Firmenevent planen: Leitfaden für Ihr Eventmanagement

Im beruflichen Kontext gibt es viele verschiedene Veranstaltungsformate, darunter Firmenevents. Diese zeichnen sich in erster Linie durch ihre Nähe oder ihren Bezug zum Unternehmen aus. In der Regel sind Firmenevents Veranstaltungen, die von einem Unternehmen bzw. zumindest in dessen Auftrag ausgerichtet werden. Die Firma ist damit Gastgeber. Als Gäste kommen Mitarbeiter:innen und nach Belieben andere Personen, die zum Unternehmen in Verbindung stehen, zusammen: z. B. Freelancer:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen – sozusagen die Firma mitsamt Family and Friends. So wie die genaue Zielgruppe können sich auch Zweck und Anlass des Firmenevents unterscheiden. In erster Linie dienen Unternehmensveranstaltungen dazu, Mitarbeiter:innen und/oder Gäste zusammenzubringen, Meilensteine oder Erfolge zu feiern, Veränderungen oder Projekte einzuläuten, Teambuilding und Networking voranzutreiben und den Zusammenhalt sowie die Beziehung zu stärken.  Oft finden Firmenevents auch aufgrund eines besonderen Anlasses statt – so z. B. als Sommerfest, Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum oder Jahresabschluss. Solche Veranstaltungen können sich über einen Abend oder auch über mehrere Tage erstrecken. Sie können in den Unternehmensräumen, an einem fernen Ort oder sogar virtuell stattfinden und sind – kurzum – sehr vielseitig und individuell. 

Die Bezeichnung „Firmenevent“ ist genau genommen keine eigene Veranstaltungsart, sondern eher eine Oberkategorie für verschiedene Events, die den oben genannten Kriterien entsprechen. Dementsprechend gibt es viele Möglichkeiten, wie eine solche Veranstaltung letztendlich aussehen kann, zu welchem Anlass sie stattfindet und welchem Zweck sie dienen soll. Wir haben einige Beispiele für Sie zusammengetragen: 

Neben Firmenevents ist in der Veranstaltungsbranche bzw. im Eventmanagement häufig auch von Business Events die Rede. Beide Konzepte sind eng miteinander verbunden, aber nicht identisch. Als Business Event gilt zunächst mal jede Veranstaltung, die einen Bezug zur Arbeit im Allgemeinen aufweist. Damit ist jedes Firmenevent automatisch auch ein Business Event – andersherum gilt dies jedoch nicht. Messen, Ausstellungen, Symposien und Kongresse sind z. B. Business Events. Da sie aber in der Regel Vertreter:innen mehrerer Betriebe zusammenbringen, gelten sie nicht unbedingt als Firmenevents. Tagungen, Seminare und Konferenzen wiederum können sowohl unternehmensintern als auch -übergreifend stattfinden – worum es sich hierbei handelt, entscheidet also die Zielgruppe. Veranstaltungen mit Teambuilding-Fokus und

Firmenreisen

finden für gewöhnlich nur auf Unternehmensebene statt und sind damit gute Beispiele für Firmenevents. Alles Wichtige zu den gängigsten Business Events können Sie in unserem Blogbeitrag zu den

Unterschieden zwischen Tagung, Kongress, Konferenz & Co.

nachlesen. Ganz so starr verläuft die Grenze allerdings nicht: Wenn Sie mit Ihrer Belegschaft zu einer Messe reisen, hat dieses grosse Business Event für Sie auch Firmenevent-Charakter – eben weil Sie gemeinsam dort sind. Zudem werden die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch häufig dennoch synonym verwendet oder verschwimmen miteinander. Wichtig ist letztlich auch nur, dass Sie als Eventmanager:in wissen, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren möchten. Dann sind genaue Begriffsdefinitionen ohnehin nebensächlich. 

