Guide complet sur les politiques de voyages d'entreprise

Les gestionnaires de voyages et les responsables financiers savent à quel point la gestion des déplacements professionnels peut s’avérer compliquée. Pour assurer la sécurité de vos voyageurs et garantir qu’ils réservent des options rentables dans les limites du budget, il est judicieux de mettre en place une politique bien organisée pour réglementer la façon dont ils voyagent.Si votre politique actuelle en matière de voyages d’affaires ne fonctionne pas, vous vous demandez peut-être ce qui ne va pas.Pourquoi les voyageurs réservent-ils fréquemment des voyages d’affaires ne respectant pas la politique ? Peut-être ne connaissent-ils pas les règles, ou peut-être le processus ne fonctionne-t-il pas comme il le devrait ? Comment pouvez-vous rationaliser votre politique pour améliorer la conformité ?Si vous pensez que votre politique actuelle pourrait être améliorée, vous pouvez envisager de mettre en place une politique de voyage flexible. En ajoutant une certaine « marge de manœuvre » aux règles, vous pouvez vous assurer que les voyageurs bénéficient des meilleures offres et que votre politique est adaptée aux besoins de votre organisation.Poursuivez votre lecture pour découvrir qu'est ce qu'une politique de voyage flexible et comment vous pouvez les mettre en œuvre dans votre entreprise.

Si votre entreprise a une politique de voyage stricte, cela signifie que les voyageurs doivent respecter des règles fixes lorsqu’ils réservent un voyage, quoi qu’il arrive. 
Par exemple, la politique peut imposer un budget maximum strict pour les vols intérieurs ou internationaux ou les réservations d’hébergement, et elle peut contenir des règles fixes sur les types de transports à utiliser ou les dépenses qui peuvent être remboursées. Elle peut également prévoir des règles concernant les billets et vols flexibles, les tarifs de première classe par rapport aux tarifs économiques de base, les politiques d’annulation ou les compagnies aériennes spécifiques à utiliser. En outre, elle peut contenir des règles concernant l’assurance voyage ou les billets aller-retour. Les organisations qui doivent limiter leurs coûts optent souvent pour une politique de voyage stricte.A l'inverse, une politique de voyage flexible permet une plus grande autonomie lors de la réservation de voyages d’affaires. Les voyageurs peuvent opter pour les compagnies aériennes et hôtels de leur choix, et bénéficier ainsi d’une plus grande flexibilité vis-à-vis du coût du voyage en fonction de la saison et d’autres facteurs.

La pandémie de COVID-19 a permis à de nombreuses personnes et entreprises de réaliser l’importance de la flexibilité dans les voyages. Elle a en effet mis en évidence la rapidité avec laquelle les conditions du secteur des voyages et les offres de voyage peuvent changer en raison d’événements extérieurs. D’une manière générale, la flexibilité permet aux voyageurs de « réfléchir à tête reposée » et de prendre la meilleure décision en fonction des circonstances du moment.Bien que,

selon les données de TravelPerk

, l’inflation des prix des voyages se soit stabilisée depuis le deuxième trimestre de 2023, les coûts continuent de fluctuer au fil du temps. Des circonstances inattendues peuvent entraîner des changements de prix et de disponibilité qui rendent difficile ou peu pratique le respect d’une politique de voyage fixe.Par exemple, si une politique de voyage n’autorise les voyageurs à réserver des billets d’avion qu’auprès d’une compagnie aérienne spécifique, celle-ci peut soudainement augmenter ses prix ou annuler tous ses vols un jour donné, alors que de nouveaux vols avec enregistrement de dernière minute sont disponibles sur d’autres compagnies aériennes. Les voyageurs ne peuvent donc pas atteindre leur destination à temps et dans les limites de leur budget sans enfreindre la politique.

Grâce à des politiques de voyage flexibles, les voyageurs peuvent choisir les meilleures options basées sur des données de voyage en temps réel. Cela a son importance, car les prix des voyages fluctuent dans le temps, en fonction de la saison et de la date de départ. Par exemple, une limite de prix qui a du sens en hiver peut ne pas en avoir en été, lorsque les prix sont plus élevés.Les politiques de voyage dynamiques et automatisées s’adaptent aux conditions actuelles du marché. Elles garantissent que les voyageurs réservent des tarifs raisonnables tout en tenant compte des fluctuations des prix.

Si vous connaissez la

méthodologie lean start-up

, vous avez peut-être déjà entendu parler du cycle d’expérimentation et d’itération d’un produit pour l’améliorer. La même méthodologie peut être appliquée à n’importe quel problème ou processus commercial, y compris les politiques de réservation de voyages.Pour élaborer la meilleure politique de voyage possible, il convient d’observer ce qui fonctionne et de procéder à des ajustements au fil du temps pour améliorer la conformité. Il est également utile d’avoir accès à des données antérieures, afin de comprendre les tendances et les fluctuations des prix des voyages.

TravelPerk

est une solution technologique tout-en-un pour la réservation de voyages d’affaires, avec une interface logicielle moderne et un flux de travail convivial. Les entreprises l’utilisent pour obtenir les meilleurs tarifs hôteliers et des

réductions sur les voyages d’affaires

afin de réaliser des économies, de remplir leurs

obligations de diligence

, de gérer le

développement durable et la compensation des émissions de carbone

, de rationaliser la gestion des dépenses, de bénéficier facilement de

réservations flexibles

et d’annuler ou de réserver à nouveau avec des frais de modification minimes, et bien d’autres avantages.Les clients de TravelPerk peuvent également utiliser la plateforme pour créer des

politiques de voyage et des flux de travail automatisés

. Les voyageurs peuvent effectuer des réservations de manière indépendante et pourront facilement respecter leur budget sans qu’il soit nécessaire de solliciter les gestionnaires, car les politiques sont intégrées directement dans la plateforme lorsqu’ils effectuent leurs réservations. Cela se traduit par un respect de la politique à plus de 90 % et par une diminution des réservations hors politique.