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Mehr Freiheit, weniger Aufwand

GetYourGuide ist eine Website, über die Reisende einzigartige Führungen und Ausflüge in aller Welt buchen können. Ganz gleich, ob es um eine kleine, persönliche Tour zu den besten Street-Food-Ständen in Rom oder eine Busfahrt durch die Promi-Viertel von Los Angeles geht: GetYourGuide macht alles möglich.

Erst vor Kurzem hat das Unternehmen sein Transaktionsvolumen, sein Ausflugsangebot und seine Mitarbeiterzahl verdoppelt. Angesichts dieses rasanten Wachstums ist für das reisefreudige Team von GetYourGuide klar, dass auch bei den Geschäftsreisen des Unternehmens nur ein zeitgemässes Konzept zum Einsatz kommt.

"Im Vergleich zur Zusammenarbeit mit einem Reisebüro spare ich bei den Buchungen mit TravelPerk viel Zeit. Bisher habe ich immer lange im Internet recherchiert und erst dann mit dem Reisebüro gesprochen, denn ich wusste, wie ich die besten Preise finde. Dass ich dann wegen der Buchung extra noch das Reisebüro anrufen musste, war reine Zeitverschwendung."

Mandy Mill, Team Lead, Office at GetYourGuide

Der Schritt zu einem besseren Travel-Management

Als Mandy Mill die Büroleitung bei GetYourGuide übernahm, war TravelPerk für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen bereits im Einsatz. Allerdings nutzen die GetYourGuide-Mitarbeiter nicht alle angebotenen Funktionen, hierbei vor allem die Möglichkeit für Reisende, ihre eigenen Buchungen durchzuführen.

Alle Reisen für den Vertrieb, die Personalabteilung und andere Abteilungen wurden damals von den Büroangestellten gebucht. Neben der Leitung des Büros, dem Facilitymanagement, dem Lieferantenmanagement, dem Support für den Geschäftsbetrieb und dem Eventmanagement fühlten sich die Verwaltungsmitarbeiter mit der zusätzlichen Buchung der internen Geschäftsreisen überfordert.

„Bei uns laufen alle Fäden zusammen. Wir sind nicht nur für die Büroleitung zuständig, sondern kümmern uns ausserdem um unzählige andere Dinge. Wenn wir endlich dazu kamen, uns um einen Reiseantrag zu kümmern, war das gewünschte Hotel oftmals schon ausgebucht“, so Mill. „Manchmal schickten uns die Mitarbeiter in den E-Mails mit ihren Reiseanträgen auch nicht alle nötigen Angaben. Also mussten wir etliche E-Mails hin und her senden, und im Handumdrehen gingen dafür drei Tage ins Land.“

Schnelles Wachstum ist eine Herausforderung

GetYourGuide beschäftigt heute 425 Mitarbeiter in 12 Niederlassungen. Als Mandy Mill damals die Leitung des Büros übernahm, waren es nur halb so viele Mitarbeiter, und Mill war froh, dass die TravelPerk-Plattform bereits genutzt wurde. „Bei anderen Unternehmen habe ich die Reisebuchung immer über ein Reisebüro vorgenommen. Im Vergleich dazu hat mir TravelPerk schon jede Menge Zeit gespart“, so Mill. „Früher habe ich immer lange im Internet recherchiert und erst dann mit dem Reisebüro gesprochen, denn ich wusste, wie ich die besten Preise finde. Dass ich dann wegen der Buchung extra noch das Reisebüro anrufen musste, war reine Zeitverschwendung.“

Doch auch, wenn TravelPerk bereits im Einsatz war, wusste Mandy Mill, dass die Buchungs- und Verwaltungsplattform noch nicht optimal genutzt wurde. Angesichts des rasanten Mitarbeiterwachstums war es für alle Beteiligten verschwendete Zeit, die Reisebuchungen über die Büroleitung abzuwickeln.

„Die Reisenden fragten uns immer nach ihren Flugdaten. Im Grunde mussten wir rund um die Uhr für sie da sein, und das konnten wir einfach nicht“, sagt Mill. „Es war ein offenes Geheimnis innerhalb unseres Unternehmens, dass die Mitarbeiter die Kontrolle über ihre Reisen selbst übernehmen wollten und nicht verstanden, warum das nicht möglich war.“

"Unsere Mitarbeiter können ihre Reisen gemäss den Richtlinien selbst buchen. Das gibt ihnen ein Gefühl von Freiheit. Für Reisen, die durch die Richtlinie nicht abgedeckt sind, ist eine Genehmigung des jeweiligen Vorgesetzten erforderlich."

Mandy Mill, Team Lead, Office bei GetYourGuide

Selbst buchen – automatisiert und nach individuellen Wünschen

Nachdem Mandy Mill und andere Mitarbeiter der Büroleitung alle Möglichkeiten kennengelernt hatten, die TravelPerk bietet, wurde schnell klar, dass die Selbstbuchung die perfekte Funktion für GetYourGuide ist. Mill testete den neuen Ablauf zuerst mit den Vertriebsmitarbeitern, die oft Geschäftsreisen unternehmen und bereit waren, ihre Reisen selbst zu buchen.

Zunächst erstellte Mill innerhalb der Plattform gewisse Richtlinien. Eine dieser Regeln besagt beispielsweise, dass ein Flug, der mehr als 1.000 Euro kostet, vom Vorgesetzten des Reisenden genehmigt werden muss.

Die Reisenden können den Buchungsprozess über ihr Mobilgerät oder ihren Rechner selbst anstossen. „Unsere Mitarbeiter können ihre Reisen gemäss den Richtlinien selbst buchen. Das gibt ihnen ein Gefühl von Freiheit“, so Mill. „Für Reisen, die durch die Richtlinie nicht abgedeckt sind, ist eine Genehmigung des jeweiligen Vorgesetzten erforderlich. Dieser erhält mit dem Genehmigungsantrag detaillierte Informationen zu den Gründen für die zusätzlichen Kosten der entsprechenden Reise.“

Die Erstellung dieser automatischen Richtlinien hat nicht nur den Verwaltungsaufwand beschleunigt, sondern hilft auch, das gesamte Reiseprogramm zu harmonisieren. „Mein Administrationsteam hat die Reisebuchungen früher ohne Richtlinien durchgeführt. Heute können wir als Team die Richtlinien nutzen, die ich für das Vertriebsteam erstellt habe. Es ist also eine Win-Win-Situation“, so Mandy Mill. „Und falls nötig, können meine Mitarbeiter selbst Reisebuchungen nach denselben Richtlinien vornehmen.“

Den Reisenden das bieten, was sie sich wünschen: Freiheit

Nach der erfolgreichen Durchführung eines Pilotprojekts, bei dem 50 Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchten, führt Mill den neuen Ablauf nun unternehmensweit ein. „Alle Mitarbeiter von GetYourGuide sind sehr selbstständig. Sie versuchen, proaktiv zu arbeiten und die Dinge selbst zu ordnen“, so Mill.

Mandy Mill erstellt derzeit eine Reihe von Richtlinien, die den Bedürfnissen des gesamten Unternehmens entsprechen. „Als globales Unternehmen können wir nicht nur eine einzige Richtlinie haben“, sagt sie. „Es wird für die jeweiligen Länder unterschiedliche Richtlinien geben.“

Die Reisenden bei GetYourGuide geniessen heute das Gefühl von Freiheit und die Möglichkeit, das zu buchen, was sie wollen und wann sie es wollen – vorausgesetzt, es handelt sich um eine Reise, die im Rahmen der Richtlinien liegt. „Unsere Reisenden freuen sich, dass sie nun die Kontrolle über ihre eigenen Buchungen haben. Sie finden es toll, dass sie mit den Reisebuchungen nicht länger ihre eigene Zeit oder die Zeit der Büromitarbeiter verschwenden“, so Mill.

"Unsere Reisenden freuen sich, dass sie nun die Kontrolle über ihre eigenen Buchungen haben. Sie finden es toll, dass sie mit den Reisebuchungen nicht länger ihre eigene Zeit oder die Zeit der Büromitarbeiter verschwenden."

Mandy Mill, Team Lead, Office bei GetYourGuide

Entspannte Büromitarbeiter

Das Beste daran ist, dass Mandy Mill nun eher Architektin als Polizistin ist. Sie kann zusammen mit der Finanzabteilung und dem operativen Bereich Strategien erstellen, die für das gesamte Unternehmen nützlich sind, und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Verglichen mit der Notwendigkeit, sich Tag für Tag um sämtliche Details von Reisebuchungen kümmern zu müssen, wird schnell deutlich, dass strategische Proaktivität der Weg zum Erfolg ist.

Einer der direkten Vorteile von TravelPerk liegt darin, dass das Administrationsteam keine Vermittlerrolle mehr einnehmen muss. Wenn ein Reisender einen Sonntagsflug verpasst oder seinen Reiseplan nicht findet, kann er sich einfach an den TravelPerk-Support wenden und muss nicht länger das Administrationsteam kontaktieren.

„Wir sind ein Reiseunternehmen, und wir waren uns sicher, dass unsere Mitarbeiter ihre eigenen Reisen sehr gut selbst buchen können“, so Mill. „Die Selbstbuchung ist wichtig, denn das erhöht das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Kosten und überträgt ihnen die Verantwortung für ihre Ausgaben. Sie erhalten eine Vorstellung davon, wie kompliziert das Travel-Management sein kann.“

Mandy Mill, Team Lead, Office bei GetYourGuide

Wenn man die Reisebuchung für alle Beteiligten vereinfachen möchte, sollte man es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Reisen im Rahmen der Richtlinien selbst zu buchen, und ihnen zudem die Möglichkeit bieten, rund um die Uhr Support zu erhalten.