Übernachtungskosten machen normalerweise einen erheblichen Teil der Ausgaben für Geschäftsreisen aus. Sparen können Sie, indem Sie vergünstigte Zimmerangebote zum Unternehmenstarif nutzen. Denn wie andere Reiseanbieter bieten auch Hotels Corporate Rates für ihre Firmenkunden an. Diese Rabatte beginnen normalerweise bei 10 %, aber mit etwas Verhandlungsgeschick können Sie oft sogar ein besseres Angebot erzielen.Es liegt im Interesse eines Hotels, Geschäftsreisenden attraktive Preise zu bieten – diese bleiben im Gegenzug dem Hotel treu und generieren ein hohes Umsatzvolumen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die besten Firmenraten mit Hotels aushandeln und wie TravelPerk Sie dabei unterstützen kann.

Corporate Rate, auf Deutsch „Unternehmenstarif“, wird auch „Firmenrate“ genannt und bezeichnet einen vergünstigten Zimmerpreis, den Firmen mit Hotels aushandeln. Gleichzeitig verpflichtet sich die Firma dazu, ein bestimmtes Buchungsvolumen zu erfüllen. Je größer das Buchungsvolumen, desto höher der Rabatt. Die Hotelkooperation mit vergünstigten Zimmerangeboten kommt vor allem Unternehmen zugute, in denen viele Geschäftsreisen stattfinden. Zusätzlich zum vergünstigten Zimmerpreis bieten einige Hotels Extraleistungen wie einen

MICE

-Rabatt an – damit können Firmen z. B. auch von günstigen Eventangeboten profitieren.Hotelpreise werden in der Regel im Voraus zwischen dem Hotel bzw. der Hotelgruppe und dem Unternehmen verhandelt. Sobald ein Sondertarif für Ihr Unternehmen festgelegt wurde, genießen Sie die Vorteile in der Regel über einen Unternehmenscode. Wenn Sie dann Ihre Unterkunft über die Website des Hotels oder eine kooperierende Hotelbuchungsplattform buchen, geben Sie den Code beim Buchungsvorgang ins Gutschein- oder Rabattfeld ein. Beim Check-in werden Geschäftsreisende möglicherweise aufgefordert, sich durch eine Unternehmenskarte oder auf sonstige Weise auszuweisen. So bestätigen sie, dass sie Anspruch auf die Firmenrate in diesem Hotel haben.Corporate Rates können entweder das ganze Jahr über gelten oder nur für Buchungen an bestimmten Wochentagen oder in der Nebensaison angewendet werden. In manchen Fällen können Ihre Mitarbeiter:innen die Firmenrate auch bei ihren Privatreisen genießen.Durch diese ausgehandelten Tarife sparen Sie nicht nur Geld bei Geschäftsreisen, sondern haben auch Ihre Ausgaben im Blick und halten die

Reisekostenrichtlinien

Ihres Unternehmens ein. Sehr oft werden im Rahmen von Firmenraten auch zusätzliche Vorteile wie

flexible Stornierungen

und Treueprogramme vereinbart, die gegen kostenlose Übernachtungen oder Upgrades eingelöst werden können.

Firmenraten in Hotels sind nicht ausschließlich großen Unternehmen vorbehalten. Vor allem Kleinunternehmen und sogar Einzelunternehmer:innen können von den vergünstigten Zimmerpreisen und anderen Vorteilen profitieren. Gerade für Kleinunternehmen sind Geschäftsreisekosten oft nicht sonderlich leicht zu stemmen, weshalb günstige Zimmerangebote das Budget schonen. So können kleine Unternehmen nebenbei Ihre

Reisekosten optimieren

.Auch wenn Kleinunternehmen vielleicht nicht dieselben Buchungsvolumina und damit auch nicht dieselbe Verhandlungsmacht haben wie größere Unternehmen, gibt es dennoch verschiedene Möglichkeiten, wie Sie günstige Corporate Rates mit Hotels verhandeln können:

Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk erfüllen auch die Funktion einer Hotelbuchungsplattform. Wie bereits erwähnt, arbeiten Geschäftsreiseanbieter mit einem großen Netzwerk an Hotels und Hotelgruppen zusammen und können dadurch ausgehandelte Hoteltarife anbieten. Bei TravelPerk können Sie sich außerdem die

Mehrwertsteuer der Übernachtungskosten bequem erstatten

lassen und

VIP-Geschäftsreisen

in Executive Experience Hotels genießen.

Nehmen Sie sich die Zeit und vergleichen Sie die verfügbaren Zimmerpreise. Sehen Sie sich mehrere Hotels und Hotelketten an, die Ihren Vorgaben entsprechen, und stellen Sie unverbindliche Anfragen. Auf diese Weise können Sie Preise und Angebote direkt vergleichen.Gut zu wissen: Bei TravelPerk können Sie bequem nach Hotels zum ausgehandelten TravelPerk-Tarif filtern. Wir verfügen über langjährige Hotelkooperationen und bieten Ihnen Zimmerangebote zu ausgehandelten Preisen.

Wenn Sie länger als fünf Nächte bleiben, können Sie üblicherweise nach einem Rabatt für längere Aufenthalte fragen. Dieser wird möglicherweise nicht offen auf der Website des Hotels beworben, deshalb ist eine direkte Anfrage beim Hotel sinnvoll. Hotels ziehen häufig längerfristige Buchungen vor, weil sie eine konstante Belegung garantieren – eine gute Verhandlungsbasis. Übrigens: Bei längeren Aufenthalten winken oft Zusatzleistungen wie kostenlose Zimmer-Upgrades oder ein Wäscheservice.

Firmenkunden, die festgelegte Reisepläne haben, können mit der Buchung von nicht erstattungsfähigen Tarifen Kosten sparen. Diese Tarife sind oft deutlich günstiger als flexible Optionen. In einigen Fällen bieten Hotels hier einen Rabatt von bis zu 25 %. Diese Option eignet sich besonders für Firmen, deren Reisepläne selten kurzfristigen Änderungen unterliegen. Sie sollten jedoch das Risiko einer nicht erstattungsfähigen Buchung gegenüber dem potenziellen Sparvorteil abwägen. So sollten Firmen z. B. prüfen, ob das Hotel trotz des nicht stornierbaren Tarifs in Ausnahmefällen wie

Flugannullierungen

oder unvorhersehbaren Ereignissen eine gewisse Flexibilität bietet. Diese Informationen können Sie im Vorfeld direkt mit dem Hotel abklären, um spätere Überraschungen zu vermeiden.

Viele Kreditkartenanbieter haben Firmen- oder Business-Kreditkarten im Programm. Wenn Sie Ihren Hotelaufenthalt mit einer solchen Karte bezahlen, können Sie bei diesem Hotel Unternehmensrabatte oder Extras wie eine zusätzliche Übernachtung oder ein kostenloses Frühstück erhalten. Unternehmenskreditkarten sind normalerweise zwar mit Kosten verbunden, können sich jedoch bei häufiger Nutzung durchaus rentieren und die Zusatzkosten durch die erhaltenen Boni ausgleichen.Als Alternative bieten einige Hotels eigene Treueprogramme, bei denen wiederkehrende Geschäftsreisende von Prämien, ermäßigten Zimmerpreisen und kostenlosen Aufenthalten profitieren können. Tipp: Auch wenn Sie über TravelPerk buchen, können Sie Treuepunkte sammeln.

Wenn Sie eine Geschäftsreise unternehmen, um sich mit Kund:innen zu treffen, fragen Sie diese vor der Buchung, ob deren Unternehmen eine Hotelkooperation mit einem Hotel vor Ort hat. Möglicherweise hat das Unternehmen Ihrer Kund:innen eine sogenannte Local Company Rate (LCR) mit einem Hotel ausgehandelt, eine Firmenrate für lokale Firmen. Im Idealfall können Sie den Unternehmenscode Ihrer Geschäftskunden verwenden und auf diese Weise einen vergünstigten Zimmerpreis erhalten.

Sie können die Sache auch selbst in die Hand nehmen und selbstständig Firmenraten für Ihr Kleinunternehmen aushandeln. Hier finden Sie einige Tipps für den Einstieg:

Wenn Sie TravelPerk für Ihr Reisemanagement verwenden, erhalten Sie Zugang zu ausgehandelten Preisen, die fast unschlagbar sind. Wir haben für unsere Firmenkunden die besten Hoteltarife ausgehandelt, unter anderem mit den größten Hotelketten der Welt. Auf Hotelbuchungsplattformen für Privatpersonen werden Sie diese Preise nicht finden. Unsere TravelPerk-Tarife sind nämlich Unternehmen vorbehalten!Bei uns können Sie zudem die Unternehmenstarife, die Sie mit Ihren Lieblingshotels vereinbart haben, direkt in Ihr TravelPerk-Konto integrieren.TravelPerk bietet auch einen Service zur Erstattung der Mehrwertsteuer an. So kann Ihr Unternehmen ganz einfach die Mehrwertsteuer für Übernachtungskosten zurückfordern und bis zu 25 % der Ausgaben für Geschäftsreisen einsparen.