Ausgabenmanagement-Software: 15 Tools im Überblick

22 Jan 2024 · 15
Bei all den Ausgaben, die in einem Unternehmen täglich anfallen, können Finanzmanager:innen schnell den Überblick verlieren. Mit einer Ausgabenmanagement-Software digitalisieren Sie Ihre Ausgabenverwaltung, bringen mehr Effizienz in Ihr Spesenmanagement und entlasten gleichzeitig Mitarbeiter:innen. Erfahren Sie hier, welche Vorteile und Funktionen eine Ausgabenmanagement-Software mitbringt, wann und warum sich der Umstieg lohnt und worauf Sie bei der Wahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen achten sollten. Und wir stellen Ihnen 15 beliebte Tools zur Kostenverwaltung genauer vor: inklusive Leistungsumfang, Preis, Beliebtheit und Integrationsmöglichkeiten.

Was ist Ausgabenmanagement?

Produkte, Materialien, Dienstleistungen, Geschäftsreisen, Verpflegung – in diesen und mehr Kategorien tätigen Unternehmen jeden Tag die verschiedensten Ausgaben. Derartige Kosten entstehen in unterschiedlichen Abteilungen, überall dort, wo Mitarbeiter:innen etwas kaufen, in Auftrag geben oder bezahlen. Am Ende laufen alle Geschäftsausgaben auf einem oder mehreren Schreibtischen zentral zusammen – in der Buchhaltung oder im Finanzmanagement. Hier findet das Ausgabenmanagement statt.
Die Mitarbeiter:innen begleichen Rechnungen, sortieren Quittungen, prüfen Kostenaufstellungen und Abrechnungen und leiten Rückerstattungen ein. Sie dokumentieren, analysieren und verwalten sämtliche Unternehmensausgaben – und sorgen so dafür, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt. 
Das heißt: Um die Liquidität Ihrer Firma sicherzustellen, ist ein effizientes Ausgabenmanagement essenziell. Dafür braucht es geschulte, zuverlässige Mitarbeiter:innen – und im Idealfall ein Tool, das ihnen die Arbeit erleichtert und den Rücken freihält. Eine Ausgabenmanagement-Software übernimmt genau diesen Part und unterstützt Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber bei jedem Schritt des Ausgabenmanagements. Mögliche Funktionen einer solchen Software sind:
  • Ausgabendokumentation 
  • Ausgabenkontrolle 
  • Ausgabenverwaltung 
  • Ausgabenanalyse
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Wie funktionieren Ausgabenmanagement-Tools?

Eine Person legt ihre Kreditkarte auf ein Lesegerät.
Mithilfe einer Ausgabenmanagement-Software, auch Spend Management Software, können Sie sämtliche Spesen digital erfassen, genehmigen und nachverfolgen sowie Zahlungen und Rückerstattungen – bspw. an Dienstleister oder Mitarbeiter:innen – tätigen oder Rechnungen automatisiert begleichen. Dazu kommen je nach Anbieter weitere hilfreiche Funktionen und Leistungen, die das Ausgabenmanagement erheblich erleichtern:
  • Geschäftsausgaben in Echtzeit nachverfolgen 
  • Kosten in Ausgabenkategorien einordnen 
  • Umfassende Kostenberichte erstellen und exportieren 
  • Belege erfassen, speichern, ordnen und weiterverarbeiten
  • Daten automatisiert eingeben – auch in andere integrierte Tools 
  • Feste Ansprechpartner:innen und Rechnungsadressen hinterlegen 
  • Freigabe-Workflows und Kostenrichtlinien einbinden und automatisieren
  • Trends analysieren, Ausgaben prognostizieren und Einsparpotenziale aufdecken
Dabei arbeitet die Spend Management Software in der Regel cloudbasiert nach dem sogenannten SaaS-Modell, kurz für „Software as a Service“. Das heißt: Ihr Unternehmen erwirbt eine Lizenz für die Nutzung des Tools und bekommt eine cloudbasierte Anwendung zur Verfügung gestellt. Diese wird vom Anbieter automatisch durch Bug Fixes, Updates und Co. gepflegt und aktualisiert. So haben Sie keine Arbeit, nutzen immer die neueste Version und profitieren von maximaler Flexibilität sowie einer hohen Skalierbarkeit.
Moderne Softwares lassen sich außerdem beliebig kombinieren und nahtlos integrieren – z. B. in Ihr Buchhaltungstool oder Ihre Travel Management Software. So können Finanzteams relevante Daten in allen Tools parallel abrufen und müssen keine Übertragungsarbeiten leisten. 

