Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen von großer Bedeutung – das zeigt auch eine

Statista-Umfrage

, in der 73 % der Befragten Geschäftsreisen einen sehr hohen Stellenwert beimessen. Führungskräfte sehen den Mehrwert von Geschäftsreisen v. a. darin, Vertrauen und Beziehungen zu Geschäftspartnern aufzubauen. (

Statista 2022

)Damit Geschäftsreisen aber langfristig finanziell gestemmt werden können, braucht es eine solide Finanzplanung sowie eine verbindliche Reisekostenrichtlinie für die reisenden Mitarbeiter:innen. Das Ziel sollte dabei sein: möglichst geringe Kosten bei möglichst hoher Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Sie als Finanzmanager:in ein Budget für Geschäftsreisen erstellen, sollte es ausreichen, um dem Team zum Erfolg zu verhelfen, aber auch realistisch kalkuliert sein, damit dienstliche Reisen im Unternehmen wirtschaftlich tragfähig bleiben.Wie Sie ein realistisches Geschäftsreisebudget festlegen und eine Reisekostenrichtlinie erstellen, zeigen wir Ihnen hier.

Eine Reisekostenrichtline sollte Teil der

Reiserichtlinie eines Unternehmens

sein. In der Reisekostenrichtlinie legen Sie Budgetgrenzen für Hotelübernachtungen, Fahrtkosten und Reisenebenkosten fest, die auf einer Geschäftsreise anfallen. Darüber hinaus geben Sie eine Übersicht über geltende Spesensätze sowie Informationen zur Kostenerstattung und

Reisekostenabrechnung

.
Kurz: Eine Reisekostenrichtlinie regelt alles im Zusammenhang mit Reisekosten auf Dienstreisen.Die klaren Vorgaben verhindern einerseits unbemerkte Mehrausgaben und reduzieren andererseits den manuellen Aufwand für HR und Buchhaltung. Darüber hinaus werden mögliche Fragen schon im Voraus und für alle geklärt, ohne dass jede:r Mitarbeiter:in diese einzeln stellen, recherchieren oder beantworten lassen muss. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont.

In eine Reisekostenrichtlinie gehören alle Informationen, die Sie Ihren Mitarbeiter:innen zum Thema Reisekosten geben wollen oder müssen. Das umfasst:

In den Ausgabenkategorien listen Sie diejenigen Reisekosten auf, die Ihr Unternehmen Ihren Mitarbeiter:innen erstattet. Prüfen Sie vorab, in welchen Zeiträumen die Buchung von z. B. Flügen oder Bodentransport am günstigsten ist, und kommunizieren Sie hier Regeln rund um die Buchung. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter:innen z. B. an, bei Flügen und im Schienenverkehr nur die Economy Class zu buchen sowie Standardzimmer in Hotels mit ausgehandelten Unternehmenstarifen. Legen Sie hier außerdem fest, welche Mietwagen gebucht werden dürfen und unter welchen Umständen eine Fahrt mit dem Taxi erstattungsfähig ist.Auch die gesetzlichen Spesensätze für Verpflegungsmehraufwendungen sollten Sie an dieser Stelle kommunizieren. Denn wer auf eine Geschäftsreise von mindestens acht Stunden geht, hat Anspruch auf die

Verpflegungspauschale

, um den Verpflegungsmehraufwand zu decken.Ein Kostenpunkt, der leicht übersehen werden kann, betrifft die Reisenebenkosten. Hierzu können Parkgebühren, Trinkgeld, Eintrittsgelder o. Ä. zählen. In der Reisekostenrichtlinie sollten Sie festlegen, inwiefern Reisenebenkosten erstattungsfähig sind.Indem Sie die erstattungsfähigen Reisekosten im Detail definieren, gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen keine unerwarteten Ausgaben tätigen. Auf diese Weise können Budgetgrenzen problemlos eingehalten werden. Die Geschäftsreisenden wiederum können sicher sein, dass Sie die Reisekosten erstattet bekommen, sofern Sie die Reisekostenrichtlinie befolgen.

Damit es im Anschluss der Dienstreise keine bösen Überraschungen bei der Abrechnung gibt, sollten Sie in der Reisekostenrichtlinie außerdem festhalten, welche Ausgaben nicht vom Unternehmen erstattet werden. Andernfalls könnten Mitarbeiter:innen die Erstattung für Ausgaben fordern, die Sie nicht im Budget eingeplant haben. Zu den nicht-erstattungsfähigen Reisekosten zählen in der Regel Privatausgaben wie Einkäufe während des Fluges, die Nutzung des Spa- oder Fitness-Bereichs oder Produkte aus der Minibar.

