Vous devez organiser un séminaire hors site pour votre entreprise ?Les gestionnaires d’événements et les responsables administratifs savent que tout événement d’entreprise peut représenter un défi de taille en matière d’organisation. C’est d’ailleurs peut-être la première fois depuis longtemps que votre entreprise décide d’organiser un séminaire hors site. Voire la première fois tout court.Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont réparties sur plusieurs sites et leurs équipes ont l’habitude de travailler à distance. Il devient alors essentiel d’organiser de temps en temps des rencontres en personne pour renforcer la culture d’entreprise.Les séminaires hors site peuvent impliquer un grand nombre de déplacements à gérer, car les participants viennent de différents endroits. Planifier un tel événement peut donc rapidement devenir un casse-tête.Mais ne vous inquiétez pas, ce type d’événement est en fait assez courant. La plupart des responsables administratifs que nous avons interrogés dans le cadre de l’enquête statistique de TravelPerk sur le renforcement de la cohésion d’équipe déclarent organiser des rencontres tous les mois, et 36 % d’entre eux planifient actuellement un séminaire hors site.Le processus de planification peut d’ailleurs être relativement simple. Voici huit questions à vous poser afin de vous assurer que votre séminaire se déroule au mieux et laisse des souvenirs positifs aux participants.

Commencez par définir vos objectifs et assurez-vous de bien comprendre la raison d’être de l’événement. Cette étape est particulièrement importante si vous essayez de convaincre les parties prenantes d’allouer un budget supplémentaire à son organisation.Il existe de nombreuses bonnes raisons d’organiser un événement hors site ou un séminaire d’entreprise, qu’il s’agisse de renforcer les relations au sein de vos équipes, d’encourager le travail d’équipe, de récompenser les bonnes performances ou d’accroître l’engagement et le moral de l’équipe.L’engagement des collaborateurs peut avoir un effet incroyable sur la réussite globale d’une entreprise. En effet,

selon Gallup

, les équipes fortement engagées réalisent de meilleures performances, avec notamment une productivité supérieure de 14 % et un taux d’absentéisme inférieur de 81 %. Accroître l’engagement est une excellente motivation pour organiser un événement hors site.

Selon McKinsey

, 55 % de l’engagement des collaborateurs est motivé par la reconnaissance non financière, et les séminaires d’entreprise peuvent jouer un rôle important dans cette reconnaissance.

Une fois que vous avez fixé vos objectifs, demandez-vous qui doit participer à l’événement. Vous pouvez inviter une équipe entière, plusieurs équipes ou même toute l’entreprise, en fonction du lieu du séminaire et des activités qui s’y dérouleront.Lorsque vous décidez qui inviter, demandez-vous si l’objectif de l’événement est de récompenser des équipes ou des niveaux spécifiques ou d’accomplir des tâches en particulier, et si vous devrez coordonner les participants autour d’un lieu unique.Veillez à demander aux invités de confirmer leur venue longtemps à l’avance, afin de connaître le nombre de participants. C’est important pour réserver les lieux, les activités et les repas. En utilisant une plateforme tout-en-un de gestion de voyages et d’événements, vous pouvez suivre l’évolution des confirmations et envoyer un rappel aux personnes qui n’ont pas encore répondu. Vous pouvez également communiquer facilement tout changement apporté au programme de l’événement.

Une fois que vous aurez défini vos critères de réussite, vous pourrez les mesurer pendant ou après l’événement.Par exemple, si l’un de vos objectifs est de nouer des relations au sein de vos équipes, vous pouvez envoyer une enquête de suivi après l’événement, en demandant aux membres de l’équipe si le séminaire leur a permis de rencontrer au moins un nouveau collègue (c’est ce que nous faisons chez TravelPerk).

Chaque événement apporte son lot d’enseignements. Si vous avez déjà organisé des séminaires d’entreprise, n’hésitez pas à revoir les notes que vous avez prises alors.Vous y trouverez peut-être des erreurs à éviter. Par exemple, la dernière fois, des imprévus vous ont peut-être obligé à dépasser votre budget. Vous pouvez donc créer un fonds de réserve pour la prochaine fois. Certains soucis logistiques peuvent aussi être évités grâce à une planification stratégique et à un processus de résolution de problèmes. Par exemple, n’oubliez pas d’établir les règles de base de l’événement et de prévoir suffisamment de pauses et de temps libre pour permettre aux participants de se détendre.N’hésitez pas non plus à tirer les leçons de vos réussites. Une activité en particulier a-t-elle plu à tout le monde lors du dernier événement ? Dans ce cas, pourquoi ne pas la refaire ?

Un séminaire hors site a un coût, mais avec quelques ajustements, il est possible d’organiser un événement exceptionnel malgré un budget limité.Commencez par dresser une liste des éléments indispensables et de ceux dont vous pouvez vous passer. Réduire votre budget dans un domaine vous permettrait-il de l’augmenter ailleurs ? Par exemple, seriez-vous prêt à choisir un lieu de réception moins cher afin de pouvoir engager un artiste célèbre ?Concernant le transport, même s’il existe des moyens de réduire les coûts, vous devez vous assurer que tout le monde voyage dans de bonnes conditions. Avec une plateforme comme TravelPerk, vous pouvez rechercher des

réductions sur les voyages d’affaires

, afin d’économiser de l’argent tout en réservant des options de qualité.

Établir un budget est une étape importante dans la planification d’un séminaire d’entreprise. Vous devez calculer approximativement le montant que vous dépenserez pour chaque partie de l’événement : voyage et hébergement, réservation d’activités, repas et boissons, animation pour les activités de renforcement de la cohésion d’équipe, marketing, etc.

Réfléchissez bien au moment où vous prévoyez votre événement hors site. Il faut que le maximum de participants soit disponible. Évitez les périodes de forte activité pour votre entreprise et votre secteur (comme la fin d’un trimestre), ainsi que les vacances ou d’autres périodes spécifiques.Si vous prévoyez un événement en plein air, tenez compte des conditions météorologiques pour éviter tout problème, en particulier si le site est exposé à des températures extrêmes.Essayez de choisir un lieu divertissant, pratique et intéressant pour tout le monde, et qui soit bien adapté aux activités que vous avez prévues. Consultez nos listes des

meilleurs lieux en Europe

.

Existe-t-il d’autres moyens de motiver vos collaborateurs à participer à l’événement ?Pour rendre votre séminaire attrayant, assurez-vous de choisir un programme d’activités divertissant et veillez à ce que les participants en retirent des éléments concrets, qu’il s’agisse d’enseignements précieux, d’une évolution de carrière ou simplement de souvenirs agréables.Si vous ne savez pas exactement à quel type d’événement les membres de votre équipe préféreraient participer, n’hésitez pas à lancer un sondage pour recueillir leur avis.

Organiser un séminaire d’entreprise peut sembler intimidant, mais ne vous laissez pas décourager. Si vous créez un processus organisé et réfléchissez à toutes les éventualités, vous pouvez créer un événement qui répondra aux objectifs de votre entreprise, tout en restant dans les limites de votre budget.Maintenant que vous avez jeté les bases de votre prochain événement hors site, vous pouvez passer aux étapes suivantes et commencer à créer votre programme. Et si vous cherchez un outil convivial pour vous aider à réserver et à coordonner les déplacements pour votre événement, jetez un coup d’œil à TravelPerk Events. Grâce à cette plateforme, vous pouvez partager des informations importantes sur l’événement et obtenir des mises à jour en temps réel sur les changements. Vous gérez ainsi la logistique et la communication de votre séminaire en un seul endroit, sans avoir à utiliser plusieurs outils. Vous pouvez également réserver des transports et des hébergements en accédant au plus grand catalogue de voyages au monde.