Alors que les multinationales se diversifient et que les petites entreprises se mondialisent, de plus en plus de personnes sont amenées à voyager dans le cadre de leur travail. Quelle que soit la destination, les employeurs sont désormais davantage tenus d’analyser les risques encourus par leurs collaborateurs en voyage d’affaires, d’où l’importance prise par le thème de la sécurité.Les voyages d’affaires se déroulent généralement sans problème, mais un incident peut toujours survenir. Par conséquent, si vos collaborateurs voyagent pour des raisons professionnelles, vous devez assurer au mieux leur sécurité et leur indiquer la démarche à suivre en cas d’urgence.Pourtant, une

enquête de l’Association mondiale du voyage d’affaires (GBTA)

révèle des chiffres inquiétants : 46 % des voyageurs d’affaires britanniques et américains travaillent pour une entreprise ne disposant pas de politique de sécurité claire pour les voyages, et 22 % d’entre eux ne savent pas qui contacter en cas d’urgence à l’étranger. Il est donc indispensable pour votre entreprise de planifier et d’organiser correctement la sécurité des voyages d’affaires, et de fournir les informations utiles aux collaborateurs. 

Le devoir de diligence désigne la responsabilité légale et morale d’une entreprise d’assurer la sécurité de ses collaborateurs lorsqu’ils voyagent pour son compte. Toute personne morale doit pouvoir démontrer qu’elle a correctement respecté cette obligation de diligence en cas d’incident, qu’il s’agisse d’une crise majeure ou d’un banal accident. Dans le sillage de la pandémie de COVID-19, il n’est plus concevable de se passer d’une politique de diligence, même pour les petites entreprises. Les politiques de diligence font désormais partie intégrante de la

politique générale de voyage d’une entreprise

. Votre entreprise a peut-être prévu une règle interdisant de réserver des hôtels cinq étoiles, mais s’engage-t-elle à éviter que son personnel se rende dans des régions en proie à des troubles politiques ?Une politique de voyage incluant le devoir de diligence permet non seulement d’éviter les problèmes, mais aussi d’améliorer l’image de l’entreprise auprès de ses collaborateurs. Bien s’occuper de ses collaborateurs en voyages d’affaires comporte également un certain nombre d’avantages pour les employeurs.Lorsqu’un voyage se déroule sans encombre, la satisfaction des collaborateurs s’en retrouve renforcée, tout comme leur productivité. Cela permet non seulement de fidéliser le personnel, mais surtout de réduire les risques juridiques.La sécurité des voyages d’affaires, et plus particulièrement les politiques de diligence, doit être une thématique familière pour les gestionnaires de voyages, les administrateurs ou les équipes des ressources humaines. Pour les professionnels de ces secteurs souhaitant améliorer la prise en charge des collaborateurs et prendre l’initiative, créer ou repenser sa politique de diligence constitue un bon point de départ.En réalité, il n’a jamais été aussi facile de bénéficier de services et de conseils dans ce domaine : la plupart des

spécialistes des voyages d’affaires

incluent désormais le

devoir de diligence

dans leurs solutions.

Il existe plusieurs notions très similaires pour parler de la sécurité des voyages d’affaires. Faisons rapidement la distinction entre le « devoir de diligence » et la « gestion des risques liés aux voyages ». Ces deux termes sont souvent utilisés, à tort, de manière interchangeable.Le devoir de diligence désigne l’obligation morale et légale d’une entreprise d’assurer la sécurité de ses collaborateurs. Il rend les entreprises responsables de la santé et de la sécurité de leurs collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en voyage d’affaires.Quant à elle, la

gestion des risques liés aux voyages désigne la stratégie

permettant de remplir cette obligation. C’est le plan d’action qui fournit aux entreprises les moyens de remplir leurs responsabilités.En résumé, la différence réside entre ce que les entreprises doivent faire pour assurer la sécurité de leurs collaborateurs et la manière dont elles vont le faire.

Si vos collaborateurs voyagent souvent dans différentes régions du monde, voici quelques risques à prendre en considération :

L’instabilité politique peut affecter les déplacements et mettre les voyageurs en danger. En 2019, d’importantes manifestations ont eu lieu sur tous les continents : en France et en Espagne, à Hong Kong et en Inde, au Chili, en Colombie et en Bolivie, ainsi qu’en Iran, en Iraq et au Liban.Les voyages d’affaires impliquant de traverser ou de se rendre dans des zones politiquement instables doivent être soigneusement planifiés, sur la base de conseils et d’informations actualisés. Les sites Internet des ministères des Affaires étrangères contiennent généralement des conseils à destination des voyageurs pour chaque pays. Vous y trouverez des informations sur la sécurité, ainsi que sur le niveau de menace terroriste. Il s’agit d’une ressource utile pour préparer des voyages d’affaires, tant pour les employeurs que pour les collaborateurs.

71 % des cadres supérieurs déclarent avoir eu un souci de santé lors d’un voyage d’affaires à l’étranger. S’il est souvent impossible de prévoir ces problèmes, il est possible de planifier la manière de les gérer. Parmi les nombreux points à prendre en compte pour préserver la santé des voyageurs, citons :Heureusement, le devoir de diligence ne concerne pas que des enjeux vitaux. Les employeurs peuvent aussi vouloir tenir compte de la santé et du bien-être global de leurs collaborateurs.

Prendre souvent l’avion peut sembler attrayant, mais le coût pour le bien-être mental et physique

est parfois trop élevé. Pour atténuer ce problème, les obligations d’une entreprise en matière de diligence doivent intégrer des pratiques favorisant le bien-être, par exemple en réservant des hôtels proposant des programmes de remise en forme ou des menus sains.

Après une longue journée de voyage, votre principal souhait est probablement de vous rafraîchir ou de vous reposer à l’hôtel. Cependant, ce n’est pas le moment de baisser la garde.Les hôtels peuvent attirer les voleurs. Pour garantir votre sécurité, prenez quelques précautions de base, et ce, quel que soit l’endroit où vous séjournez, qu’il s’agisse d’un hôtel ou d’un Airbnb. Voici quelques conseils de sécurité :

Les obligations de diligence d’une entreprise ne s’appliquent pas seulement à ses collaborateurs. Elles s’étendent également aux prestataires et aux autres personnes dont l’organisation est responsable. En outre, la présence d’un tiers peut exposer le personnel à de nouveaux risques de sécurité.Il est recommandé de ne faire appel qu’à des tiers de confiance figurant sur une liste approuvée ou de procéder à des audits approfondis des prestataires, en particulier à l’étranger.

Si la sécurité est primordiale pour toute personne en déplacement, les voyageuses d’affaires font face à davantage de risques que leurs homologues masculins. Selon un rapport publié en 2018 par l’Association mondiale du voyage d’affaires (GBTA) et AIG,

83 % des femmes se sont senties inquiètes pour leur sécurité lors d’un voyage d’affaires

au cours de l’année précédente.Malgré cela, seules 18 % des politiques de voyages traitent spécifiquement de la sécurité des femmes. Il peut s’agir d’une question délicate pour les entreprises, mais pour remplir correctement leur devoir de diligence, elles doivent s’assurer que leurs collaboratrices sont conscientes des difficultés particulières qu’elles peuvent rencontrer lors de leurs déplacements professionnels.

Lorsque vous planifiez un voyage d’affaires, vous devez en évaluer les risques afin de vous assurer d’avoir conscience des menaces spécifiques que les voyageurs peuvent rencontrer. Commencez par le faire pour les principaux marchés concernés.Par nature, les risques liés aux voyages évoluent constamment. Pour chaque pays, ils varient en fonction de la période de l’année, du climat politique, etc.Il est donc important d’effectuer des recherches supplémentaires avant chaque voyage, afin de s’assurer qu’aucun nouveau risque n’est apparu récemment. Pour en savoir plus, lisez notre article sur

la manière d’évaluer les risques liés à la sécurité des voyages

.

La technologie est un puissant vecteur de changement dans l’industrie des voyages d’affaires, avec un développement récent : le suivi des itinéraires de voyage. Il est en effet parfois difficile de savoir où se trouvent les voyageurs à un moment donné.En cas d’incident, ne pas savoir exactement où se trouvent vos collaborateurs peut accroître les risques, générer du stress et engendrer un surcroit de travail. D’où l’intérêt d’adopter le suivi GPS. Les applications de géolocalisation sont omniprésentes et, si la plupart d’entre elles sont conçues pour partager sa position avec ses proches, certaines ont été pensées pour permettre aux employeurs de localiser leurs collaborateurs.

Une fois tous les risques évalués, il est temps de transmettre ces informations à vos collaborateurs. Bien qu’il soit impossible de prévoir les accidents et les imprévus, vous pouvez former vos collaborateurs à repérer ce qui constitue ou non un risque inacceptable à prendre lors d’un voyage d’affaires.Discutez de tous les risques majeurs et des menaces courantes que vous ou vos collaborateurs pouvez rencontrer. La formation devrait se concentrer principalement sur la prévention, car il est souvent plus facile d’éviter une situation dangereuse que de la résoudre. Cependant, une bonne formation sur la manière de réagir permet aussi d’acquérir des compétences.Sur le moment, il est souvent trop tard pour réfléchir. Assurez-vous donc que vos collaborateurs reçoivent vraiment vos conseils, même les plus simples (par exemple : faire attention aux pickpockets).Dans une situation critique, avoir bénéficié d’une formation adéquate peut sauver la vie d’un voyageur. Si vos collaborateurs ne maîtrisent pas la culture, les règles ou les lois d’un pays, ils peuvent plus facilement s’attirer des ennuis. Veillez à leur donner un cours accéléré sur ces risques pour augmenter leurs chances de les éviter.

La plupart des incidents qui surviennent lors de voyages d’affaires n’ont que des conséquences mineures, mais ils entraînent des désagréments, tels que des vols ou encore des maladies dues au manque d’hygiène dans une région. En plus du stress causé aux voyageurs, ces petits incidents font perdre des journées de travail, gâchent les séjours et se répercutent sur la satisfaction des collaborateurs.Sécuriser les voyages d’affaires ne consiste pas seulement à éviter une action en justice en cas d’accident, mais aussi à rentabiliser les vols et réservations d’hôtels en veillant à ce que chacun soit au mieux de sa forme pour se concentrer sur son travail.