Arbeitgeber können frei entscheiden, ob und in welchem Maße sie den Konsum von Alkohol auf Geschäftsreisen erlauben und die Ausgaben erstatten wollen. Wie Sie sich auch entscheiden – es ist sinnvoll, die Regelungen hierzu in einer Alkoholrichtlinie festzuhalten. Innerhalb der Reisekostenrichtlinie sind v. a. die Budgetgrenzen für alkoholische Getränke interessant. So können Sie z. B. festlegen, wie viele alkoholische Getränke pro Person bei einem Geschäftsessen konsumiert werden dürfen. Bedenken Sie auch, dass sich ein begrenztes Budget für Alkohol nicht nur positiv auf die Unternehmenskasse auswirkt, sondern auch auf das Verhalten der Geschäftsreisenden: Wer weniger Geld für Alkohol ausgeben kann, behält beim Geschäftsessen einen klaren Kopf. Zusätzliche Verhaltensregeln im Umgang mit Alkohol auf Geschäftsreisen können Sie aber ohnehin in der Reiserichtlinie festlegen.

Möglicherweise wollen Sie die Budgetgrenzen für Führungskräfte etwas höher ansetzen, damit diese entsprechend ihrer Position einen gewissen Komfort genießen können. Berücksichtigen Sie dies in Ihrer Finanzplanung und kommunizieren Sie Sonderregelungen in Ihrer Reisekostenrichtlinie oder erstellen Sie eine gesonderte Reisekostenrichtlinie für Führungskräfte.

Eine umfassende Reiserichtlinie beinhaltet mehr als eine Reisekostenrichtlinie. Während die Reisekostenrichtlinie sämtliche Regelungen zu Reisekosten und Budgetgrenzen enthält, beschäftigt sich die Reiserichtlinie mit den Prozessen und Eventualitäten, die vor, während und nach einer Geschäftsreise auftreten können. Dazu zählen Informationen zum Ablauf des Buchungsprozesses, Hard Facts wie Notfallkontakte, Verhaltensregeln im Umgang mit Alkohol sowie Informationen zu aktuellen Reisebeschränkungen. Damit Geschäftsreisende alle Informationen an einem Ort finden, empfiehlt es sich, die Reisekostenrichtlinie in die Reiserichtlinie zu integrieren.

Reiserichtlinie: Vorlage hier herunterladen

Eine Reisekostenrichtlinie hilft nicht nur dem Unternehmen bei der Kostenkontrolle, sondern bietet auch den Mitarbeiter:innen Orientierung. Die Vorteile im Detail:

Geschäftsreisen können einen großen Teil im Finanzplan von Unternehmen ausmachen. Um Fixkosten wie Mieten und Gehälter nicht zu gefährden und liquide zu bleiben, sollten Sie deshalb als Erstes herausfinden, wie viel Geld Sie für Geschäftsreisen ausgeben können.Als Ausgangspunkt können Sie die Reisekosten vergangener Geschäftsreisen heranziehen. Auch wenn Sie zu dem Zeitpunkt noch keine Reisekostenrichtlinie hatten, können vergangene Daten zumindest einen groben Überblick über die zu erwartenden Reisekosten geben. Folgende Eckdaten sollten Sie sich anschauen:Anhand dieser Daten können Sie die durchschnittlichen Kosten für Geschäftsreisen berechnen. Daraufhin können Sie entscheiden, welches Budget unter Berücksichtigung der aktuellen Reisebedürfnisse und Unternehmensziele zukünftig realistisch wäre. Letztendlich sollten sich Geschäftsreisen für ein Unternehmen rechnen und nicht nur ein reiner Kostenfaktor sein.Basierend auf diesen ersten Berechnungen sollten Sie festlegen, wie hoch Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Reisenebenkosten für Dienstreisen ausfallen dürfen.Unser Tipp: Um einen besonders realistischen Eindruck zu erhalten, lohnt es sich, vielreisende Mitarbeiter:innen explizit zu befragen und als Stakeholder:innen in die Planung und Vorkalkulation mit einzubeziehen. So erhalten Sie Eindrücke aus erster Hand – und schärfen Ihren Blick für Aspekte, die Sie sonst vielleicht nicht vor Augen hätten.

Auf der Grundlage von Reisekosten vergangener Geschäftsreisen sollten Sie jetzt herausfinden, wo Sie Kosten sparen können. Um bei Geschäftsreisen Geld zu sparen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Um zu planen, wann und in welcher Höhe Geschäftsreisebudgets zur Verfügung stehen müssen, sollten Sie Faktoren wie Ihre unternehmensspezifische Reisesaison berücksichtigen. Gibt es bestimmte Zeiten im Jahr, zu denen mehr Reisen anfallen als zu anderen? Nehmen Mitarbeiter:innen und Führungskräfte in bestimmten Monaten an mehr Konferenzen und Messen teil? All diese Faktoren sollten Sie bei der Planung Ihres Geschäftsreisebudgets berücksichtigen.Auch andere externe Faktoren können das Budget für Geschäftsreisen beeinflussen, z. B. die Inflation oder die Feriensaison.

