchführen. Natürlich könnten Sie auch etwas schenken, das die Teilnehmenden direkt beim Event nutzen können (z. B. wiederverwendbare Becher oder Trinkflaschen, Notizblöcke und Stifte). Dies sind nützliche Geschenke, die ebenfalls die Nachhaltigkeit fördern.
Eventmarketing
Events sind eine gute Möglichkeit für internes und externes Marketing/Branding. Jemand könnte Ihr Event vielleicht livestreamen, filmen oder darüber in den sozialen Medien posten. Wenn Sie ein großes Event planen, könnten Sie Ihr Marketing-Team damit beauftragen, ein paar eventspezifische Hashtags zu erstellen, um die nutzergenerierten Inhalte von Ihren Mitarbeitenden zu steigern.Aber bedenken Sie, dass zusätzliche Kosten für das Eventmarketing anfallen könnten, zum Beispiel Ausleihgebühr für Equipment oder Anbieter (z. B. Foto- oder Videografen).
Logistisches
Zu guter Letzt müssen Sie auch die Kosten für Logistisches bedenken, wie Genehmigungen, Ausrüstung, Dekorationen, Reinigung etc. All diese Kosten müssen Sie in Ihrem Budget berücksichtigen.
?)
So behalten Sie den Überblick über die Ausgaben in Ihrem Eventbudget
Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl variierender Kosten zu berücksichtigen. Die Kosten hängen stark von der Teilnehmerzahl ab. Wenn Sie hier also einen Kalkulationsfehler machen oder sich etwas in letzter Minute ändert, kann das Budget schnell aus der Kontrolle geraten.Keine Sorge. Mit einer Eventtechnologielösung oder Event-App können Sie die Ausgaben im Blick behalten. Für Unterstützung bei der Ausgabenverfolgung sollten Sie diese Liste der
Unser ausgefeiltes Reporting-Dashboard stellt wichtige Daten visuell dar, darunter die buchende Person, die Transportmittel, Art der Buchung, Stornierungen, erstattungsfähige Mehrwertsteuer und mehr. So verschaffen Sie sich im Handumdrehen einen Überblick über die eigentlichen Kosten und können diese den Stakeholdern vorlegen.Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit TravelPerk Events Ihr Eventbudget verwalten können?
10 besten Managementlösungen zur Ausgabenverfolgung
zurate ziehen.Wenn Sie konkret Unterstützung bei der Verfolgung von Reise- und Eventkosten benötigen, ist TravelPerk
vielleicht genau das Richtige. Entdecken Sie die Buchungssoftware für Geschäftsreisen, mit der Sie das gesamte Budget an einem zentralen Ort verwalten können.Unsere umfangreichen Reportinglösungen
und unsere All-in-one-Eventmanagementplattform TravelPerk Events
bieten Ihnen im Handumdrehen Zugriff auf wichtige Daten, wie Reisekosten. Bei der Erstellung eines Events auf der Plattform können Sie dieses mit einem Label versehen (z. B. „HR-Team-Retreat“). Dann können Sie alle mit diesem Event zusammenhängenden Kosten in Echtzeit, in Form eines Berichts, einsehen.Unser ausgefeiltes Reporting-Dashboard stellt wichtige Daten visuell dar, darunter die buchende Person, die Transportmittel, Art der Buchung, Stornierungen, erstattungsfähige Mehrwertsteuer und mehr. So verschaffen Sie sich im Handumdrehen einen Überblick über die eigentlichen Kosten und können diese den Stakeholdern vorlegen.Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit TravelPerk Events Ihr Eventbudget verwalten können?
Buchen Sie noch heute eine personalisierte Live-Demo
.
?)
Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
- Erleben Sie unsere Plattform in Aktion. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf TravelPerk. Es vereinfacht die Verwaltung von Geschäftsreisen durch mehr Flexibilität, volle Kontrolle über die Ausgaben mit einfachen Berichten und Optionen zum Ausgleich Ihres ökologischen Fußabdrucks.
- Hier finden Sie Hunderte von Ressourcen rund um das Thema Geschäftsreisen, von Tipps für nachhaltigeres Reisen bis hin zu Ratschlägen für die Erstellung einer Geschäftsreise Richtlinie und die Verwaltung Ihrer Ausgaben. Unsere neuesten E-BooksundBlog-Beiträgehaben für Sie alle Infos.
- Verpassen Sie nie wieder ein Update. Bleiben Sie mit uns auf sozialen Netzwerkenin Kontakt, um die neuesten Produktveröffentlichungen, bevorstehende Veranstaltungen und druckfrische Artikel zu erhalten.