Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024
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Im Arbeitsalltag kommt es nahezu täglich vor, dass Arbeitnehmer:innen Ausgaben tätigen, die mit ihrer beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen oder sogar notwendig für die Ausübung dieser sind. Das ist z. B. der Fall, wenn Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen buchen oder sich während ihrer Auswärtstätigkeit verpflegen. Die Kosten für all diese Ausgaben sollen die Arbeitnehmer:innen selbstverständlich nicht selbst tragen – sie werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet. Dabei läuft der Rückerstattungsprozess aber nicht willkürlich, sondern folgt klaren Vorgaben. Je mehr Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen tätig sind, desto unüberschaubarer werden auch die Kosten – und mit ihnen die Abrechnung und Rückerstattung. Eine Spesenrichtlinie hilft Unternehmen, die Kontrolle über derartige Ausgaben zu bewahren und sicherzustellen, dass die Erstattung reibungslos laufen kann. So entstehen keine unerwünschten Kosten – weder für den Betrieb noch für die Kolleg:innen. Aber was genau sind eigentlich Spesen? Wie sieht eine Spesenrichtlinie aus, was bringt sie und wie erstellt man eine solche Richtlinie? Welche Spesenregelungen gibt es und was müssen Arbeitgeber bei der Spesenabrechnung beachten? All diesen und mehr Fragen gehen wir im Folgenden auf den Grund.
Was sind Spesen?
Als Spesen bezeichnet man die Kosten, die für Mitarbeiter:innen durch ihre Tätigkeit im Unternehmen entstehen – also Ausgaben im Auftrag oder Sinne des Arbeitgebers. Das prominenteste Beispiel hierfür sind Reise- und Reisenebenkosten: z. B. für Flugtickets, Hotelaufenthalte, Mietwagengebühren, Taxifahrten während der Dienstreise oder Verpflegungsmehraufwendungen. Je nach Definition umfasst der Spesenbegriff aber auch noch andere Ausgabenkategorien – bspw. Bewirtungskosten, die nicht im Kontext einer Dienstreise entstehen, sowie Auslagen für Büromaterialien, Teilnahmegebühren für Schulungen und Workshops und andere vergleichbare Investitionen, die Mitarbeiter:innen tätigen, um ihrem Beruf und den damit verbundenen Aufgaben nachgehen zu können.Hin und wieder kommt bei der Verwendung des Wortes „Spesen“ Verwirrung über die genaue Bedeutung auf. Das liegt daran, dass der Begriff gern als Synonym für Reisekosten oder auch für Verpflegungsmehraufwendungen genutzt wird. Dabei stammt „Spesen“ vom italienischen „spesa“ ab – und das bedeutet „Aufwand“. Zu den Spesen zählen deshalb verschiedene Ausgaben, bspw. für:
- Transport (An- & Abreise bzw. Mobilität bei Auswärtstätigkeiten)
- Unterkunft
- Verpflegung bzw. Verpflegungsmehraufwand
- Bewirtung – z. B. auch von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen
- Weiterbildungsmaterialien & -maßnahmen
- Gebühren – z. B. für Firmenkreditkarten oder Mobilfunk im Ausland
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Was ist eine Spesenrichtlinie?
Eine Spesenrichtlinie bringt Klarheit in das oft undurchschaubare Spesenmanagement, indem sie festhält, wie das Unternehmen Spesen definiert und mit ihnen umgeht. Sie gibt Auskunft darüber, … Damit dient die Spesenrichtlinie den Mitarbeiter:innen als Regelwerk für den Umgang mit Unternehmensgeldern. Das ist besonders deshalb notwendig, weil beim Spesenmanagement oftmals gesetzliche Richtlinien mit unternehmensspezifischen Regelungen kombiniert werden: Dann erfolgt die Abrechnung der Verpflegungskosten bspw. über die
- welche Ausgaben als Spesen gefasst werden – zusätzlich zu den oben genannten Kosten können z. B. auch Parktickets, Hotelparkplätze, Gebühren für ein besseres WLAN, einen Wasch- und Bügelservice o. Ä. übernommen werden.