Sobald Sie ein realistisches Geschäftsreisebudget festgelegt und die Reisekosten hinsichtlich potenzieller Einsparmöglichkeiten überprüft haben, ist es an der Zeit, Ihr Team einzubeziehen. Während Sie in den ersten beiden Schritten die rechnerische Vorarbeit für Ihre Reisekostenrichtlinie geleistet haben, sollten Sie die Ergebnisse nun in Form bringen und in einer Reisekostenrichtlinie kommunizieren.Da die Reisekostenrichtlinie als Teil der Reiserichtlinie untrennbar mit dieser verbunden ist, ist es an dieser Stelle sinnvoll, eine umfassende

Reiserichtlinie zu erstellen

. Hier finden Sie eine

kostenlose Vorlage für Ihre Reiserichtlinie

inklusive Reisekostenrichtlinie.Machen Sie die Ihren Mitarbeiter:innen die Reisekostenrichtlinie leicht zugänglich, damit sie diese unkompliziert befolgen können. Der beste Weg, die Einhaltung von Reiserichtlinien zu verbessern, besteht darin, Ihre

Richtlinien zu automatisieren

. Auf diese Weise können Buchungen, die den Richtlinien entsprechen, automatisch genehmigt werden. Für Buchungen außerhalb der Richtlinien können Sie manuelle Genehmigungsprozesse einrichten, um die Kontrolle über Ihr Geschäftsreisebudget zu behalten. Mit TravelPerk können Sie Ihre Reiserichtlinie unkompliziert automatisieren und personalisierte Genehmigungsprozesse einrichten.

Die Finanzplanung ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Bei aller Planung sollten Sie aber auch sicherstellen, dass Sie auf unerwartete Ereignisse reagieren können. Ihr Geschäftsreisebudget muss anpassbar sein, damit unvorhergesehene Umstände wie ein Notfall oder Flugumbuchungen kein Loch in Ihrer Unternehmenskasse hinterlassen. Deshalb sollten Sie bei der Planung Ihres Geschäftsreisebudgets immer etwas Spielraum für solche Fälle lassen.

Mit einer Reisekostenrichtlinie sorgen Sie dafür, dass sich Reisekosten für Geschäftsreisen innerhalb des vorgesehenen Budgets bewegen. Die Ausgaben für Geschäftsreisen sind auf diese Weise kalkulierbar und integrieren sich gut in Ihre Finanzplanung.Noch einfacher können Ihre Mitarbeiter:innen die Reisekostenrichtlinie einhalten, wenn sie über eine

All-in-One-Plattform wie TravelPerk

buchen. Hier können Sie Ihre Reisekostenrichtlinie hinterlegen, sodass Budgetgrenzen schon während des Buchungsvorgangs automatisch angezeigt werden. Ein weiterer Vorteil unserer All-in-One-Lösung: Die Reisekostenabrechnung erstellt sich wie von selbst, weil Sie sämtliche Ausgaben in einem einzigen Tool finden und verwalten können.Planänderungen, die eine Umbuchung oder Stornierung erfordern, können Sie mit

FlexiPerk

gelassen entgegensehen. Auch wenn Sie erst 2 Stunden vor der Abreise stornieren, erhalten Sie 80 % der Kosten von uns zurück.

Welches Gesetz regelt Reisekosten?Für Geschäftsreisende, die nicht verbeamtet sind oder als Richter:innen oder Soldat:innen arbeiten, werden Reisekosten nicht durch ein spezielles Gesetz geregelt. Für diese Berufsgruppen gilt das Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Alle anderen Berufsgruppen können sich Reisekosten für Geschäftsreisen vom Arbeitgeber erstatten lassen oder als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Der Verpflegungsmehraufwand, der auf einer Geschäftsreise üblicherweise anfällt, wird durch die

Verpflegungspauschale

abgegolten. Diese setzt sich aus festen Spesensätzen zusammen. Wie Sie Ihre

Reisekosten absetzen

können, erklären wir in einem Blog-Beitrag zum Thema.Wie müssen Reisekosten nachgewiesen werden?Reisekosten müssen durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden, damit diese vom Arbeitgeber erstattet werden können. Am einfachsten geht das mit einem Buchungstool, in dem Geschäftsreisende sämtliche Buchungen tätigen und verwalten. Auf diese Weise haben sie alles im Blick.
Das Finanzamt fordert in der Regel mit Einreichung der Steuererklärung keine zusätzlichen Belege. Es empfiehlt sich aber, Belege aufzuheben, um diese auf Nachfrage vorlegen zu können.