Si une politique de voyage est sans aucun doute bénéfique pour votre entreprise, elle se doit avant toute chose de l'être pour vos employés. En prenant en considération les besoins de vos employés, vous aurez plus de chance d’établir une politique de voyages qui leur sera utile.Et pour cela, deux étapes essentielles doivent d’être suivies :Si vous recherchez des détails sur le meilleur format à adopter, consultez notre

modèle de politique de voyage d'entreprise.

Jetons maintenant un œil au processus de rédaction d'une politique efficace. Vous devez d’abord définir les objectifs et les priorités, impliquer les parties prenantes importantes, et examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre politique actuelle.

Votre politique est-elle obsolète ou vous n’en possédez pas une?Avant de personnaliser un modèle, il est judicieux d'examiner ce qui fonctionne ou pas avec votre politique et vos procédures actuelles. La première réunion sur le sujet peut être un bon moment pour impliquer les parties prenantes.

Déterminez les deux ou trois principaux objectifs de mise à jour de votre politique, comme répondre aux besoins d'une équipe en pleine croissance. N’hésitez pas à vous inspirer des quelques exemples d’objectifs ci-dessous pour rédiger votre politique de voyage :

La taille et l'organisation de votre entreprise détermineront qui doit approuver votre nouveau modèle de politique de voyage. Gardez à l’esprit que tout le monde est déjà bien occupé. Alors que certains acteurs seront impliqués tout au long du processus, d’autres n’auront pas beaucoup de temps à vous accorder. Pour plus d’efficacité, veillez donc à leur préparer une liste d’éléments qu’ils doivent vérifier ou approuver.Les personnes qui devraient aider à rédiger la politique de voyage ou approuver la version finale sont :La collaboration de tous ces acteurs sera essentielle pour créer une politique de voyage conforme qui réponde aux besoins de chacun. De ce fait, le choix des acteurs listés ci-dessus est également très important. Pour éviter de perturber le planning de chacun, organisez une réunion de lancement pour établir des objectifs, puis travaillez de manière indépendante sur la personnalisation du modèle. Si nécessaire, contactez individuellement les personnes concernées afin d’obtenir de l'aide sur certaines sections. Ensuite, organisez une réunion finale avec toutes les parties prenantes pour examiner la politique de voyage avant de la mettre en vigueur.

Avant de commencer à rédiger votre politique, vous voudrez également définir le style de gestion de voyages et le niveau de rigueur que vous souhaitez observer. Cela facilitera la prise d’autres décisions.Si les différents interlocuteurs travaillant sur le projet ne sont pas d'accord sur le style de gestion des voyages, il sera difficile de rédiger correctement une politique de voyage ou de configurer le processus d'approbation dans votre outil.

Il vous faut ensuite sélectionner les éléments à inclure dans votre politique. Nous avons préparé ci-dessous une petite liste des éléments de base, mais n’hésitez pas à consulter la section suivante pour plus de détails.La politique de frais de déplacement d’une PME inclura peut-être seulement quelques villes et itinéraires populaires où voyagent les employés, alors que celle d’une grande entreprise précisera sans doute les plafonds pour chaque grande ville et chaque itinéraire dans le monde.

La prochaine étape consiste à rédiger votre politique et à vous assurer qu'elle comprend tout ce qui précède. Obtenez l'approbation de toutes vos parties prenantes, pas uniquement celle des supérieurs. N'oubliez pas d'obtenir les commentaires d'un ou de plusieurs voyageurs fréquents pour vous assurer que le document est aussi clair et concis que possible.

Après avoir mis à jour votre politique de voyage, vous devez créer une version automatisée pour guider les réservations de voyage 24h/24. Une politique de voyage automatisée permet de valider des voyages au moment de la réservation en fonction de vos paramètres prédéfinis. Ces paramètres peuvent comprendre le coût maximal global par vol, le coût maximal pour certains itinéraires, etc. Vous souhaitez automatiser l’approbation des voyages au sein de votre entreprise ?Dans notre prochain article, nous mettons à votre disposition une politique de voyage que vous pourrez remplir avec vos propres informations pour rendre ce processus aussi rapide que possible.