Bei der Planung eines Firmenevents gibt es einiges zu beachten – darunter Must-haves, die bei jeder Art von Event anfallen, sowie spezifische To-dos, die je nach Grösse und Ziel der Veranstaltung variieren. Wir klären, worauf es ankommt. 

Egal, ob Betriebsausflug, Workshop, Firmenfeier oder Tagung: Es gibt Punkte, die für die Organisation eines jeden Firmenevents unerlässlich sind – sozusagen das kleine 1x1 für Eventmanager:innen: 

Neben dem Zweck, dem Anlass und der Art lassen sich Firmenveranstaltungen auch nach Grösse differenzieren. Denn auch die Zahl der Teilnehmenden wirkt sich spürbar auf den Planungsaufwand und die Verantwortung der Eventmanager:innen aus. Vorab sei gesagt: Was in Ihrem Unternehmen als kleine, mittlere und grosse Veranstaltung gilt, hängt mitunter von der Grösse Ihrer Belegschaft, der Anzahl von Kund:innen und Partner:innen sowie von Ihren Erfahrungswerten und den vorhandenen Kapazitäten ab. Während eine Veranstaltung mit rund 100 Gästen aus den eigenen Reihen für einen Grosskonzern als kleines Event durchgeht, gilt eine Veranstaltung derselben Grössenordnung für ein kleines Startup mit 30 Mitarbeiter:innen schon als grosses Event. Die Personengrenzen sind also eher beispielhaft zu verstehen. Schon bei kleineren Firmenevents – wie Schulungen, Seminare oder Weihnachtsfeiern für bis zu 250 Personen aus dem eigenen Unternehmen – sollten Sie darauf achten, dass die Räumlichkeiten den technischen Anforderungen für das Programm genügen und Platz für Breakout-Sitzungen oder parallele Slots bieten. Wichtige Infos zur Veranstaltung, z. B. Ort und Zeit, Tipps zur Anreise sowie eine Programmübersicht inklusive Pausen, stellen Sie den Teilnehmer:innen am besten digital zur Verfügung. Fürs leibliche Wohl braucht es neben einem Lunch oder Dinner auch Erfrischungen und Snacks für zwischendurch: Mit Wasser, Kaffee und Tee oder Erfrischungsgetränken sowie Obst, Nüssen, Keksen und Co. bleiben Ihre Gäste hydriert, fokussiert – und meist auch gut gelaunt. Bei mittelgrossen Veranstaltungen wie Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmer:innen und grossen Veranstaltungen wie Kongressen und Messen sind die Anforderungen nochmals komplexer. Je nach Unternehmensgröße handelt es sich hierbei häufig schon nicht mehr um reine Firmen-, sondern eher um Business Events. Um eine erfolgreiche Veranstaltung dieser Grösse auf die Beine zu stellen, braucht es einen guten Plan, ein eingespieltes Team und moderne Technologien als Grundlage. Zusätzlich zu den Grundanforderungen von Firmenevents und den Aspekten, die bei einer kleinen Veranstaltung wichtig sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer:innen …Gerade bei grossen Veranstaltungen braucht es vor Ort natürlich auch ein grösseres Team, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Teilnehmenden jederzeit gesehen und erfüllt werden. Überall sollten Expert:innen und Ansprechpersonen vor Ort sein, die sowohl Redner:innen als auch Gäste bei allen Anliegen kompetent und schnell unterstützen können. Hinzu kommt Security- und Orga-Personal sowie Dienstleister:innen, unter anderem für die Technik und die Verpflegung. Eine solche Veranstaltung lässt sich nicht allein stemmen – das sollten Sie bei der Planung frühzeitig bedenken. Nicht zuletzt hängt die Planung eines Firmenevents auch von der Art der Veranstaltung ab. Bei einem Betriebsausflug gibt es z. B. andere Punkte zu beachten als bei einem einfachen Sommerfest. Wie Sie einen

Betriebsausflug in 10 Schritten planen

, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema. 

