Die Automatisierung Ihrer Richtlinie bringt viele Vorteile:Eine hundertprozentige Compliance ist auch damit kaum möglich. Es gibt immer Last-Minute-Reisen, die Budgetgrenzen für dieses Reiseziel oder Strecke überschreiten.

Unsere Kunden

, die ihre Richtlinien automatisiert haben, bestätigen allerdings dass Ihre Richtlinien in mehr als 95 % der Reisen eingehalten wirdWenn Reisende Ihr Tool nicht mögen oder sie darin die gewünschten Anbieter und Optionen nicht finden, buchen sie außerhalb des Tools, was Ihre Richtlinie überflüssig macht.Wenn also ein Mitarbeiter eine Reise intern bucht, greift Ihre automatisierte Richtlinie und hilft  die Richtigen Entscheidungen zu treffen.

Mitarbeiter sollen die Richtlinie lesen. Was passiert, wenn sie das nicht tun? Was ist, wenn sie sie lesen und wieder vergessen? Was aber, wenn Mitarbeiter sie durchlesen und ignorieren, weil sie ihnen dringend benötigte Angebote fehlen?Es ist wenig überraschend, dass 50 % der Geschäftsreisenden zugeben, dass sie die Reiserichtlinien nicht immer einhalten. Das liegt meist an Komfort und Preisen. Dies geschieht vorwiegend, wenn die genehmigte Plattform keine passenden Flug- oder Hoteloptionen oder angemessenen Preise für den Reisenden anbietet. In dem Fall buchen Mitarbeiter auf anderen Portalen und entscheiden sich somit gegen Ihre Richtlinien.In einer anderen Umfrage haben

64 % der reisenden Millennials

zugegeben, dass sie die Reiserichtlinien zwar verstehen, aber trotzdem außerhalb der Richtlinien buchen.Wenn Mitarbeiter beispielsweise nach Hotels in London suchen, kann ein Reiserichtlinien-Dokument nicht aufzeigen, welche der gefundenen Optionen innerhalb oder außerhalb der Richtlinien sind. Eine automatisierte Richtlinie kann das allerdings – genau dort, wo Mitarbeiter suchen und buchen!

Eine automatische Reiserichtlinie umfasst üblicherweise Folgendes:Reiserichtlinien erschienen bisher oft nur im Willkommenspaket oder einem internen Wiki. Sobald Sie Reisevorgaben automatisieren und dadurch eingrenzen, was Mitarbeiter buchen können, sparen Sie Geld und schaffen mehr Fairness unter reisenden Mitarbeitern.

Eine automatisierte Reiserichtlinie ist viel wirkungsvoller als ein Blatt Papier, wenn Sie Kontrolle über Reisebuchungen wollen.Natürlich sind auch automatisierte Richtlinien nicht frei von Problemen, die ihre Papiervorgänger bereits hatten.Automatisierte Richtlinien wirken nur innerhalb des Reisetools. Wenn reisende Mitarbeiter Ihr Buchungstool aus irgendeinem Grund nicht verwenden wollen und andere Plattformen nutzen, büßen Sie sowohl beim Business Travel Management als auch bei finanziellen Aspekten wie

einfachen Reisekostenabrechnungen

ein.

Eine automatisierte Reiserichtlinie ist in Ihre

Buchungsplattform für Geschäftsreisen

eingebettet. Damit sehen Mitarbeiter direkt bei der Reiseplanung, was innerhalb und was außerhalb der Richtlinien liegt.Wenn Reisende einen Flug, ein Hotel, ein Auto oder einen Zug außerhalb der Unternehmensrichtlinien buchen möchten, können sie über das Tool eine Genehmigungsanfrage an ihren Administrator senden. Somit ersparen sie sich lange, aufwendige E-Mails. Wenn Mitarbeiter Ihr zugelassenes Tool verwenden, kann der zuständige Administrator auch alle Details zu der gewünschten Reise direkt überprüfen.

Reisegenehmigungen erfolgen häufig manuell, telefonisch, per E-Mail oder persönlich. Reisende müssen sich oft mit hin und her E-Mails oder Telefongesprächen mit dem Reisebüro oder Office-Manager abfinden, nur um eine Reisebuchung vorzunehmen.Sprich, die Reise an sich wurde vorab genehmigt, aber die endgültige Kostengenehmigung einzuholen, kann zeitaufwendig sein.Mit automatisierten Reiserichtlinien können Reisende – oder Administratoren, die für Reisende buchen – die Reservierung abschließen, sobald sie etwas Passendes innerhalb der Richtlinien finden. Sie ersparen sich somit das Genehmigungsverfahren.So beseitigen Sie…Bei besonderen Reiseanforderungen oder Buchungen, die aus gutem Grund außerhalb der Richtlinien liegen, wäre weiterhin eine Genehmigung nötig. In den meisten Tools kann der Manager/Administrator die Anfrage aber einfach einsehen und in der Plattform zügig genehmigen, wodurch die Reise automatisch gebucht wird.

Eines ist sicher: Die automatisierte Reiserichtlinie des Unternehmens ist nur so effektiv wie das verwendete Tool. Wenn Reisende die Plattform nicht mögen oder sie nicht die passenden Reisedeals bietet, buchen sie lieber außerhalb des Tools, womit Ihre Richtlinie sinnlos wird.Die folgenden Kriterien umfassen nicht alle möglichen Aspekte des Reisemanagements – Ihre Finanzabteilung hat vielleicht weitere Anforderungen an die Buchungssoftware. Hier finden Sie jedoch die wesentlichen Faktoren, die ein Reisetool erfüllen soll, wenn Sie

Ihre Richtlinien automatisieren

möchten:Wählen Sie ein Buchungstool für Dienstreisen,

das Reisende wirklich nutzen wollen

, denn das ist entscheidend für den Erfolg Ihrer automatisierten Richtlinie.

Automatisierte Reiserichtlinien müssen die Buchungen der Mitarbeiter nicht kontrollieren, wenn Sie das nicht wollen.Sie können Ihre Reiserichtlinie in ihrem Reisetool einrichten und Reisenden dennoch Buchungen außerhalb der Richtlinie erlauben. Hier finden Sie alle Optionen, die Sie haben:Achten Sie darauf, ein Buchungstool zu wählen, bei dem Sie unterschiedliche Funktionen für verschiedene Gruppen von Reisenden haben. Zum Beispiel werden Führungskräfte und ihre persönlichen Assistenten eher die Möglichkeit brauchen, die gewünschten Reisen jederzeit selbst zu buchen. Account Manager für wichtige Kunden brauchen vielleicht die gleichen Regelungen.Indem Sie für einzelne Reisende oder Teams bestimmte Freigabeprozesse einstellen, schaffen Sie eine realitätsnahe, automatisierte Richtlinie.