Der Genuss von Alkohol am Arbeitsplatz oder auf einer Dienstreise ist im Arbeitsrecht nicht geregelt. Als Arbeitgeber dürfen Sie deshalb selbst entscheiden, ob Sie Alkoholkonsum während der Arbeitszeit erlauben wollen oder nicht. Falls Sie Alkohol verbieten wollen, können Sie das in der Betriebsvereinbarung, im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festhalten. Für Dienstreisen ist es sinnvoll, eine Alkoholrichtlinie in die Reiserichtlinie zu integrieren, denn hier reichen die geschäftlichen Verpflichtungen oft über die klassische Arbeitszeit im Büro hinaus und die Grenzen zwischen Arbeit und Vergnügen verschwimmen zunehmend. Außerdem lassen sich auf diese Weise Unstimmigkeiten bezüglich der Kostenübernahme vermeiden.Tipp: Nutzen Sie am besten eine

Vorlage für Ihre Reiserichtlinie

. So können Sie nichts vergessen und sparen Zeit.

Als Erstes gilt es, eine grundsätzliche Frage zu klären: Alkohol, ja oder nein? Die Entscheidung, ob Sie Alkohol auf Geschäftsreisen beziehungsweise während der Arbeitszeit überhaupt erlauben wollen oder nicht, obliegt nämlich Ihnen als Arbeitgeber. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu auf, sich auf Dienstreisen an alkoholfreie Getränke zu halten, ist das sicherlich der einfachste, kostengünstigste und risikoärmste Ansatz für Ihr Unternehmen – zugleich aber auch ein sehr restriktiver. Eine derart strenge Regelung kann beispielsweise dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich bevormundet und nicht respektiert fühlen oder Ihr Vertrauen als Arbeitgeber infrage stellen.Bei diesem Thema die Grenzen festzulegen, kann herausfordernd sein. Letztendlich sollten Sie einen Weg wählen, der zu Ihrer Unternehmenskultur und zur jeweiligen Art der Arbeit passt. Besprechen Sie sich hierzu mit der Personalabteilung und anderen wichtigen Entscheidungsträger:innen. Diese können Ihnen dabei helfen, auszuloten, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Schließlich spielt der Einbezug von Stakeholder:innen ohnehin eine zentrale Rolle bei der

Erstellung einer Reiserichtlinie

.Ebenfalls wichtig bei der Frage, ob alkoholische Getränke genehmigt werden oder nicht, ist die Differenzierung zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Letztere können die Arbeitnehmer:innen nämlich im eigenen Ermessen gestalten – allerdings verlaufen die Grenzen auf Geschäftsreisen nicht immer ganz eindeutig. Ein gutes Beispiel ist die Hin- und Rückreise: Auch wenn eine Fahrt mit dem Zug zum Beispiel bezahlt wird, gilt die Reisezeit nicht per se als Arbeitszeit. Derartige Spielräume sind zu berücksichtigen.

Da es keine rechtliche Sonderregelung für den Verzehr von Alkohol auf Geschäftsreisen und dessen Rolle in der

Reisekostenabrechnung

gibt, gehört er als Getränk zunächst einmal zum Bereich des leiblichen Wohls und fällt damit unter den Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird nicht individuell für jede:n Dienstreisende:n Tag für Tag oder gar Mahlzeit für Mahlzeit errechnet, sondern mittels gesetzlich festgeschriebener Pauschbeträge erstattet.Die im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelte

Verpflegungspauschale

steht Arbeitnehmer:innen ab einer Auswärtstätigkeit von acht Stunden zu und wird pro Tag berechnet. Bei Aufenthalten von mehr als 24 Stunden verdoppelt sich die Verpflegungspauschale. Der Betrag kann den Arbeitnehmer:innen entweder vom Arbeitgeber ausgezahlt oder über die Werbungskosten in der Steuererklärung zurückerlangt werden.In Deutschland gelten im Jahr 2022 gemäß

§9 EStG, Absatz 4a

folgende Tagessätze:Übernimmt die Firma die Bewirtungskosten ohnehin, beispielsweise weil ein Hotelaufenthalt mit Halbpension gebucht wurde, wird die Verpflegungspauschale anteilig um die jeweiligen Mahlzeiten, in diesem Fall Frühstück und Abendessen, gekürzt. Bei einer Übernahme der gesamten Bewirtungskosten spielt auch die Verhältnismäßigkeit eine Rolle, um zu hohe Kosten zu vermeiden. Gemeinhin hat sich eine 60-Euro-Grenze für Mahlzeiten durchgesetzt, die nur in seltenen und gut begründeten Ausnahmefällen überschritten werden sollte.