Versuchen Sie nicht, die ganze Verantwortung allein zu tragen. Beziehen Sie von vornherein Kolleg:innen in die Planung mit ein und geben Sie Aufgaben ab. Auch während einer Veranstaltung sind helfende Hände das A und O. Oft gestaltet es sich schwierig, einzuschätzen, wie viel Personal tatsächlich benötigt wird. Eine gute Planung ist hier überaus wichtig, denn während zu wenig Arbeitskräfte den Arbeitsdruck erhöhen und so den Erfolg der Veranstaltung und die Zufriedenheit der Gäste gefährden, können zu viele Arbeitskräfte eine finanzielle Belastung für das Unternehmen darstellen. Kalkulieren Sie bei der Personalbesetzung trotzdem eher grosszügig als zu knapp – und führen Sie im Anschluss ein detailliertes Reporting durch, um Ihre Erfahrungen in Learnings für die nächste Eventplanung umwandeln zu können. Unser Tipp: Holen Sie sich einen Profi an Ihre Seite, um all diese Herausforderungen nicht allein meistern zu müssen. Das kann eine Eventmanagement-Firma sein oder ein digitales Eventmanagement-Tool, das Sie bei der Planung Ihres Events unterstützt, Ihnen Arbeit abnimmt und gleichzeitig alle Freiheiten lässt, die Sie sich wünschen. 

Selbst für erfahrene Eventmanager:innen stellt die

Planung und Einhaltung des Eventbudgets

eine besondere Herausforderung dar. Denn: Die Kosten summieren sich schnell – und ehe man sich versieht, hat man das Eventbudget gesprengt und die Firmenveranstaltung läuft Gefahr, finanziell aus dem Ruder zu laufen. Ein realistisches Budget und eine feinsäuberliche Planung sind daher unerlässlich für den Erfolg des Events.  Um ein Eventbudget festzulegen, das gleichermassen zur geplanten Veranstaltung wie auch zu den vorhandenen Ressourcen passt, empfiehlt es sich, datenbasiert zu arbeiten. Statt Spekulationen anzustellen, sollten Sie mithilfe von vergangenen Firmenevents möglichst genau analysieren, mit welchen Ausgaben Sie rechnen können. Kalkulieren Sie hierbei unbedingt Schwankungen und Puffer mit ein – bspw. für höhere Transport- oder Lebensmittelkosten. Vergleichen Sie die Kosten und Honorare für Dienstleister, Eventlocations, Unterkünfte, Redner:innen, Aktivitäten und Co., indem Sie verschiedene Angebote einholen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein und haben Sie nach Möglichkeit immer einen Plan B parat. Überlegen Sie ausserdem, welche Ausgaben unbedingt nötig sind und bei welchen Punkten Sie ggf. Abstriche machen können, falls die notwendigen Investitionen höher ausfallen als ursprünglich gedacht. 

Die Location sollte zum Eventkonzept passen, die Werte Ihres Unternehmens spiegeln und eine Atmosphäre kreieren, die das Ziel und den Anlass Ihrer Veranstaltung trägt. Was einfach klingt, kann in der Praxis schnell zu einem komplizierten Unterfangen werden – denn so riesig die Auswahl zunächst erscheinen mag, so vielschichtig sind auch die Faktoren, die letztlich darüber entscheiden, welcher Veranstaltungsort der passende für Ihr Vorhaben ist. Zu den Auswahlkriterien zählen: Um eine

Eventlocation oder ein Tagungshotel

zu finden, die perfekt zu Ihren Vorstellungen passt, braucht es vermutlich mehrere Anläufe. Planen Sie also auch hier ausreichend Vorlaufzeit ein, fragen Sie bei mehreren Locations an oder erstellen Sie eine Ausschreibung, um Ihren Horizont zu erweitern und auch auf neue Angebote aufmerksam zu werden. 

