Votre problème est peut-être simple. Si votre politique est complètement obsolète, il n’est pas étonnant que votre entreprise ne puisse pas la respecter.Voici quelques raisons fréquentes pour lesquelles vous devriez peut-être réécrire votre politique de voyage d'entreprise ou mettre à jour les paramètres automatisés sur votre outil de réservation.La mise à jour de votre politique est un exercice d’équilibre. Comme il implique de nombreuses parties prenantes, il n’est pas recommandé de le faire trop souvent. Mais votre politique devra s’adapter à la croissance et à l’évolution de votre entreprise. Gardez cela en tête !

Vous devriez noter quand et pourquoi les personnes réservent en dehors de la politique et conserver un registre En utilisant un logiciel qui comprend les fonctionnalités ci-dessus, vous pourrez suivre automatiquement les problèmes de non-conformité de votre politique.Le suivi des réservations qui ne respectent pas la politique vous aidera à comprendre si votre politique est fautive, et pas seulement vos collègues. Ainsi, vous pourrez connaître le pourcentage de voyages qui ne respectent pas la politique et commencer à trouver les causes et les tendances des problèmes de non-conformité.Par exemple, disons que vous constatez que les voyages de l’entreprise ne respectent qu’à 70 % la politique et que parmi les 30 % restants, la majorité des problèmes concerne les voyages de dernière minute qui sont nécessaires pour servir les clients. Dans ce cas, il vous faudra peut-être simplement changer ces voyages de catégorie et créer une politique distincte pour ceux-là afin qu’ils ne faussent pas vos données. Les réservations en dehors de la politique de voyage comprennent souvent :Toutefois, si vous constatez que certaines équipes ou personnes réservent sans raison en dehors de la politique, vous savez alors avec qui vous devrez avoir une discussion.

Si vous ne disposez pas déjà d’un outil de réservation qui permet aux voyageurs de faire leurs propres réservations dans le cadre de la politique, il est temps de l’envisager. Lorsque votre politique est intégrée dans le processus de réservation, les voyageurs ont la liberté de choisir l’itinéraire et l’expérience qu’ils souhaitent tout en respectant le budget.Si vous n’autorisez pas l’auto-réservation, il est plus probable que les voyageurs réservent en dehors de l’outil ou du processus approuvé.Par exemple, si vous utilisez une agence de voyages qui oblige vos employés à les appeler pour réserver un voyage et leur faire part de leurs préférences, tous vos employés ne le feront pas. La plupart des gens sont habitués à réserver leurs propres voyages pour les vacances. Ils seront frustrés de devoir faire plusieurs fois appel à un agent pour étudier les différentes options, et finiront de toute façon par réserver de leur côté. Mais si vous ne disposez pas de l’outil approuvé pour l’auto-réservation, ils utiliseront un site web grand public et il sera très difficile pour votre équipe administrative de gérer le suivi.

L’auto-réservation n’est pas la seule chose que les voyageurs souhaitent.Ils abandonneront également votre outil de voyage d’affaires au profit d’options proposant une meilleure expérience utilisateur (UX) ou des meilleures options pour leurs voyages. Si vous utilisez un logiciel de voyage mal conçu, sur lequel il est difficile de naviguer ou pas du tout convivial, vos voyageurs ne l’utiliseront pas pour réserver leur voyage. Tout voyage qui n’est pas réservé avec votre outil approuvé ne respecte pas la politique.Au lieu de lutter contre vents et marées,

choisissez un outil de voyage que vos employés adorent.

Lorsque vos employés effectuent leurs réservations à l’aide d’un seul outil, il est beaucoup plus facile de gérer vos processus administratifs et financiers. De plus, vous pouvez collecter des données sur les dépenses de voyage et le respect de la politique afin de découvrir les tendances et les problèmes au lieu d’avoir à les deviner.Un bon outil de voyage d’affaires devrait comporter…