Die Verpflegungspauschale ist ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag für Dienstreisende. Sie dient als Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand, sprich die zusätzlichen Kosten, die im Zuge einer beruflichen Auswärtstätigkeit für Mahlzeiten, Getränke und Lebensmittel – also für die leibliche Versorgung – anfallen.Im Falle einer Auswärtstätigkeit werden Reisekosten entweder direkt vom Arbeitgeber übernommen oder bei Vorlage der entsprechenden Rechnungen und Quittungen in ihrem tatsächlichen Umfang zurückerstattet. Unter diese Reisekosten fallen in der Regel Zugfahrten, Mietwagen und Übernachtungen im Hotel oder in einer Wohnung nahe der vorübergehenden Tätigkeitsstätte. Beim Verpflegungsmehraufwand kommt hingegen meist eine andere Art der Reisekostenerstattung zum Zug: Die Rückzahlung erfolgt über eine Pauschale. Das hat in erster Linie einen praktischen Hintergrund.

Damit die Pauschale dem durchschnittlichen Verpflegungsmehraufwand möglichst nah kommt, werden die genauen Verpflegungspauschbeträge für Geschäftsreisen ins Inland wie auch ins Ausland Jahr für Jahr neu berechnet und vom

Bundesfinanzministerium (BMF)

entsprechend aktualisiert. Als rechtliche Grundlage dient das Einkommenssteuergesetz. Der § 9, Absatz 4a EStG regelt auch, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Verpflegungspauschale greift:Die Auszahlung der Verpflegungspauschale kann nach der Dienstreise auf zwei Wegen erfolgen:Für das Finanzamt braucht es dabei keinen konkreten Nachweis des tatsächlichen Verpflegungsmehraufwands in Form von Quittungen und Co. Somit wird die Pauschale auch dann ausgezahlt, wenn der tatsächliche Betrag weitaus geringer ausfällt – gleichsam fällt die Rückerstattung aber auch dann nicht höher aus, wenn der Spesensatz unter den realen Verpflegungsmehraufwendungen liegt.Wie Sie als Unternehmen mit der Verpflegungspauschale umgehen, entscheiden Sie selbst. Wichtig ist nur, dass Ihre Mitarbeiter:innen die unternehmensspezifischen Regelungen kennen und jederzeit in der Reiserichtlinie nachschlagen können. Wie Sie bei der

Erstellung Ihrer individuellen Reiserichtlinie

vorgehen, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt in unserem Guide.

Wie hoch die Verpflegungspauschale ausfällt, hängt von zwei Faktoren ab: der Abwesenheitsdauer und dem Aufenthaltsort, sprich der vorübergehenden Arbeitsstätte.Je nach Länge des Aufenthalts greift entweder die kleine oder die große Spesenpauschale. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise fallen die Tage der An- und Abreise ebenfalls unter die kleine Spesenpauschale. Für das Jahr 2024 ergeben sich innerhalb Deutschlands folgende Spesensätze:

2024 wurde das Wachstumschancengesetzes (WCG) verabschiedet, das die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands als Wirtschaftsstandort stärken und mitunter auch inflationsbedingte Nachteile ausgleichen soll. Im Zuge dessen war ursprünglich auch eine Erhöhung der Verpflegungspauschale vorgesehen. So sollte der kleine Spesensatz auf 16 € und der große Spesensatz auf 32 € angehoben werden. Unstimmigkeiten zwischen Bundestag und Bundesrat führten allerdings dazu, dass anstelle des eigentlichen Gesetzesentwurfs ein Kompromissvorschlag ausgearbeitet werden musste, der auf einige Aspekte – und auch auf die Erhöhung des Verpflegungsmehraufwands – verzichtet. Diese abgespeckte Version des WCG wurde am 22. März 2024 bewilligt. Somit bleiben die Spesensätze im Inland vorerst unverändert bei 14 € bzw. 28 €.

Während deutschlandweit dieselben Pauschbeträge ausgezahlt werden, entscheidet bei Arbeitsstätten im Ausland das konkrete Land über die Höhe des Spesensatzes. In einigen Ländern können die Beträge je nach Region voneinander abweichen. Grund dafür sind Schwankungen in den Lebenshaltungskosten vor Ort.Ein paar Beispiele für Länder, die im Europäischen Wirtschaftsraum häufig zum Ziel deutscher Dienstreisen werden, sowie einige Beispiele aus dem nicht-europäischen Ausland haben wir unten für Sie zusammengetragen.

Als Arbeitgeber haben Sie im Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand drei Möglichkeiten:Die Auszahlung der Verpflegungspauschale für Dienstreisen ist für Sie somit nicht verpflichtend. Als Spesen können Sie diese Kosten aber steuerlich geltend machen und auch für die Arbeitnehmer:innen ist die Erstattung sozialversicherungs- und steuerfrei. Rückzahlungen, die den finanziellen Rahmen der Pauschale übersteigen, müssen hingegen versteuert werden. Hier gelten besondere Regeln: Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise den doppelten Betrag, ist die Dopplung pauschal mit 25 % zu versteuern.Gegenüber der sogenannten belegscharfen Rückzahlung, also der Rückerstattung der tatsächlichen Verpflegungskosten, bietet die Spesenabwicklung über die Pauschale drei grundlegende Vorteile:Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden: Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv darüber in Kenntnis setzen. Integrieren Sie die geltenden Pauschbeträge sowie die Kontaktdaten der Ansprechperson(en) in der Buchhaltung fest, gut auffindbar und verständlich in Ihre Reiserichtlinie. Das macht die Dienstreise für alle Beteiligten entspannter: sowohl im Vor- als auch im Nachhinein.

Wie viel Verpflegungsgeld steht Arbeitnehmer:innen während der Dienstreise zu?Für einen Arbeitsaufenthalt von 8 bis 24 Stunden erhalten Arbeitnehmer:innen in Deutschland eine Verpflegungspauschale von 14 €. Bei Aufenthalten mit Übernachtung werden volle Tage (24 Stunden) mit einem Spesensatz von 28 € entschädigt, während für den An- und den Abreisetag ebenfalls 14 € gezahlt werden, unabhängig davon, wie viele Stunden die Reise dauert. Sobald die Arbeitnehmer:innen einzelne Mahlzeiten gestellt bekommen, führt dies zu einer Kürzung der Pauschale um 20 % pro Frühstück bzw. 40 % pro Mittag- und Abendessen. Im Ausland gelten andere Tagessätze als im Inland.Wann muss ein Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale zahlen?Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschale zu zahlen. Zahlt der Arbeitgeber nicht, können Arbeitnehmer:innen die Verpflegungspauschale als Werbungskosten im Rahmen der Steuererklärung erstattet bekommen. Voraussetzung ist, dass die Reisenden sich für mindestens acht Stunden außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte befinden.Wer hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale?Arbeitnehmer:innen und Selbstständige, die sich für mehr als acht Stunden auf eine Dienstreise begeben, haben Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Diese können sie vom Arbeitgeber sozialversicherungs- und steuerfrei im Rahmen der Reisekostenabrechnung ausgezahlt bekommen oder alternativ im Rahmen der Einkommensteuererklärung einfordern.