Défrayer les déplacements professionnels d’un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel fait partie des obligations de l’entreprise. Si vous êtes administrateur et que vous gérez les dépenses de votre organisation, vous savez à quel point le pilotage optimal des frais professionnels est indispensable pour réduire les coûts de votre société. Or, l’indemnisation kilométrique comporte de nombreuses subtilités législatives et réglementaires et peut devenir complexe lorsqu’on n’en maîtrise pas tous les tenants et les aboutissants. Comment calculer l’indemnité kilométrique et à quels critères répond-elle ? Retrouvez dans cet article toutes les informations dont vous avez besoin pour simplifier vos démarches et être en règle avec la loi.
Comment fonctionne l’indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique vise à dédommager les employés, cadres et dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer une mission professionnelle. Les frais professionnels relatifs à cet usage sont pris en charge par l’entreprise à condition d’apporter toutes les preuves de ces dépenses au service comptable pour le remboursement (tickets, factures, etc.).
Sur quels trajets les salariés peuvent-ils réclamer une indemnisation kilométrique ?
Les indemnités kilométriques sont valables pour tous les déplacements professionnels au départ de la compagnie, tels qu’une visite chez un client, une tournée de prospection ou encore une livraison. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont donc pas éligibles au remboursement kilométrique.
Une exception existe néanmoins pour un trajet domicile-travail lorsque le salarié habite par exemple en zone rurale ou qu’il travaille en horaires décalés. Dans ces cas de figure, il peut être contraint de prendre son véhicule personnel pour son activité professionnelle, car les transports en commun sont absents ou que ces derniers ne desservent pas la société.
Notez que si le travailleur bénéficie d’un véhicule de fonction, les indemnités kilométriques ne s’appliquent pas.
Comment calculer le montant de l’indemnité kilométrique en France pour 2023 ?
Le remboursement kilométrique s’appuie sur le barème kilométrique établi par l’administration fiscale de l’URSSAF (et utilisé pour remplir la déclaration de revenus). Ce dernier tient compte de la puissance du moteur et du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule concerné. Découvrez comment évaluer l’indemnisation kilométrique pour différents moyens de locomotion en vous référant à ces grilles de déduction forfaitaire.
Barème de l’indemnité kilométrique applicable aux voitures
L’indemnisation kilométrique concerne une voiture (hors véhicules électriques) ? Le montant du remboursement des frais engagés s’appuie sur la grille suivante.
Puissance administrative
Jusqu’à 5 000 km
5 001 à 20 000 km
Plus de 20 000 km
3 CV et moins
0,529 € x d (distance)
(0,316 € x d) + 1 065
0,370 € x d
4 CV
0,606 € x d
(0,340 € x d) + 1 330
0,407 € x d
5 CV
0,636 € x d
(0,357 € x d) + 1 395
0,427 € x d
6 CV
0,665 € x d
(0,374 € x d) + 1 457
0,447 € x d
7 CV et plus
0,697 € x d
(0,394 € x d) + 1 435
0,470 € x d
Interprétation : si vous parcourez 4 200 kilomètres dans l’année à titre professionnel avec une voiture de 5 CV, l’indemnité équivaut à : IK 2023 = 4 200 km x 0,636 € = 2 671,20 €.
En revanche, si vous passez la limite de 5 000 kilomètres par an en parcourant, par exemple, 5 500 kilomètres, c’est la méthode suivante qui s’applique : IK 2023 = (5 500 km x 0,357 €) + 1 395 = 3 358,5 €.
Barème des indemnités kilométriques applicable aux deux-roues
L’indemnité de frais kilométriques concerne une moto ? Utilisez le tableau ci-dessous pour effectuer votre calcul.
Puissance administrative
Jusqu’à 3 000 km
De 3 001 à 6 000 km
Plus de 6 000 km
1 ou 2 CV
0,395 € x d (distance)
(0,099 € x d) + 891
0,248 € x d
De 3 à 5 CV
0,468 € x d
(0,082 € x d) + 1 158
0,275 € x d
Plus de 5 Cv
0,606 € x d
(0,079 € x d) + 1 583
0,343 € x d
Interprétation : si vous roulez 2 500 kilomètres à titre professionnel avec un deux-roues de 4 CV, l’indemnité équivaut à : 350 km x 0,468 € = 163,8 €.
Barème de l’indemnité kilométrique applicable aux cyclomoteurs
Le remboursement des frais kilométriques concerne un scooter ? Référez-vous à cette grille pour calculer le montant adéquat.
Puissance administrative
Jusqu’à 3 000 km
De 3 001 à 6 000 km
Plus de 6 000 km
50 cc et moins
0,315 € x d (distance)
(0,079 € x d) + 711 €
0,198 € x d
Interprétation : si vous parcourez 1 000 kilomètres à titre professionnel avec une motocyclette, l’indemnité équivaut à : 1 000 km x 0,315 € = 315 €.
Notez que le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % s’il s’agit d’un moyen de locomotion électrique.
Bon à savoir : le « forfait mobilités durables » qui peut remplacer les indemnités kilométriques, mais qui n’est pas obligatoire, est autorisé dans la limite de 500 € par an et par salarié pour les véhicules suivants : vélo personnel, covoiturage (passager et conducteur), transports publics (hors abonnement) services de mobilité partagée. Cette allocation forfaitaire est exonérée de cotisations sociales. C’est un moyen de valoriser les démarches plus écologiques engagées par les entreprises.
Que couvrent les indemnités kilométriques ?
Le montant forfaitaire appliqué couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses liées aux pneumatiques, ainsi que les frais de carburant. Le coût de l’assurance annuelle de l’auto est également pris en compte dans l’indemnité.
Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans le remboursement des frais kilométriques ?
Les frais de péage et de parking lors de l’utilisation d’un véhicule ne sont pas englobés dans l’indemnisation kilométrique. Ils font l’objet d’une note de frais à part au même titre que l’addition lors d’un déjeuner professionnel. Leurs justificatifs doivent être conservés précieusement pour que l’employé obtienne le remboursement du montant des frais de déplacement.
Remboursement kilométrique : Comment ça se passe ?
Pour pouvoir profiter de l’indemnité kilométrique, l’employé ou le dirigeant doit être propriétaire du véhicule qui figure sur la carte grise (cela ne fonctionne donc pas si vous faites du covoiturage et que vous n’utilisez pas votre propre moyen de locomotion). Les justificatifs suivants sont également demandés pour la prise en charge des frais kilométriques :
- l’objet du déplacement ;
- la date ;
- la distance parcourue en kilomètres ;
- la puissance fiscale du véhicule.
De même, le conducteur doit attester ne pas transporter dans son véhicule un autre collaborateur bénéficiant lui aussi de cette indemnité pour les mêmes dates.
L’exonération de l’indemnisation kilométrique versée aux salariés, dans la limite des barèmes fiscaux, est possible dès lors que l’employeur apporte la preuve que le salarié est contraint de se servir de son véhicule personnel à des fins professionnelles. Pour les déplacements professionnels au départ de l’entreprise, l’organisation doit justifier l’existence de ces déplacements et le nombre exact de kilomètres parcourus.
Quant au salarié bénéficiant des indemnités kilométriques pour ses trajets entre le domicile et le lieu de travail, les informations justificatives qui doivent être fournies correspondent :
- au moyen de transport utilisé par le collaborateur avec la photocopie de la carte grise ;
- à la distance effective domicile/travail (déclarée par l’employé et vérifiée par la structure) ;
- à la puissance fiscale du véhicule (indiquée sur la carte grise) ;
- au nombre de trajets réalisés par mois.
Vous connaissez maintenant les règles à respecter ainsi que le barème pour calculer l’indemnité kilométrique. Le traitement des frais kilométriques peut vite devenir un casse-tête pour les administrateurs, surtout lorsqu’il s’ajoute aux autres dépenses liées aux voyages d’affaires à piloter.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions professionnelles pour vous simplifier la tâche et garder le contrôle sur tous les frais de déplacement de vos collaborateurs. Vous souhaitez en savoir plus ? Réservez une démo avec TravelPerk pour voir comment économiser du temps et de l’argent sur la gestion des voyages d’affaires.
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