- welche Höchstbeträge für die Spesen gelten – bspw. für Übernachtungskosten oder Bewirtungskosten. Budgetgrenzen hängen häufig von Faktoren wie der Position im Unternehmen oder dem bereisten Land ab.
- welche sonstigen Einschränkungen für die Spesen gelten – so kann der Arbeitgeber bspw. festlegen, dass Taxifahrten nur übernommen werden, wenn Bus und Bahn keine adäquate Alternative darstellen.
- welche Ausgaben per se nicht erstattungsfähig sind – hier empfiehlt es sich mit Beispielen zu arbeiten und insbesondere solche Kosten aufzuführen, die in der Vergangenheit häufig zu Missverständnissen geführt haben.
- welche Rechte und Genehmigungsprozesse es gibt – vielleicht kann nur ein ausgewählter Personenkreis seine Ausgaben direkt geltend machen, während andere Mitarbeiter:innen zunächst Anträge stellen müssen.
- wie die Zahlung erfolgt – z. B. über Firmenkarten, Vorschüsse vom Arbeitgeber, auf Rechnung oder durch Auslagen der Mitarbeiter:innen
- wie die Spesenabrechnung läuft – sprich, welche Dokumente in welcher Form und wo eingereicht werden müssen, welche Deadlines gelten und wie die Rückerstattung von Auslagen abläuft
Verpflegungspauschale
, während für die Übernachtungskosten individuelle Regeln anstelle der gesetzlichen Pauschale genutzt werden. Derartige Mischformen kommen in der Praxis häufig vor, erklären sich aber nicht von selbst – eine Spesenrichtlinie bringt hier Licht ins Dunkel und macht die Spesenregelungen für alle nachvollziehbar.Nutzen der Richtlinie für Unternehmen & Mitarbeiter:innen
Licht ins Dunkel bringen – das ist wohl der zentrale Zweck einer Spesenrichtlinie. So allgemein gefasst lässt sich das allerdings auf jede Art von Unternehmensrichtlinie übertragen. Worin liegt also der konkrete Nutzen eines eigenen Spesenleitfadens?
- Bessere Kostenkontrolle: Die Richtlinie legt fest, wer für was wie viel Geld ausgeben darf – das senkt das Risiko unkontrollierbarer Ausgaben.
- Gleiches Verständnis: Die klare, verständliche Ausformulierung räumt Missverständnisse aus dem Weg und schafft einen Konsens über die Definition von und den Umgang mit Spesen.
- Mehr Unabhängigkeit: Auf den ersten Blick mag eine Spesenrichtlinie wie eine Restriktion wirken, dabei befähigt sie Mitarbeiter:innen, im Rahmen der Vorgaben eigenständig zu agieren und fördert so ihre Unabhängigkeit.
- Weniger Arbeit: Klare Regeln reduzieren den Arbeitsaufwand. Wo eindeutige Infos vorhanden sind, kommen weniger Rückfragen und Fehler auf, wodurch wiederum weniger Support- und Korrekturarbeiten anfallen.
- Höhere Effizienz: Dank vorgegebener Workflows landen Anträge und Rechnungen direkt an der richtigen Stelle – idealerweise auch noch im richtigen Format. Das steigert die Effizienz, insbesondere wenn es digital abläuft.
- Permanente Verfügbarkeit: In der Richtlinie können die Mitarbeiter:innen alle wichtigen Infos zum Spesenmanagement jederzeit nachlesen – digital und idealerweise auch mobil, sodass sie von überall darauf zugreifen können.
Wie sollte eine Spesenrichtlinie aussehen?
Damit eine Spesenrichtlinie ihren Zweck bestmöglich erfüllt, sollten bei der Erstellung einige Kriterien beherzigt werden. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst:
- Die Richtlinie ist sauber strukturiert: z. B. nach Spesenkategorien oder chronologisch in Anlehnung an die einzelnen Schritte, welche die Mitarbeiter:innen in der Praxis durchlaufen, bzw. die Fragen, die sie sich dabei stellen: von der Spesendefinition über die Bezahlung bis hin zur Rückerstattung.
