Travel Risk Management ist ein Risikomanagement, das speziell auf Geschäftsreisen ausgelegt ist. Es dient dazu, Mitarbeiter:innen vor und während einer Geschäftsreise über mögliche Reiserisiken zu informieren und sie auf diese Weise vor Gefahren zu schützen. Auch wenn Notfälle möglichst zu vermeiden sind, sind Sie und Ihre Kolleg:innen mit einem guten Travel Risk Management auf den Ernstfall vorbereitet. Dazu gehört, dass Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es mal nicht rund läuft. Das Risikomanagement kann entweder intern etabliert werden oder zum Beispiel über externe

Reiserisikomanagement-Unternehmen

abgewickelt werden.Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen ist der eine Aspekt, weshalb das Travel Risk Management so wichtig ist. Es gibt aber noch andere Aspekte, die dafür sprechen, ein gut funktionierendes Risikomanagement in Ihr Unternehmen zu integrieren. Eines ist sicher: Wenn sich Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen um ihre Sicherheit sorgen oder allein mit Zug- oder Flugausfällen herumschlagen müssen, bleibt ihnen nicht mehr viel Energie für den eigentlichen Grund der Reise. Herrscht hingegen Klarheit über die Situation im Reiseland und fühlen die Mitarbeiter:innen sich sicher, sind sie motivierter und produktiver. Gleichzeitig erfüllen Sie als Arbeitgeber Ihre Fürsorgepflicht und haben ihrerseits die Gewissheit, dass Ihre Geschäftsziele nicht unter möglichen Reiserisiken leiden.Ein gut etabliertes Travel Risk Management ist also nicht erst seit dem Ausbruch von COVID-19 wichtig, sondern nützt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen in jeglicher Hinsicht.

Wie bedeutsam das Thema „Travel Risk Management“ ist, können Sie auch daran erkennen, dass dafür ein eigener ISO-Standard entwickelt wurde: ISO 31030:2021. Die ISO-Norm mit dem Titel „Travel Risk Management – Guidance for organizations“ ist ein international anerkannter Leitfaden, der 2021 von der

International Organization for Standardization

veröffentlicht wurde.Dieser Leitfaden gibt Unternehmen und Organisationen jeder Größe eine Orientierungshilfe rund um die Verwaltung von Reiserisiken. So bietet der ISO-Standard einen strukturierten Ansatz, um✓ die politische Situation im Reiseland zu bewerten und überprüfen,✓ ein Hilfsprogramm für den Ernstfall zu entwickeln,✓ Bedrohungen und Gefahren zu identifizieren,✓ Risiken realistisch einzuschätzen,✓ Ressourcen und Stärken Ihres Unternehmens zu identifizieren,✓ Präventionsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.Die ISO-Norm unterstützt Sie also dabei, das Risikomanagement in Ihrem Unternehmen wirksam umzusetzen. Bevor es jedoch an die Umsetzung geht, sollten Sie wissen, was konkret in den Aufgabenbereich des Travel Risk Managements fällt. Wir geben Ihnen ein paar Anhaltspunkte.

Reiserisiken können sehr vielfältig sein. Sie reichen von vermeintlich kleinen Reisestörungen wie Zug- oder Flugausfällen, Unwettern und Streiks bis hin zu ernsten Sicherheitsrisiken wie Naturkatastrophen, Terroranschlägen und schweren Unfällen. Insbesondere bei den schweren Bedrohungen gilt: Nicht erst der Eintritt einer solchen Situation, sondern bereits die ersten Anzeichen sind als ernstzunehmende Gefahr einzustufen und erfordern dementsprechend eine Handlung, um Ihre Reisenden zu schützen und in Sicherheit zu wissen.Ob kleine Ungereimtheiten, die zum Daily Business von Travel Manager:innen gehören, oder wahre Ausnahmesituationen: Risiken wollen gemanagt werden, damit Ihre Mitarbeiter:innen sicher und sorglos reisen können. Definieren Sie die entsprechenden Situationen deshalb in Ihrer Reiserichtlinie, damit die Mitarbeiter:innen wissen, in welchen Fällen das Travel Risk Management für sie zuständig ist und wie sie in einer Notfallsituation vorzugehen haben.Das Herzstück dieses Abschnitts Ihrer Reiserichtlinie sind Telefonnummern und Notfallkontakte, kurzum alle Informationen, die Reisende verwenden können, um während einer Dienstreise Hilfe zu erhalten. Dazu gehören:Hier sollten Sie auch festhalten, über welche Tools Mitarbeiter:innen die Zwischenfälle melden sollten, die während der Geschäftsreise auftreten, und wie Ihr Unternehmen das Krisenmanagement durchführt.Notieren Sie außerdem, wer für die Umsetzung der Richtlinie zum Reiserisikomanagement zuständig ist. Dieser Abschnitt sollte Einzelpersonen, relevante Abteilungen und alle anderen Beteiligten umfassen. Die jeweiligen Personen und Abteilungen sind direkt dafür verantwortlich, dass die Richtlinie umgesetzt wird.

Das Ziel von Reiserisikobewertungen ist es, alle Gefahren zu identifizieren, denen Geschäftsreisende während einer Dienstreise ausgesetzt sein könnten. Da sich das Reiserisiko ständig ändert, sollten Reiserisikobewertungen alle potenziellen Risiken abdecken und stets auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Die Bewertung ist deshalb vor jeder Reise durchzuführen und auch während des Aufenthalts weiterzuführen.Eine Reiserisikobewertung sollte Folgendes beinhalten:

Eine Reiseversicherung kann entweder spezifisch als Vorbereitung einer konkreten Reise oder allgemein abgeschlossen werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen darüber, welche der beiden Optionen in Ihrem Unternehmen üblich ist und wie Sie dabei für gewöhnlich vorgehen, sprich ob die Reisenden selbst eine Police abschließen müssen oder ob dieser Schritt vom zuständigen Personal oder Dienstleister automatisiert oder auf Anweisung erfolgt.Im weiteren Verlauf sollte der Abschnitt zur Versicherung genauestens darauf eingehen, was von Ihrer Reiseversicherung abgedeckt wird und was nicht. Mitarbeiter:innen sollten leicht nachvollziehen können, welche Gegenstände und Ereignisse versichert sind, wie sie Verluste oder Vorfälle melden sollen und Versicherungsansprüche geltend machen können. Wenn der

Versicherungsschutz

beispielsweise vor Diebstahl oder Beschädigung mobiler Geräte schützt, müssen Sie klarstellen, ob die Police nur für vom Unternehmen ausgegebene Geräte gilt oder ob Mitarbeiter:innen Ansprüche auf private Geräte geltend machen können. Klären Sie in diesem Abschnitt auch, welche Versicherung Mitarbeiter:innen abschließen sollen, wenn sie einen Mietwagen nutzen.

Was ist Travel Risk Management?Travel Risk Management ist ein Risikomanagement für Geschäftsreisen. Es dient dazu, Mitarbeiter:innen vor und während einer Geschäftsreise über mögliche Reiserisiken zu informieren und sie auf diese Weise vor Risiken zu schützen. Auch wenn Notfälle möglichst vermieden werden sollen, ist ein gutes Travel Risk Management auf den Ernstfall vorbereitet. Dazu gehört, dass Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es mal nicht rund läuft.Warum ist Travel Risk Management wichtig?Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen ist der eine Aspekt, weshalb das Travel Risk Management so wichtig ist, schließlich stehen Sie als Arbeitgeber gesetzlich in der Fürsorgepflicht. Gleichzeitig sollten Sie aber auch bedenken, wie sich ein gutes Sicherheitsgefühl auf die Reisenden auswirkt: Wenn Mitarbeiter:innen sich sicher fühlen, sind sie motivierter und produktiver. Gleichzeitig erfüllen Sie als Arbeitgeber Ihre Fürsorgepflicht und können sich ihrerseits sicher sein, dass ihre Geschäftsziele nicht unter möglichen Reiserisiken leiden. Eine Win-Win-Situation.