Ein grosser Vorteil bei vielen Firmenveranstaltungen liegt darin, dass Sie Ihre Zielgruppe recht gut kennen. Umso wichtiger ist es, die Vorlieben der Teilnehmer:innen aufzugreifen – und die nötige Innovationskraft einzusetzen, um ihre Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern besser noch zu übertreffen. Indem Sie die Kolleg:innen mit einbeziehen, schaffen Sie die Grundlage für eine Firmenfeier, die nachhaltig begeistert und den Nerv der Belegschaft trifft. Hierzu können Sie:Die so gewonnenen Erkenntnisse zeigen, was Mitarbeiter:innen bei einer

Betriebsveranstaltung

besonders wichtig ist, worüber sie sich freuen und worauf sie gern verzichten – eine hervorragende Basis für Ihr Eventkonzept. Im Anschluss können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Kombinieren Sie vertraute Elemente, die garantiert gut ankommen, mit kleinen Überraschungsmomenten und ausgefallenen

Ideen für Firmenevents

mit Wow-Effekt. So begeistern Sie Ihre Kolleg:innen und schaffen ein Event, das in Erinnerung bleibt. 

Sie sind sich über die Herausforderungen im Klaren und wissen, worauf es beim betrieblichen Eventmanagement ankommt? Dann kann es losgehen: 

Die Organisation einer Firmenveranstaltung kann komplex sein – und geht mit viel Verantwortung einher. Nicht umsonst gibt es Eventagenturen, die sich einzig und allein dieser Aufgabe widmen. Wer die Planung seines Firmenevents nicht ganz aus der Hand geben, aber trotzdem Unterstützung erhalten möchte, kann auf ein Eventmanagement-Tool zurückgreifen.  Mit der

Eventmanagement-Lösung von TravelPerk

bekommen Sie das Beste aus beiden Welten: professionelle Hilfe bei jedem Planungsschritt und trotzdem die volle Kontrolle über Ihre Herzensangelegenheit. Unsere Management-Plattform begleitet Sie durch den gesamten Planungsprozess: von der Einladung über das Teilnehmermanagement bis hin zur Logistik und individuellen Gestaltung Ihres Firmenevents. Dabei erhalten Sie jederzeit volle Transparenz und individuellen Support durch unsere Event-Expert:innen.

Bei der Planung eines Firmenevents gehen Sie am besten wie folgt vor: Als Unterstützung empfiehlt es sich, mit einem Eventmanagement-Tool oder einer Eventagentur zu arbeiten. Denken Sie ausserdem daran, Ihre Firmenfeier im Nachgang auszuwerten, um eine Datengrundlage für zukünftige Veranstaltungen zu erhalten.

Im Rahmen eines Firmenevents fallen viele verschiedene To-dos an: Sie sehen: Da kommt einiges zusammen. Am besten gelingt die Planung deshalb im Team – oder mithilfe einer professionellen Eventmanagement-Lösung bzw. in Zusammenarbeit mit einer Eventagentur. 

Damit eine Firmenfeier zum Erfolg wird, braucht es ein stimmiges Ambiente und ein gutes Rahmenprogramm. Dazu zählen: eine schöne Location, leckeres Essen und gute Getränke, eine Band oder ein DJ für die musikalische Untermalung, Reden und andere Programmpunkte wie Spiele, gemeinsame Aktivitäten oder ein Jahresrückblick. Je nach Rahmen und Grösse der Veranstaltung kann es hilfreich sein, wenn ein:e Moderator:in durch das Programm führt. Eine Fotobox, ein Tischkicker und andere Gadgets sorgen zusätzlich für eine ausgelassene Atmosphäre und laden die Gäste dazu ein, miteinander in Kontakt zu kommen. Das A und O bei jeder Firmenfeier sind ein durchdachtes Eventkonzept und eine gute und langfristige Planung – diese kann durch unternehmenseigene Eventmanager:innen, eine Eventagentur oder mithilfe einer Eventplattform erfolgen.