- Das Regelwerk ist kurz und die Informationen sind relevant: So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitnehmer:innen die Richtlinie auch wirklich lesen und darin finden, was sie suchen. Der Einbezug von Stakeholder:innen kann dabei helfen, notwendige Informationen von überflüssigen Details zu unterscheiden.
- Klare Formulierungen statt kompliziertes Behördendeutsch: Sprechen Sie die Sprache der Mitarbeiter:innen und stellen Sie so sicher, dass jede:r versteht, was gemeint ist. Ein gutes Regelwerk beantwortet Fragen, ohne dabei neue aufzuwerfen. Wählen Sie hierfür einfache Formulierungen und praxisnahe Beispiele.
- Je aktueller die Richtlinie, desto höher die Compliance: Insbesondere Budgetobergrenzen sollten regelmäßig geprüft und angepasst werden – sei es, weil sich Ihre finanzielle Situation ändert oder weil z. B. Flugpreise oder Übernachtungskosten steigen. Auch gesetzliche Spesensätze wie die Verpflegungspauschale oder das Kilometergeld ändern sich und sollten korrekt angegeben werden.
Spesenrichtlinie vs. Reisekostenrichtlinie – was ist was?
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Wir haben bereits geklärt, dass Spesen und Reisekosten nicht ein und dasselbe sind, aber doch nah beieinander liegen. Genau genommen sind die Reisekosten ein Teil der Spesen – zugegebenermaßen der wohl größte und wichtigste Teil. Es ist also nicht verwunderlich, dass auch die Spesenrichtlinie und die Reisekostenrichtlinie häufig im selben Atemzug genannt werden. Der Unterschied liegt auf der Hand: Die Reisekostenrichtlinie behandelt sämtliche Ausgaben, die im Zuge einer Geschäftsreise anfallen und erklärt, wie die
Reisekostenabrechnung
läuft, während die Spesenrichtlinie darüber hinaus auch andere Spesen, wie Kosten für Büromaterialien oder Weiterbildungsmaßnahmen, beinhaltet. Das bedeutet aber auch, dass beide Dokumente eine recht große Schnittmenge aufweisen. Als Arbeitgeber haben Sie bei der Handhabung der Richtlinien verschiedene Optionen. Sie können zwei getrennte Regelwerke verfassen, eingemeinsames Dokument erstellen, das als Spesen- und Reisekostenrichtlinie dient, oder die Reisekostenrichtlinie in die allgemeine Reiserichtlinie
integrieren und die Spesenrichtlinie separat führen. Entscheiden Sie sich für getrennte Dokumente, können Sie Dopplungen vermeiden, indem Sie an den entsprechenden Stellen – z. B. bei Transport-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten – auf die Reisekostenrichtlinie verweisen, statt alle Regelungen nochmal im Detail aufzuführen. Welcher dieser Wege der richtige ist, ist individuell und hängt mitunter davon ab, welchen Stellenwert Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen einnehmen, wie breit der Spesenbegriff bei Ihnen gefächert ist und inwieweit Mitarbeiter:innen überhaupt selbstständig Ausgaben tätigen.Gesetzliche vs. betriebliche Spesenregelung
Gemeinhin lassen sich zwei Arten von Spesenregelungen unterscheiden: die gesetzliche Spesenregelung und die betriebliche Spesenregelung. Als Arbeitgeber können Sie selbst festlegen, ob Sie sich bei der Kostenübernahme an den gesetzlichen Richtlinien orientieren oder individuelle Regelungen und Spesensätze festlegen. Auch eine Mischform ist möglich – und genau das macht eine verständliche Spesenrichtlinie so wichtig.
Gesetzliche Spesenregelung – Pauschalen im Überblick
Die gesetzliche Spesenregelung greift, wann immer ein:e Mitarbeiter:in ihre erste Tätigkeitsstätte für mindestens 8 Stunden verlässt – bspw. um eine Dienstreise oder einen Kundenbesuch wahrzunehmen. Sie beinhaltet verschiedene Pauschalen, die vom Finanzamt festgelegt werden und allgemein gültig sind. Diese sind steuerfrei und können entweder vom Arbeitgeber ausgezahlt oder im Zuge der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Zu den gesetzlichen Pauschalen zählen: Darüber hinaus können Arbeitnehmer:innen weitere Ausgaben über die Werbungskosten beim Finanzamt einreichen, z. B. Ticketpreise für Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder diverse Reisenebenkosten – ob für die Gepäckaufbewahrung, Parkplätze, berufliche Telefonate o. Ä. Selbiges gilt auch für Investitionen in die berufliche Fortbildung. Wenn es keine Pauschalen gibt, ist allerdings unbedingt ein Nachweis erforderlich.
- Verpflegungspauschale– 14 € pro Tag für Aufenthalte von 8 bis 24 Stunden, 28 € pro Tag für Aufenthalte von mehr als 24 Stunden in Deutschland, variierende Spesensätze je nach Land bzw. Region
- Übernachtungspauschale – 20 € pro Übernachtung in Deutschland, variierende Spesensätze je nach Reiseziel (i. d. R. deutlich höher bei Auslandsreisen)
- Kilometerpauschale– 30 Cent pro gefahrenem Kilometer bei Nutzung des eigenen Pkw für dienstliche Fahrten (z. B. Dienstreisen)
Betriebliche Spesenregelung – das zahlt der Arbeitgeber
Die betriebliche Spesenregelung ist hingegen individuell. Sie wird vom Unternehmen aufgesetzt und ist als eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in zu verstehen. Sie regelt, welche Spesen das Unternehmen den Mitarbeitenden erstattet und legt Bedingungen und Höchstgrenzen fest. In der Spesenrichtlinie hält der Arbeitgeber dann im Detail fest, welche Kosten bspw. 1:1 erstattet werden und bei welchen Ausgaben er sich an den gesetzlichen Pauschbeträgen orientiert. Wichtig zu wissen: Als Arbeitgeber sind Sie nicht dazu verpflichtet, alle Spesen zu erstatten. Wenn Sie nicht für die Rückerstattung aufkommen, können Ihre Mitarbeitenden die entsprechenden gesetzlichen Pauschalen beim Finanzamt geltend machen. Gleichsam können Sie auch höhere Spesen zahlen – damit diese steuerfrei bleiben, müssen sie sich allerdings innerhalb eines gesetzlich vorgegebenen Rahmens bewegen.
Rechtliche Pflichten für Arbeitgeber: Das gilt bei der Spesenabrechnung
Unabhängig davon, wie Ihre Spesenrichtlinie aussieht und ob Sie die gesetzliche Spesenregelung, eine betriebliche Lösung oder eine Mischform nutzen, gibt es bei der Spesenabrechnung einige Pflichten, denen Sie per Gesetz nachkommen müssen:
- Sämtliche Spesenabrechnungen müssen mitsamt den dazugehörigen Belegen archiviert und im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt lückenlos vorgelegt werden. Die Archivierung kann dabei auch digital erfolgen – professionelle Spesentools bieten die nötigen Funktionen.
- Reisekosten und andere Spesen gelten steuerrechtlich als Betriebskosten und können dementsprechend vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass gesetzliche Vorgaben und Grenzen eingehalten werden und dass die Spesen im Zweifel nachweisbar sind (s. o.).
- Transportkosten, die im Zuge einer Dienstreise anfallen, sind nach § 670 BGB immer zu erstatten – egal, welches Transportmittel Reisende nutzen. Dabei darf die Rückzahlung nicht höher ausfallen als die tatsächlich entstandenen Kosten.
- Nutzen Mitarbeiter:innen ihren Privat-Pkw, um eine Geschäftsreise anzutreten, kann die Rückerstattung entweder anhand von Belegen, durch eine Berechnung der tatsächlichen Kilometerkosten oder über die Kilometerpauschale erfolgen.
- Sobald Reisekosten von Ihnen genehmigt wurden, sind diese auch zu erstatten. Das gilt auch für Kosten, die bspw. durch Notfälle oder Risikosituationen entstehen – denn als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflichtgegenüber Ihren Mitarbeiter:innen, die auchderen Schutz auf Dienstreisenumfasst.
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Spesenrichtlinie erstellen – so geht’s
Wir wissen jetzt, welche Fragen eine Spesenrichtlinie klären und wie sie aussehen sollte, welchen Nutzen sie bietet und von welchen Spesenregelungen Arbeitgeber für das unternehmenseigene Spesenmanagement Gebrauch machen können. Bleibt nur noch zu klären, wie Sie bei der Erstellung einer solchen Richtlinie Schritt für Schritt vorgehen:
- Bilden Sie ein Team aus kompetenten und erfahrenen Kolleg:innen – von HR über das Finanzteam bis hin zu Reisemanager:innen. Auch Mitarbeitende, die bei der täglichen Arbeit viel mit Spesenprozessen zu tun haben, sollten als Stakeholder:innen vertreten sein.
- Legen Sie den Geltungsbereich der Richtlinie fest – für welche Abteilungen oder Positionen ist sie im Besonderen gedacht? Welche Fragestellungen beantwortet sie? Welche Informationen lässt sie offen und wo können die Mitarbeiter:innen diese stattdessen finden?
- Nennen und erläutern Sie die erstattungsfähigen Ausgaben – legen Sie Ausgabenlimits und potenzielle Einschränkungen fest und kommunizieren Sie diese kurz und prägnant, aber dennoch so, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.
- Liefern Sie auch Beispiele für Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind – differenzieren Sie hierbei zwischen Spesen, die Sie als Unternehmen nicht zurückzahlen, die aber steuerlich geltend gemacht werden können, und Ausgaben, die nicht als betrieblich eingestuft werden.
- Arbeiten Sie Genehmigungsprozesse aus – machen Sie deutlich, wann Ausgaben z. B. eine Antragstellung erfordern und wann sie in eigenem Ermessen getätigt werden können. Richten Sie klare Workflows sowie Zuständigkeitsbereiche mit festen Verantwortlichen ein. Auch Vertretungen für den Fall einer Abwesenheit sollten hier zu finden sein.
- Klären Sie, wie die Dokumentation der Ausgaben erfolgt – sämtliche Belege, ob Rechnung oder Quittung, müssen eingereicht werden. Wie und binnen welcher Zeit muss der Nachweis erfolgen? In welcher Form sind die Belege vorzulegen? Was passiert, wenn ein Nachweis fehlt?
- Legen Sie Zahlungsmethoden und Rückerstattungsrichtlinien fest – welche Zahlungsmittel sollen die Mitarbeiter:innen bevorzugt verwenden? Welche erfordern eine explizite Genehmigung? Wie läuft die Rückerstattung und wie genau sieht die Spesenabrechnung aus?
- Überwachen Sie die Richtlinie und den Umgang mit ihr – beziehen Sie die Erfahrungen der Mitarbeiter:innen in die Bewertung ein. Prüfen Sie die Compliance und halten Sie die Richtlinie immer auf dem neuesten Stand.
Pro-Tipp: Software-Lösungen für Spesen und Co.
Egal, wie gut Sie vorbereitet sind: Das Spesenmanagement bleibt eine komplizierte Angelegenheit. Um gesetzesgetreu zu handeln und die volle Kontrolle über sämtliche Kosten zu behalten, braucht es die richtlinienkonforme Mitarbeit aller Beteiligten – und zwar in jedem einzelnen Schritt von der Entstehung der Kosten über die Zahlung und Dokumentation bis zur Rückerstattung und Archivierung. Tun Sie sich und Ihren Mitarbeiter:innen also einen Gefallen und gestalten Sie den Prozess so einfach und intuitiv wie möglich – mit einer Software-Lösung für Ihr Spesenmanagement. Moderne Spesen-Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Spesenrichtlinie zu automatisieren und in den digitalen Kontext zu übertragen. Auch die Abwicklung erfolgt einfach digital – egal, ob vom Laptop oder vom Handy per App. Selbst wenn Entscheider:innen mal abwesend sind, kann das Spesenmanagement so weiterlaufen. Über die Software können Sie:Das senkt die Fehleranfälligkeit, beschleunigt die Prozesse, steigert die Effizienz und bringt Leichtigkeit in Ihre Finanzen und Zufriedenheit für Ihre Mitarbeiter:innen. Für noch mehr Komfort lassen sich
- Rechnungen bezahlen
- Rückerstattungen veranlassen
- Pauschalen berechnen und auszahlen
- Firmenkreditkarten einrichten und nutzen
- Belege scannen, einreichen und archivieren
- Ausgaben gruppieren und in aufschlussreiche Berichte überführen
Apps für die Spesen- und Reisekostenabrechnung
wie Pleo, Yokoy, Circula und Co. nahtlos mit Ihren Lieblingstools für Steuern, Finanzen, Personalwesen und Travel Management verknüpfen – z. B. auch mit TravelPerk. Auf diese Weise können Sie Ihr Reise-, Reisekosten- und Spesenmanagement kinderleicht miteinander kombinieren und so auf ein neues Komfort- und Effizienz-Level bringen.?)
FAQ – häufige Fragen zur Spesenrichtlinie
Was gehört alles zu den Spesen?
Spesen sind Ausgaben, die Mitarbeiter:innen zu beruflichen Zwecken tätigen. Zu den Spesen gehören Reisekosten wie Transport- bzw. Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten, Bewirtungskosten und Ausgaben für Büromaterialien und die berufliche Weiterbildung sowie bspw. Gebühren für Firmenkarten oder berufliche Telefonate. Welche Ausgaben im Detail erstattet werden, legt der Arbeitgeber in der Spesenrichtlinie fest – ebenso wie den Umfang und die Bedingungen für die Rückerstattung.
Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Die Abrechnung der Spesen erfolgt klassischerweise über eine Spesenabrechnung, die neben einer Übersicht der getätigten Ausgaben unter Angabe des Zwecks auch die dazugehörigen Belege oder Rechnungen beinhaltet. Für gewöhnlich läuft die Spesenabrechnung digital – idealerweise über ein entsprechendes Spesen-Tool. Je nach Spesenregelung – gesetzlich oder betrieblich – kann die Abrechnung über gesetzliche Pauschalen oder nach dem 1:1-Prinzip per Beleg erfolgen.
Wie stelle ich Spesen in Rechnung?
Arbeitnehmer:innen können Spesen entweder beim Arbeitgeber in Rechnung stellen oder über die Werbungskosten in der Steuererklärung beim Finanzamt geltend machen. Sämtliche Nachweise wie Quittungen oder Rechnungen sollten hierzu unbedingt aufbewahrt werden – auch wenn die Abrechnung über gesetzliche Spesensätze wie die Verpflegungspauschale oder die Übernachtungspauschale weitestgehend unabhängig von den tatsächlich getätigten Ausgaben erfolgt. Wie genau das eigene Unternehmen bei der Spesenabrechnung vorgeht, können Arbeitnehmer:innen in der Spesenrichtlinie nachlesen.
Wie hoch sind die gesetzlichen Spesen?
Die gesetzlichen Spesen für die Verpflegung während einer beruflichen Auswärtstätigkeit belaufen sich 2024 auf 14 € pro Tag bei einem Aufenthalt von 8 bis 24 Stunden bzw. 28 € pro Tag bei einer Reisedauer von mehr als 24 Stunden. Die gesetzliche Pauschale für die Übernachtungskosten liegt bei 20 €. Im Ausland gelten andere Spesensätze. Bei Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw greift die Kilometerpauschale: Diese liegt bei 30 Cent pro gefahrenen Kilometer.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Spesen zu zahlen. Erhält ein:e Arbeitnehmer:in keine Rückzahlung vom Arbeitgeber, kann er/sie die Spesen beim Finanzamt geltend machen – über die Werbungskosten in der Steuererklärung.
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