Bedient sich ein:e Arbeitnehmer:in während einer Geschäftsreise am zimmereigenen Kühlschrank oder gönnt sich am Abend noch ein paar Kaltgetränke an der Hotelbar, entstehen zusätzliche Kosten, die nicht der Verpflegung im engeren Sinne dienen.Da es sich hierbei aus Sicht des Unternehmens aber nicht um einen notwendigen Service handelt, wie es zum Beispiel bei Internetnutzung oder Parkgebühren der Fall wäre, zählen die dadurch entstehenden Aufwendungen nicht zu den Reisenebenkosten und sind ebenso wenig Teil der Reisekostenabrechnung. Sie müssen von den Reisenden aus eigener Tasche finanziert werden.

Oftmals umfassen Dienstreisen auch ein gewisses Abendprogramm: ein geschäftliches Essen mit Kund:innen, um die weitere Zusammenarbeit zu besprechen, oder ein Ausflug inklusive Abendessen mit den Kolleg:innen, um Meilensteine zu feiern oder als Arbeitgeber einfach mal Danke zu sagen. Auch wenn Alkohol natürlich kein Muss ist, lässt sich gegen ein gutes Glas Wein zur Feier des Tages wohl kaum etwas einwenden.Gemeinhin unterscheidet man zwischen Arbeitsessen und Geschäftsessen. Wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter:innen zu einem Abendessen ins Restaurant einladen, handelt es sich um ein Arbeitsessen – der Anlass ist betrieblich, der Rahmen unternehmensintern. Ein Geschäftsessen hingegen dient, wie der Name schon sagt, einem geschäftlichen Zweck und erfordert die Teilnahme mindestens einer betriebsfremden Person, die bewirtet wird. Das können Kund:innen, Dienstleister:innen oder andere Geschäftspartner:innen sein. Während ein Betriebs- oder Arbeitsessen zu 100 Prozent abgerechnet werden kann, lassen sich bei einem Geschäftsessen nur 70 Prozent der Kosten steuerlich absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Essen in einer Lokalität stattfindet und dass ein Beleg vorliegt. Belaufen sich die Ausgaben auf mehr als 150 Euro, benötigen Sie zudem einen Bewirtungsbeleg.Enthalten sind hierbei die Kosten für Speisen, Getränke und Genussmittel. Auch das Trinkgeld kann bei der Steuer geltend gemacht werden, sofern es auf dem Bewirtungsbeleg erscheint.Übrigens: Wenn ein:e Geschäftspartner:in gemeinsam mit einer Begleitperson erscheint, kann auch die Bewirtung des zusätzlichen Gastes Einzug in die erstattungsfähigen Bewirtungskosten halten.Die wichtigsten Unterschiede fassen wir Ihnen hier noch einmal zusammen:

Was immer mitschwingt, wenn Alkohol getrunken und im Anschluss zur Abrechnung eingereicht wird, ist die Frage nach der Verhältnismäßigkeit. Die Reisekostenabrechnung deckt diejenigen Kosten einer Geschäftsreise ab, die verhältnismäßig sind. Damit Sie jegliche Aufwendungen für alkoholische Getränke beim Geschäftsessen also ganz sicher steuerfrei erstatten können, sollten Sie die Frage der Verhältnismäßigkeit beachten.Während ein bis zwei Gläser Wein pro Person zweifelsohne im Verhältnis zum Zweck eines Geschäftsessens stehen mögen, gehen zwei Flaschen womöglich schon weit darüber hinaus. Achten Sie darauf, dass die Bewirtungskosten nicht den Rahmen sprengen, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebsausgaben im Zweifelsfall vor dem Finanzamt rechtfertigen könnten. Auch die Art des Anlasses spielt hierbei eine Rolle: Es ist zum Beispiel fraglich, ob Alkohol zum Frühstück sinnvoll und wirklich notwendig für eine gute Geschäftsbeziehung ist.

Eine definierte Alkoholrichtlinie ist wichtig, um sicherzustellen, dass die geschäftlichen Zwecke der Auswärtstätigkeit im Mittelpunkt stehen. Sie sollten deshalb nicht nur die Abrechnung von Alkohol klären, sondern auch einige Verhaltensregeln, die Mitarbeiter:innen bei Alkoholkonsum beachten sollten.Auf einer Dienstreise sollten Arbeitnehmer:innen zum Beispiel abwägen, ob oder wie viel Alkohol sie bei einem Termin mit Kund:innen trinken sollten. Generell gilt: Alkohol in Maßen und nur so viel, dass die Arbeitspflicht noch problemlos erfüllt werden kann. Mitarbeiter:innen sollten sich gegenüber Geschäftspartner:innen noch einwandfrei benehmen können, abends sicher im Hotel ankommen und am nächsten Tag problemlos die Rückreise bestreiten können.Darüber hinaus sind unbedingt die kulturellen Sitten des jeweiligen Reiselands zu beachten. Während es in einigen Ländern als unhöflich gilt, die Einladung zu einem alkoholischen Getränk abzulehnen, ist es woanders verpönt, überhaupt Alkohol zu konsumieren.