Planung ist der Schlüssel zum Erfolg bei Dienstreisen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Punkte für die Vorbereitung und Planung von geschäftlichen Reisen vor. Gestalten Sie den Reiseplan für Ihre Geschäftsreise mit unserer Vorlage zum Herunterladen. So können Sie Ihre Reise von Anfang bis Ende durchstrukturieren und sicherstellen, dass alle Aspekte berücksichtigt werden – von der Auswahl der Transportmittel und Unterkünfte bis hin zu den geplanten Aktivitäten vor Ort.
Wie plane ich eine Dienstreise richtig?
Die Erstellung eines Reiseplans für Ihre Dienstreise ist ein mehrstufiger Prozess, der bei der richtigen Reisevorbereitung unter Berücksichtigung der Unternehmensrichtlinien beginnt. Für die optimale Vorbereitung und Planung Ihrer Reise können Sie sich an dieser Checkliste orientieren: Um diese Prozesse zu vereinfachen, ist es sinnvoll, eine Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk zu nutzen. Unsere individuell anpassbare Reiseplan-Vorlage kann Ihnen außerdem bei der Organisation wichtiger Informationen zu Flügen, Hotels, Transportmitteln und geschäftlichen Aktivitäten vor Ort helfen. Im Folgenden erfahren Sie im Detail, wie Sie Ihre Reise optimal vorbereiten.
- Machen Sie sich mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens vertraut.
- Legen Sie Rahmenbedingungen fest, z. B. Ort, Zweck und Dauer der Reise.
- Planen Sie die Reiseroute und Programm am Zielort.
- Buchen Sie passende Flüge, Hotels und Transport frühzeitig.
- Organisieren Sie Dokumente für die Reise und machen Sie ggf. Kopien.
- Erstellen Sie eine Packliste für alles Wichtige auf Ihrer Reise.
- Folgen Sie den Richtlinien Ihres Unternehmens bzgl. der Reisekostenabrechnung.
?)
Tipps zur effizienten Reisevorbereitung
Bei der Organisation einer Dienstreise gibt es eine Reihe von Faktoren, die Sie beachten sollten. Vorab werden die Rahmenbedingungen, wie der Zweck und Ort der Reise sowie Route und Aktivitäten am Zielort, festgelegt. Je nach Ort und Dauer des Aufenthaltes kommen verschiedene Transport- und Übernachtungsoptionen in Frage. Die Reisevorbereitung sollte in Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und unter Berücksichtigung der Vorlieben und Bedürfnisse der Reisenden sowie der Anweisungen von Vorgesetzten erfolgen. Wichtig sind auch die sorgfältige Organisation von Reisedokumenten und die Erstellung einer anpassbaren Packliste.
Rahmenbedingungen für die Dienstreise
Die Rahmenbedingungen für eine Geschäftsreise sind grundlegende Aspekte, die Sie im Vorfeld klären sollten, um eine reibungslose Planung und Durchführung zu gewährleisten. Beachten Sie dazu diese wichtigen Punkte:
- Zweck der Reise: Definition des Hauptziels der Reise, z. B. Kundenmeetings, Konferenzteilnahmen, Projektarbeit oder Teambuilding-Aktivitäten.
- Dauer der Reise: Festlegung einer angemessenen Reisezeit, um alle Aktivitäten effizient zu gestalten und Ressourcen optimal zu nutzen.
- Zielort: Bestimmung des Reiseziels, was die Logistik, Auswahl von Flügen und Unterkünften sowie kulturelle Vorbereitungen beeinflusst.
- Ansprechpartner:innen: Sammlung der Kontaktdaten aller relevanten Personen wie Kunden, Kolleg:innen, Vorgesetzte und lokale Vertreter:innen.
- Reiserichtlinien: Kenntnis und Einhaltung firmeninterner Vorgaben zu Ausgaben, Unterkunftskategorien und Reiseversicherungen zur Gewährleistung von Konsistenz, Fairness und Sicherheit.
Reiseroute und Programm am Zielort
Die Planung der Reiseroute ist ein entscheidender Teil der Vorbereitung einer Dienstreise. Unter anderem beinhaltet das die Berücksichtigung von Flugverbindungen, Zugfahrplänen oder Mietwagenoptionen, abhängig von Entfernung, Kosten und Verfügbarkeit. Bei der Ankunft am Reiseziel ist eine durchdachte Logistik wichtig, die beispielsweise Transfers vom Flughafen zum Hotel oder zum Ort von Meetings umfasst.Das Programm vor Ort sollte sorgfältig geplant werden, um Zeit zu maximieren und Stress zu minimieren. Legen Sie beispielsweise im Vorfeld Termine für Geschäftstreffen, Konferenzen oder Besichtigungen fest – denken Sie dabei auch an Pausen und Reisezeiten zwischen verschiedenen Veranstaltungsorten. Planen Sie etwas Flexibilität im Zeitplan ein, für den Fall unvorhergesehener Verzögerungen oder kurzfristiger Änderungen. Zusätzlich sollten Sie lokale Gegebenheiten wie Verkehrsmuster, Feiertage oder kulturelle Besonderheiten im Auge behalten. Achten Sie insbesondere bei internationalen Reisen auf Zeitunterschiede, Währungswechsel und mögliche Sprachbarrieren.
Flug, Hotel und Transportmittel buchen
Die Buchungen von Flügen, Hotels und Transportmitteln legen das Fundament für den gesamten Reiseablauf und beeinflussen maßgeblich den Zeitplan und den Komfort der Reise. Bei der Auswahl von Flügen, Hotels und Transferoptionen können folgende Faktoren hilfreich sein:
Flugbuchungen
- Nähe des Flughafens zum Geschäftsort
- Abflug- und Ankunftszeiten
- Anzahl der Zwischenstopps
- Flug- und Sitznummern
- Flugplan inkl. potenzieller Verspätungen
- Informationen des Reiseunternehmens
Hotelreservierungen
- Standort in Bezug auf Geschäftsreiseaktivitäten
- Komfort und Sicherheitsaspekte
- Zusatzleistungen wie WLAN und Arbeitsbereiche
Transportmittel
- Auswahl zwischen Mietwagen, Taxis, öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrdiensten
- Faktoren wie Kosten, Verfügbarkeit, Flexibilität und lokale Verkehrsbedingungen
?)
Fangen Sie noch heute an, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen!
Reisedokumente und Geschäftsunterlagen
Überprüfen Sie vor Antritt der Reise alle erforderlichen
Reisedokumente
wie Reisepass, Visum, Flugtickets, Hotelreservierungen und eventuell benötigte Führerscheine und stellen Sie sicher, dass diese gültig und griffbereit sind. Gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie Kopien dieser Dokumente anfertigen und sie sowohl digital als auch in Papierform mitführen. Informieren Sie sich außerdem über die Einreisebestimmungen und eventuelle gesundheitliche Vorschriften.Für die geschäftlichen Aspekte der Reise ist die sorgfältige Vorbereitung und Organisation der benötigten Geschäftsunterlagen entscheidend. Dazu zählen Präsentationen, Berichte, Vertragsentwürfe und ggf. spezifische technische Daten. Die Dokumente sollten auf verschiedene Weise zugänglich sein, um bei technischen Problemen oder fehlendem Internetzugang gewappnet zu sein.Bewahren Sie während der Reise alle Dokumente sicher auf und kontrollieren Sie diese regelmäßig auf ihre Vollständigkeit und Aktualität. Durch eine gut durchdachte Organisation der Reisedokumente und Geschäftsunterlagen können Sie sicherstellen, dass die Geschäftsreise reibungslos verläuft und alle erforderlichen Informationen jederzeit zur Verfügung stehen.?)
Packliste für die Reise erstellen
Die Erstellung einer Wir empfehlen vorab eine detaillierte Checkliste zu erstellen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Reise zugeschnitten ist. So können Sie sicherstellen, dass Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, und Ihre Reise reibungslos verläuft.Bei der Packliste sollten Sie außerdem beachten, ob Sie nur mit
Packliste
ist ein unverzichtbarer Schritt bei der Vorbereitung einer Dienstreise. Berücksichtigen Sie alle wesentlichen Kategorien, um nichts Wichtiges zu vergessen. Dazu gehören:- persönliche Dokumente wie Reisepass und Visum,
- technische Geräte wie Laptop und Mobiltelefon,
- passende Kleidung für geschäftliche und ggf. private Anlässe
- sowie Hygieneartikel und eventuell benötigte Medikamente.
Handgepäck
oder zusätzlich mit Koffer verreisen. Reisen mit ausschließlich Handgepäck erfordert eine minimalistische und effizientere Packweise, da der Platz begrenzt ist. Zudem sollten Sie die Bestimmungen für Flüssigkeiten und Gegenstände, die im Handgepäck mitgeführt werden dürfen, berücksichtigen. Bei Reisen mit aufgegebenem Gepäck haben Sie die Möglichkeit, spezielle Ausrüstung oder zusätzliche Kleidung mitzunehmen – dafür fallen aber zusätzliche Wartezeiten für die Gepäckaufgabe und -abholung an.Informationen zur Reisekostenabrechnung
Die
Reisekostenabrechnung
spielt bei der Reiseplanung und Abwicklung eine wesentliche Rolle, da sie die finanzielle Planung und Transparenz der anfallenden Kosten sicherstellt. Verschaffen Sie sich bereits im Vorfeld ein klares Verständnis über die Richtlinien für Reisekosten in Ihrem Unternehmen, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und eine reibungslose Rückerstattung zu gewährleisten. Sammeln Sie während der Reise alle Belege und Nachweise für Ausgaben wie Flüge, Hotels, Transportmittel und Verpflegung und heben Sie diese sorgfältig auf. Möglicherweise nutzt Ihr Unternehmen bestimmte Ressourcen wie eine Firmenkreditkarte und eine Ausgabenmanagementsoftware
, mit denen alle Ausgaben einfach erfasst und bearbeitet werden können. Die genaue Erfassung der Kosten erleichtert nicht nur die spätere Abrechnung, sondern trägt auch dazu bei, die Ausgaben zu überwachen und zu optimieren.Reiserichtlinien für die Geschäftsreiseplanung
Reiserichtlinien sind für die Erstellung eines Reiseplans für Geschäftsreisen von entscheidender Bedeutung. Sie geben klare Vorgaben und Rahmenbedingungen vor, die bei der Auswahl von Transportmitteln, Unterkünften und der Ausgabenplanung berücksichtigt werden müssen. Diese Richtlinien tragen dazu bei, Kosteneffizienz und Compliance zu gewährleisten, indem sie Grenzen für Ausgaben setzen und Standards für Buchungen definieren. Sie beinhalten oft auch Richtlinien zu Sicherheit und Gesundheit. Eine genaue Kenntnis der Reiserichtlinien ist wichtig, um einen reibungslosen und regelkonformen Ablauf der Geschäftsreise zu garantieren. Tipp: Wie Sie eine solche Richtlinie für Ihr Unternehmen erstellen, können Sie im
Leitfaden für Reiserichtlinien
nachlesen. Geschäftsreisen mit Reisemanagement-Unternehmen
Ihre Reiseplanung können Sie über verschiedene Ressourcen erleichtern – z. B. mithilfe eines
Geschäftsreiseanbieters
. Ein solches Unternehmen kümmert sich um Ihren Reiseplan, indem es Details aus Ihren Buchungen innerhalb der Plattform übernimmt und verwaltet. Das ermöglicht Reisemanager:innen, schnell Geschäftsreisepläne für Reisende zu erstellen, die ausgedruckt oder über eine App abgerufen werden können. Neben den Vorteilen bei der Erstellung eines Reiseplans ist ein Unternehmen für Geschäftsreisemanagement auch hilfreich, wenn Dinge nicht nach Plan laufen. Reisemanagementfirmen bieten oft rund um die Uhr Unterstützung
an, sodass Ihre Mitarbeiter:innen im Falle unerwarteter Probleme schnell Hilfe bekommen. Außerdem erleichtern verschiedene Softwarelösungen die Berichterstattung und die Reisekostenabrechnung nach der Reise erheblich. Wenn Sie bereit sind, Ihre Geschäftsreisen mit einer Reisemanagement-Plattform zu optimieren, probieren Sie TravelPerk aus
. Schauen Sie sich außerdem unsere anpassbare Reiseplan-Vorlage an, die Ihr Team für Dienstreisen nutzen kann.Reiseplan für Geschäftsreisen – anpassbare Vorlage
Für eine effiziente Planung Ihrer nächsten Geschäfts- oder Urlaubsreise können Sie unsere praktische Reiseplan-Vorlage nutzen. Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, alle wichtigen Details Ihrer Reise, wie Flüge, Unterkünfte, Termine und Transportmittel, übersichtlich zu organisieren. Laden Sie die Vorlage jetzt herunter und passen Sie diese an Ihre individuellen Bedürfnisse und Vorlieben an, um Ihre Geschäftsreise stressfrei und strukturiert zu gestalten.
FAQ – Häufige Fragen zu „Reiseplan Geschäftsreise Vorlage“
Wie macht man einen Reiseplan?
Um einen Reiseplan für die Geschäftsreise oder Urlaubsreise zu erstellen, können Sie sich an einer Vorlage orientieren, z. B. an der Mustervorlage von TravelPerk. In einem Reiseplan sind alle wichtigen Informationen wie Daten, Zeiten und Adressen für Flüge, Hotels und Transportmittel vor Ort enthalten. Neben Spalten für diese Informationen sind für Dienstreisen zusätzliche Kategorien für Aktivitäten und Meetings sinnvoll.
Wie organisiert man eine Geschäftsreise?
Für die Planung einer Geschäftsreise sind das Festlegen der Rahmenbedingungen, die Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln, die Organisation von Reisedokumenten sowie das Erstellen einer Packliste wesentlich. Darüber hinaus sollten Sie sich mit Unternehmensrichtlinien vertraut machen, unter anderem bezüglich der Kostenübernahme und -abrechnung. Um alle wichtigen Informationen auf einen Blick zu haben, lohnt sich das Erstellen eines Reiseplans.
Was gehört zu einem Reiseplan?
Einen Reiseplan für Ihre Dienstreise können Sie individuell gestalten. Dabei kann Ihnen der Muster-Reiseplan von TravelPerk behilflich sein. In unserer Liste können Sie z. B. detaillierte Fluginformationen wie Abflug- und Ankunftsdatum, Flughafen und Gate festhalten. Ebenso ausführlich lässt sich alles Wichtige bezüglich Ihrer Hotelreservierungen und gebuchten Transportmittel notieren. In den Reiseplan können Sie auch den Ablaufplan am Reiseziel integrieren. Der Plan lässt sich darüber hinaus beliebig erweitern und ergänzen.
Welche Vorteile bringt ein Reiseplan?
Ein detaillierter Reiseplan bietet mehrere Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Durch die Vorplanung von Flügen, Hotels und Transportmitteln können Zeit und Ressourcen optimal genutzt werden.
- Stressreduktion: Eine klare Strukturierung des Reiseablaufs verringert Unsicherheiten und Stress.
- Verbesserte Organisation: Wichtige Informationen wie Flugnummern, Hotelbuchungen und Termine sind übersichtlich zusammengestellt.
- Kostentransparenz: Die Planung hilft, die Reisekosten im Blick zu behalten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
- Flexibilität bei Änderungen: Bei unvorhergesehenen Ereignissen ermöglicht der Plan eine schnelle Anpassung.
- Compliance: Die Einhaltung firmeninterner Reiserichtlinien wird erleichtert.
Wo finde ich meine Reisepläne?
Ihre Reisepläne finden Sie in der Regel auf der Plattform, über die Sie Ihre Reise gebucht haben. Viele Unternehmen nutzen spezielle Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk, auf denen Sie Ihre Reisen planen, buchen und verwalten können. Dort sind sämtliche Informationen zu Ihrer Reise gespeichert und jederzeit abrufbar. Auch Fluggesellschaften oder Hotelbuchungsseiten bieten oft persönliche Bereiche, wo Ihre Buchungen und Reisepläne einsehbar sind. Wichtige Informationen können Sie auch in einem individuellen Reiseplan festhalten. TravelPerk bietet Ihnen die passende Vorlage zum Herunterladen.
?)
?)
?)