Firmenreisen – Leitfaden mit Tipps und Ideen für Firmen

Haben Sie einmal das Ziel Ihrer Firmenreise festgelegt, geht es an die eigentliche Planung. Die wichtigsten Aspekte, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten, sind diese:Darüber hinaus sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, die wir im Folgenden kurz skizzieren.

Beachten Sie bei der Planung die Budgetgrenzen und kalkulieren Sie gegebenenfalls die Finanzierung von CO2-Kompensationen ein. Planen Sie so detailliert wie möglich. Vor allem für wetterabhängige Aktivitäten sollten Sie vorab einen Plan B ausarbeiten. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Informationen Sie von Ihren Mitarbeiter:innen benötigen, zum Beispiel hinsichtlich Allergien, Unverträglichkeiten oder Ernährungsweisen.

Incentivereisen sind eine besondere Art von Firmenreisen, weil sie explizit als Belohnung für erbrachte Leistungen ausgelobt werden. Planen Sie eine Incentivereise für ausgewählte Mitarbeiter:innen oder das gesamte Team, ist es sinnvoll, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Die Reise soll ein möglichst großer Anreiz sein (engl. incentive = Anreiz), der Ihr Team motiviert, bis zum Zeitpunkt der Reise ihr Bestes zu geben. Um die Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten, sollten Sie deshalb in regelmäßigen Abständen die Highlights kommunizieren, die Ihr Team auf der Reise erwarten. Wählen Sie hierfür vor allem Präsentationstechniken mit emotionalem Gehalt, wie zum Beispiel Videos vom Reiseort oder einzelnen Aktivitäten, die für die Firmenreise geplant sind. Oder wenden Sie sich als Travel-Manager oder CEO per E-Mail direkt an Ihre Mitarbeitenden. Überlegen Sie sich auch einen prägnanten Satz, mit dem Sie die Idee zur Reise präsentieren können.

Eine Testreise ist vor allem für Firmenreisen mit stark individuellem Charakter empfehlenswert. Erst vor Ort können Sie einschätzen, wie gut der Service des Hotels wirklich ist, ob die Location Ihren Vorstellungen entspricht und ob Ihr Zeitplan für Aktivitäten aufgeht. Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie vorab persönlichen Kontakt zu den Ansprechpartnern vor Ort hatten, gehen diese eher auf Sonderwünsche ein. Darüber hinaus können Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter:innen leichter beantworten. Mit einer Testreise steigern Sie in jedem Fall die Chance, dass die Firmenreise ein Gewinn für Ihr Team wird.

Planen Sie auch eine Evaluierung im Anschluss der Reise ein. Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen ein und bewerten Sie auch die finanzielle Seite: War Ihr

Reisekostenmanagement

stimmig? Haben Sie Ihr Budget eingehalten? Sind Nebenkosten im Rahmen geblieben? Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Firmenreisen.

Die Fluggesellschaften bieten nicht unbedingt Sonderpreise an. Was sie aber bieten, ist die Gewissheit, dass alle in Ihrer Gruppe in denselben Flieger steigen – außer es handelt sich um Hunderte von Personen.Ein Gruppenangebot von einer Fluggesellschaft muss nicht unbedingt gleichbedeutend mit dem besten Preis sein. Der Ticketpreis pro Flug kann bei einer Gruppenbuchung sogar höher sein als individuelle Flugkosten. Das liegt daran, dass Fluggesellschaften an unterschiedlichen Tagen unterschiedlich viel für die Tickets verlangen können – die Ticketpreise schwanken also. Bei einer Firmengruppe von 25 Personen oder weniger ist es deshalb oft günstiger, die Flüge selbst zu buchen.Hinweis: Da viele Airlines ab einer Gruppengröße von 10 Personen eine Gruppenbuchung fordern, sollten Sie immer nur für 8 Personen gleichzeitig buchen. Aber Achtung: Hier können Geldstrafen drohen.

Für die Gruppenbuchung von Flugreisen haben wir ein paar Tipps gesammelt, die Ihnen die Buchung erleichtern können:Mit TravelPerk vereinfachen Sie Ihr

Geschäftsreisemanagement

und finden alles in einem einzigen Tool – von der Buchung über die Verwaltung von Reisedaten bis hin zu Rechnungen. Gerne übernehmen wir die

Buchung von Gruppenreisen

für Sie und handeln die besten Konditionen für Ihre Firmenreise aus. Auch für Sonderwünsche stehen wir Ihnen mit unserem Concierge-Service zur Verfügung und organisieren für Sie Firmenevents, Touren oder Stadtführungen.

Ähnlich wie für Flugbuchungen gibt es auch für die Hotelbuchung für Gruppen einige Tipps, die Sie beachten sollten:Extra-Tipp: In unserem Blog-Beitrag stellen wir

10 Möglichkeiten vor, wie Ihr Unternehmen Geld bei Geschäftsreisen sparen kann

.

Aktivreisen eignen sich zum Auspowern und um den Zusammenhalt im Team durch sportliche Aktivitäten zu stärken. Ob Radreisen mit kulturellen Zwischenstopps, Wandertouren mit atemberaubender Aussicht oder Skireisen mit abendlichen Partys – Aktivreisen haben definitiv einen hohen Erinnerungswert.

Ein Städtetrip eignet sich nicht nur für einen kurzen Betriebsausflug, sondern auch für längere Firmenreisen. Lernen Sie Barcelona, Kopenhagen und Co. aus einer anderen Perspektive kennen, indem Sie eine alternative Stadtführung buchen, eine Stadt-Rallye veranstalten oder per Segway, Vespa oder historischer Straßenbahn die schönsten Sehenswürdigkeiten erkunden.

Erkunden Sie mit einem komfortabel ausgestatteten Reisebus die Ziele Ihrer Wahl, während ein Reiseleiter die Organisation für Sie übernimmt. Der Vorteil: Sie sind nicht auf einen Ort festgelegt, sondern können mehrere Ziele miteinander verbinden.

Gemeinsam entspannen in außergewöhnlichen Resorts: Wellnessreisen für Firmen bieten eine besondere Abwechslung vom Arbeitsalltag. Viele Hotels und Resorts eignen sich ideal für Firmenreisen und bieten neben Sauna und Co. auch Sportanlagen und Räume für Veranstaltungen und Workshops.

Incentivereisen leben von Individualität und besonderen Erlebnissen. Unternehmen planen diese Reisen als Belohnung für Ihr Team und schaffen damit einen bleibenden Erinnerungswert. Dieser wirkt sich wiederum positiv auf die Mitarbeitermotivation aus, weshalb Incentivereisen eine lohnende Investition sind. Beliebt sind ausgefallene Locations und Aktivitäten mit Adrenalin pur, wie eine Wüstensafari in Abu Dhabi, Whale Watching in Reykjavik oder River Rafting in einer atemberaubenden Gebirgskulisse. Kurze Infotainment-Einlagen runden die Reise ab – so können Sie Ihrem Team eine Pause von den Adrenalinkicks gönnen und auf unterhaltsame Weise regionale Besonderheiten näherbringen.

Es muss nicht immer gleich die große Reise sein – auch ein Firmenausflug hebt die Stimmung und kann unvergessliche Erlebnisse für Ihr Team bereithalten. Für einen besonderen Betriebsausflug bieten sich zum Beispiel kulinarische Erlebnisse an, wie ein Cocktailworkshop, Biertasting, eine Tapas-Tour oder eine Weinverkostung. Auch gemeinsame Koch-Events, angeleitet von Sterne-Köch:innen, stärken den Zusammenhalt im Team.Abseits der Kulinarik bieten sich besondere Firmenevents wie ein Casinobesuch, ein Tauchkurs oder eine Tour mit Oldtimern an. Auch soziale Aktivitäten wie ein Clean Up des heimischen Stadtparks sorgen für ein Wir-Gefühl. Nach getaner Arbeit können Sie den Tag bei einem gemeinsamen Essen ausklingen lassen.Tipp: Mit TravelPerk Events wird Ihr nächstes

Firmenevent

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Welche Faktoren sollten bei der Planung von Firmenreisen berücksichtigt werden?Zu den wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Planung von Firmenreisen berücksichtigen sollten, zählen diese:- An- und Abreise: Gruppenbuchung von Flugreisen
- Unterkunft: Gruppenbuchung von Hotels
- Verpflegung
- Aktivitäten und VeranstaltungenSinnvoll ist außerdem ein Plan B sowie eine möglichst detaillierte Planung, die zum Beispiel Lebensmittelunverträglichkeiten von Mitarbeiter:innen berücksichtigt. Machen Sie, wenn möglich, vorab eine Testreise, um Ihre Planung zu überprüfen und Kontakte zu Ansprechpartnern zu knüpfen. Incentivereisen sollten Sie mit einem gut strukturierten Kommunikationskonzept ankündigen. Zu guter Letzt sollten Sie eine Evaluierung einplanen, die Sie nach der Reise durchführen.Wie können Office-Manager:innen bei der Buchung von Firmenreisen Kosten einsparen?Es gibt einige Wege, wie Sie als Office-Manager:in vor, während und nach der Buchung von Firmenreisen Kosten sparen können:1. Legen Sie im Vorfeld erstattungsfähige Ausgabekategorien in Ihrer Reiserichtlinie fest, damit Mitarbeiter:innen das Budget nicht überschreiten.
2. Buchen Sie Flüge oder Zugverbindungen für den frühen Morgen oder den späten Abend. Auf diese Weise sparen Sie die Kosten für eine Übernachtung.
3. Buchen Sie über eine Geschäftsreisemanagement-Plattform wie TravelPerk, um die besten Konditionen zu erhalten.
4. Vermeiden Sie Gruppenbuchungen von Flügen, wenn Sie für weniger als 25 Personen buchen. Gruppentarife sind oft teurer als Einzeltickets. 
5.

Lassen Sie sich die Mehrwertsteuer erstatten.

Welche Tools und Technologien können Office-Manager:innen helfen, Firmenreisen besser zu organisieren?

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wie das von TravelPerk helfen Office- und Travel-Manager:innen, eine Firmenreise zu organisieren und dabei Zeit und Geld zu sparen. Hier haben Sie von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung alles im Blick und buchen zu attraktiven Konditionen. Statt Flug- und Hotelbuchungen über verschiedene Plattformen abwickeln zu müssen, können Sie bei TravelPerk alles auf einer einzigen Plattform erledigen.