Vorteile einer Spend Management Software

Gegenüber der manuellen Ausgabenverwaltung bieten professionelle Software-Lösungen für das Spend Management viele Vorteile. Der größte Pluspunkt: Dort, wo verschiedene Prozesse, die sonst mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen durchlaufen, automatisiert und zentralisiert werden, entstehen saubere, effizientere Abläufe und zuverlässige Ergebnisse. So sparen Sie langfristig Zeit und Geld – durch:
  1. Kurze Prozesse & weniger Fehlerquellen: Anstatt Papierquittungen hin- und herzureichen, Formulare auszufüllen und E-Mails zu schreiben, tragen Ihre Mitarbeiter:innen ihre Ausgaben einfach in die App ein. Die zuständigen Kolleg:innen können sie dann sofort abrufen und weiterverarbeiten. Ohne Umwege und Übertragungsfehler.
  2. Erleichterte Workflows & höhere Compliance: In Ihrer Ausgabenmanagement-Software können Sie Verantwortungsbereiche, Ansprechpersonen, Freigabeprozesse und Kostenrichtlinien einrichten. So gehen Sie sicher, dass keine Kosten eingereicht oder Ausgaben getätigt werden, die das vorgesehene Budget übersteigen – zumindest nicht ohne Genehmigung.
  3. Volle Transparenz & umfassende Berichte: Wählen Sie zwischen einer Vielzahl von Berichtsoptionen und behalten Sie jederzeit den Überblick über alle getätigten und bevorstehenden Ausgaben – auf Wunsch geordnet nach Kategorien oder Kostenstellen. Durch die Analyse und Aufbereitung der Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Sparpläne erstellen.
  4. Nahtlose Vernetzung & große Entlastung: Die meisten Spend Management Lösungen zeichnen sich durch eine gute Kompatibilität aus: Sie können sie bspw. in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und mit Ihrem vernetzen. So – und durch die vielen hilfreichen Features und die einfache Handhabung – erleichtert die Anwendung den Alltag Ihrer Mitarbeiter:innen und steigert ihre Zufriedenheit. 

Tipps für kleine und mittlere Unternehmen

Three young professionals are having a meeting at a large table.
Gerade kleinere und mittelgroße Unternehmen verwalten ihre Ausgaben oft händisch – auch heute noch. Grund dafür ist v. a. die Sorge, dass die Investition in eine Ausgabenmanagement-Software sich am Ende nicht auszahlen könnte bzw. dass das Investment höher ausfällt als der eigentliche Mehrwert und der Return on Investment. Wir denken: Das ist ein Irrglaube. Warum – und worauf gerade kleinere Unternehmen besonders achten können –, lesen Sie im Folgenden.

Wann sollte ich in eine Software-Lösung investieren?

Die Antwort auf die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für den Umstieg vom analogen auf ein digitales Ausgabenmanagement ist denkbar einfach: jetzt – oder vielmehr jederzeit. Denn letztlich sind die Herausforderungen und Risiken, die sich bei der Nachverfolgung und Abwicklung von Spesen und Ausgaben im Allgemeinen ergeben, für alle Unternehmen gleich groß: egal, ob Startup, Familienbetrieb oder Weltkonzern.
Außerdem sind Einsparpotenziale gerade für kleinere Unternehmen wertvoll – sowohl finanziell als auch mit Blick auf die Kapazitäten der Arbeitnehmer:innen. Deshalb lohnt es sich immer, ein benutzerfreundliches Tool hinzuzuziehen, das Ihren Mitarbeiter:innen Arbeit abnimmt und Ihnen gleichzeitig zu neuen Erkenntnissen verhilft. So können Sie Ihr Budget einhalten und den manuellen Arbeitsaufwand verringern. Bei den meisten Software-Anbietern müssen Sie dafür nicht einmal große Summen zahlen. 

Welche Anforderungen sind besonders wichtig?

Als kleines Unternehmen brauchen Sie ein Tool, das Ihnen den Rücken freihält, damit Sie sich auf Ihr Wachstum konzentrieren können. Besonders wichtig ist deshalb – neben den möglichst niedrigen Kosten – eine einfache Bedienung und eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Software-Lösungen. Achten Sie außerdem darauf, dass die gewählte Plattform folgende Kriterien erfüllt:
  • Automatisierte Dateneingabe & -übertragung 
  • Sensibilität für Fehler & Richtlinienverstöße 
  • Prognostische Einblicke in Ausgabentrends 
  • Integrierte Steuer- & Rückerstattungsrechner 
  • Schnelle Auslagenerstattung oder Firmenkreditkarten 
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15 Software-Lösungen im Überblick

Digitale Tools für Ihr Ausgabenmanagement gibt es von zahlreichen Anbietern. Wir haben 15 beliebte Optionen für Sie zusammengetragen und uns Leistungsumfang, Preis sowie Bewertungen von Nutzer:innen einmal genauer angesehen. Im Folgenden finden Sie Details zu:
  • Yokoy 
  • Pleo
  • Payhawk
  • Rydoo
  • Circula
  • Moss
  • Expensya
  • Mobilexpense: Declaree & MXP
  • Spendesk
  • BILL (ehemals Divvy)
  • Expensify
  • Webexpenses
  • Fyle
  • ExpenseIn 

Yokoy

ist eine Schweizer Ausgabenmanagement-Software, die es sich zur Aufgabe macht, den gesamten Spesenverwaltungsprozess möglichst lückenlos zu automatisieren. Neben digitalen Spesenabrechnungen durch Foto- und Datei-Uploads ermöglicht Yokoy z. B. automatische Genehmigungen, Echtzeit-Einblicke sowie Mehrwertsteuerrückerstattungen und -validierungen. Dazu gibt’s smarte Firmenkarten, eine KI-gestützte Fehlererkennung und ein breites Spektrum an Integrationen – z. B. mit vielen HR-Tools und mit TravelPerk. Der Schweizer Anbieter ist aufgrund hoher Benutzerfreundlichkeit, schneller Implementierung und ausgeprägter Kenntnis des DACH-Markts besonders beliebt.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: auf Anfrage – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch

Pleo

Mit können große wie auch kleine Unternehmen aus den verschiedensten Branchen ihr Ausgabenmanagement einfach und sicher digitalisieren. Über die Anwendung lassen sich Rechnungen bezahlen, Rückerstattungen tätigen, und berechnen sowie Belege erfassen. Zahlungen über die virtuelle Pleo-Firmenkarte per Apple Pay und Google Pay sind ebenfalls möglich – bei Bedarf lassen sich einzelne Firmenkreditkarten übrigens in Echtzeit sperren. Besonders praktisch: Ausgabenlimits können nicht nur allgemein oder pro Abteilung, sondern für jede:n Nutzer:in individuell festgelegt werden. Außerdem können Sie bei Pleo verschiedene Firmenstandorte und Gesellschaften aus aller Welt in einem Konto verknüpfen. Integrationen mit sämtlichen bekannten Software-Lösungen für die Buchhaltung sowie mit TravelPerk sind ebenfalls problemlos möglich.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: kostenpflichtige Version ab 9,99 €/Monat – kostenlose Testversion & Gratisversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Dänisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch

Payhawk

bietet alle gängigen Services im Bereich Ausgabenmanagement in einem Tool. Hier können Sie Zahlungen aller Art verwalten – von Rechnungen über Barauslagen bis hin zu Rückerstattungen für und Co. