Ihr Leitfaden zur Sicherheit auf Geschäftsreisen

Wenn es um Reisesicherheit im betrieblichen Kontext geht, spielt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bei Dienstreisen eine ganz besondere Rolle – sie bildet sozusagen den rechtlichen Rahmen bzw. die Basis für alle Bestrebungen zur Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen. Als

Fürsorgepflicht

wird die gesetzliche und moralische Verantwortung eines Unternehmens bezeichnet, das physische und psychische Wohlbefinden seiner Mitarbeiter:innen zu schützen – auch auf Dienstreisen. Sollte es zu Zwischenfällen wie z. B. einem Unfall kommen, müssen Arbeitgeber nachweisen, dass sie ihrer Fürsorgepflicht angemessen nachgekommen sind.Während es in den

Reiserichtlinien eines Unternehmens

meist detaillierte Regelungen zur Wahl von Unterkunft und Transportmitteln gibt, fehlt es häufig an Regelungen zur Sicherheit der reisenden Mitarbeiter:innen. Dabei profitieren Arbeitgeber, die sich gut um ihre Reisenden kümmern, sogar von einer Reihe von Vorteilen: Eine Reise, die reibungslos und sicher verläuft, ist automatisch eine produktivere Reise. Das wiederum bedeutet zufriedenere Mitarbeiter:innen. Auf diese Weise kann eine Richtlinie zur Fürsorgepflicht nicht nur das Risiko rechtlicher Konsequenzen mindern, sondern auch die Mitarbeiterbindung stärken – auch wenn sie in erster Linie dem Schutz der Reisenden dient.Die Reisesicherheit und insbesondere Richtlinien zur Fürsorgepflicht sind Themen, mit denen Travel Manager:innen, Administrator:innen oder HR-Teams unbedingt vertraut sein sollten. Umso besser, dass die

Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen

heute fester Bestandteil des Angebots vieler Geschäftsreiseunternehmen ist. So erhalten Sie Unterstützung von Expert:innen – und müssen die Verantwortung nicht allein tragen. 

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen häufig in verschiedene Teile der Welt reisen, sollten Sie folgende potenzielle Risiken berücksichtigen:

Politische Instabilität kann Reisepläne beeinträchtigen und Reisende in Gefahr bringen. Im Jahr 2019 kam es z. B. weltweit zu Massenprotesten. Von Frankreich über den Libanon bis nach Hongkong und Chile waren viele verschiedene Länder betroffen. Geschäftsreisen in und innerhalb politisch instabiler Gebiete erfordern eine sorgfältige Planung auf der Grundlage aktueller Empfehlungen und Informationen. Werfen Sie einen Blick auf die Website des

Auswärtigen Amts

, auf der Reise- und Sicherheitshinweise für alle Länder veröffentlicht werden. Dort finden Sie Informationen zur Reisesicherheit sowie zur Terrorgefahr. Das Auswärtige Amt ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer:innen eine gute Informationsquelle für derartige Recherchen vor der Dienstreise.Tipp: Wenn Sie eine

Geschäftsreiseplattform wie TravelPerk

nutzen, erhalten Sie vor und während jeder Geschäftsreise aktuelle Reiserisikowarnungen für den Zielort sowie einen 24/7-Support.

Obwohl Sie gesundheitliche Probleme oft nicht vorhersagen können, sollten Sie schon im Voraus planen, wie Sie damit umgehen. Auf Reisen gibt es eine Reihe gesundheitsbezogener Überlegungen, die Sie beachten sollten, darunter:Glücklicherweise geht es bei der Fürsorgepflicht in der Regel nicht um Lebensgefahr oder Todesumstände. Vielmehr sollten Arbeitgeber auch die allgemeine Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Reisenden berücksichtigen. Aus diesem Grund sollte die Fürsorgepflicht auch Gesundheitsangebote umfassen – beispielsweise, indem Sie Ihren Mitarbeiter:innen Hotels empfehlen, die Fitness oder gesunde Menüs anbieten.

Sie kennen das vielleicht: Nach einem langen Reisetag fühlen Sie sich müde und haben das Bedürfnis nach einer ausgiebigen Dusche. Mit Ihrer Ankunft im Hotel sollten Sie jedoch nicht Ihre Wachsamkeit aufgeben, denn Hotels können Hotspots für Diebe sein. Um auch hier die Sicherheit zu gewährleisten, müssen Reisende vorbereitet sein – egal, ob sie sich im Hotel oder in einem Airbnb aufhalten. Hier ein paar wichtige Sicherheitstipps für Reisende:

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers sollte sich nicht nur auf seine Mitarbeiter:innen erstrecken. Sie erstreckt sich auch auf externe Auftragnehmer und andere Personen, gegenüber denen das Unternehmen Verpflichtungen hat. Darüber hinaus kann ein Drittunternehmen neue Risikofaktoren mit sich bringen. Arbeiten Sie deshalb möglichst nur mit vertrauenswürdigen Parteien aus einer genehmigten Liste zusammen und überprüfen Sie Dritte gründlich, insbesondere im Ausland.

Während im Straßenverkehr die Sicherheit für jede:n an erster Stelle steht, sind auf Geschäftsreisen Frauen eher Risiken ausgesetzt als ihre männlichen Kollegen. Laut einem Bericht der Global Business Travel Association (GBTA) und AIG aus dem Jahr 2018 hatten 83 % der Frauen im vergangenen Jahr 

Bedenken hinsichtlich ihrer Sicherheit während einer Geschäftsreise.

Dennoch befassen sich laut GBTA nur 18 % der Reiserichtlinien speziell mit der Reisesicherheit von Frauen. Für Unternehmen kann dies ein heikles Thema sein. Um ihrer Sorgfaltspflicht gerecht zu werden, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Mitarbeiterinnen auf die besonderen Herausforderungen vorbereitet sind, denen sie auf Geschäftsreisen begegnen können. Übrigens: Neben dem Geschlecht gibt es weitere persönliche Merkmale, die sich je nach Reiseland auf die Sicherheit der Mitarbeiter:innen auswirken können – auch solche, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind, wie bspw. die religiöse Zugehörigkeit oder die sexuelle Orientierung. Bei kritischen Reisezielen sollten Sie alle Risikofaktoren mitdenken und offen mit Ihren Mitarbeiter:innen sprechen, um sich gemeinsam optimal auf die Reise vorzubereiten. Manchmal kann es sogar nötig werden, Reisen zum Schutz der Kolleg:innen abzusagen oder Pläne anzupassen. 

Sie sehen: Die potenziellen Risiken, die sich im Zuge einer Geschäftsreise ergeben können, sind vielfältig. Um die Sicherheit der Reisenden dennoch zu gewährleisten, brauchen Arbeitgeber einen guten Plan, der verschiedene Maßnahmen umfasst: 

Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, sollten Sie vorab eine Reiserisikobewertung durchführen. So stellen Sie sicher, dass Sie sich der spezifischen Bedrohungen bewusst sind, denen Ihre Mitarbeiter:innen während der Reise ausgesetzt sein können. Fangen Sie mit den Zielorten an, zu denen die meisten Geschäftsreisen unternommen werden. Naturgemäß ändern sich die Reiserisiken ständig. In jedem Land variieren sie je nach Jahreszeit, aktueller politischer Situation o. Ä. Deshalb ist es wichtig, vor jeder Dienstreise zusätzliche Recherchen durchzuführen. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Risiken übersehen, die bei der letzten Überprüfung noch nicht vorhanden waren.  

Der technische Fortschritt hat in der Geschäftsreisebranche zu großen Veränderungen geführt. Eine aktuelle Entwicklung ist das

Tracking von Mitarbeiter:innen

auf Geschäftsreisen. Ohne diese Technologie kann es herausfordernd sein, den aktuellen Standort von Reisenden zu bestimmen. Das kann im Notfall zu einem unnötig hohen Risiko sowie Stress und Mehrarbeit führen, wenn Sie nicht genau wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen aufhalten. Hier kommt die GPS-Ortung ins Spiel. Standortverfolgungs-Apps gibt es viele. Während die meisten jedoch ihren Fokus darauf legen, den Standort mit Freund:innen und Familie zu teilen, wurden einige Apps so konzipiert, dass auch Arbeitgeber den Standort ihrer Mitarbeiter:innen abrufen können. 

Sobald Sie alle Risiken bewertet haben, ist es an der Zeit, Ihr Wissen an Ihre Mitarbeitenden weiterzugeben. Auch wenn Zwischenfälle und Unfälle nicht vorhersehbar sind, können Sie Ihr Team darin schulen, mögliche Bedrohungen zu beurteilen und hinsichtlich ihrer Gefährlichkeit einzuordnen. Geschäftsreisende können z. B. leicht in Schwierigkeiten geraten, weil sie mit der Kultur, den Regeln oder Gesetzen des Landes, das sie besuchen, nicht vertraut sind. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen einen Crashkurs über diese Risiken geben, damit sie diese nach Möglichkeit vermeiden können.Bei Schulungen sollte der Schwerpunkt vor allem auf der Prävention liegen, da es oft einfacher ist, eine gefährliche Situation zu vermeiden, als sie zu lösen. Trotzdem ist auch eine gewisse Kompetenz in Gefahren- und Notfallsituationen wichtig. Die Mitarbeiter:innen sollten also zumindest in der Theorie wissen, wie Sie in Notfallsituationen am besten reagieren. 

Die meisten Vorfälle auf Geschäftsreisen sind nicht lebensbedrohlich, können aber zu Unannehmlichkeiten führen, wie dem Diebstahl eines Handys oder Krankheiten aufgrund mangelnder Hygiene in der Region. Abgesehen vom offensichtlichen Stress für Reisende summieren sich diese kleinen Vorfälle zu verlorenen Arbeitstagen, verschwendeten Geschäftsreisen und unzufriedenen Mitarbeiter:innen.Deshalb – und aus Gründen der Fürsorgepflicht – sollten Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen zu gewährleisten. Auf diese Weise ist das Unternehmen nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern sorgt auch dafür, dass sich die Mitarbeiter:innen wohlfühlen und produktiv arbeiten können.

Eine Geschäftsreise sollten Sie gründlich planen und sich vorab über die Sicherheitslage des Ziellandes informieren. Überprüfen Sie Reisewarnungen, machen Sie sich mit lokalen Gesetzen und Verhaltensregeln vertraut und führen Sie notwendige Reisedokumente immer mit sich. Für Notfälle sollte es festgelegte Kommunikationspläne mit Notfallnummern geben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle notwendigen Versicherungen, wie Reisekranken- und Unfallversicherung, abgeschlossen haben.Für Ihre persönliche Sicherheit während der Reise ist es ratsam, sich diskret zu verhalten und Wertgegenstände nicht offen zur Schau zu stellen, um nicht zum Ziel von Diebstählen oder Überfällen zu werden. Es empfiehlt sich zudem, die Nutzung öffentlicher WLAN-Netze zu vermeiden oder zumindest sicherzustellen, dass eine VPN-Verbindung für den Schutz sensibler Daten genutzt wird. Für Notfälle sollten Sie stets die Nummer der örtlichen Botschaft oder des Konsulats sowie einen direkten Kontakt zum Unternehmen griffbereit haben.

Vor einer Geschäftsreise sollten Sie unbedingt eine detaillierte Risikobewertung durchführen, die sowohl den Zielort als auch die Art der Geschäftstätigkeiten berücksichtigt. Dazu gehört die Anmeldung bei Auslandsvertretungen oder das Abonnieren von Benachrichtigungsdiensten für Updates zur Sicherheitslage. Es ist ebenfalls ratsam, einen Notfallplan zu entwickeln, der Schritte für verschiedene Szenarien wie Krankheit, Naturkatastrophen oder politische Unruhen vorsieht. Dieser Plan sollte Notfallnummern für lokale Notdienste und die nächstgelegene Botschaft oder das Konsulat beinhalten. Für solch einen Notfallplan ist der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verantwortlich. Der Plan sollte Teil der unternehmensinternen Reiserichtlinien sein.Zur Prävention von Datendiebstahl sollten Sie sicherstellen, dass alle Geräte, die Sie auf der Reise mitführen, mit den neuesten Sicherheitsupdates und entsprechenden Schutzmaßnahmen versehen sind. Dazu zählen auch die Einrichtung von Passwörtern, die Aktivierung von Verschlüsselungen und das Backup wichtiger Daten auf sicheren, externen Speichermedien. Die Informations- und Datensicherheit sollte gerade auf Geschäftsreisen höchste Priorität haben, um Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Informieren Sie sich zu guter Letzt über die kulturellen Gepflogenheiten und gesetzlichen Bestimmungen des Zielorts, um Konflikte oder Missverständnisse zu vermeiden.

Für eine Geschäftsreise sollten Sie eine detaillierte

Packliste

erstellen, die sowohl persönliche als auch geschäftliche Gegenstände umfasst. Wichtige Dokumente wie Reisepass, Visum, Personalausweis, Flugtickets, Hotelreservierungen und eine internationale Fahrerlaubnis sollten Sie in gedruckter Form sowie digital sichern. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle notwendigen technischen Geräte wie Laptop, Smartphone, Ladegeräte, Adapter für verschiedene Steckdosentypen und evtl. benötigte Sicherheitstokens für den Zugriff auf Unternehmensnetzwerke dabei haben. Eine angemessene Reisekrankenversicherung sowie Informationen zu Notfallkontakten und Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens für das Reiseziel sind ebenfalls essenziell.In Bezug auf Sicherheitsvorkehrungen für eine Geschäftsreise sollten Sie eine Kopie Ihrer wichtigen Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahren und erwägen, RFID-blockierende Hüllen für Pässe und Kreditkarten zu nutzen. So schützen Sie sich vor Datendiebstahl. Es ist ratsam, nur die notwendigsten Zahlungsmittel mitzunehmen und einen kleinen Betrag lokaler Währung für anfängliche Ausgaben dabeizuhaben. Zusätzlich sollten Sie sich mit den Sicherheitsmerkmalen der mitgeführten Technik auseinandersetzen, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten.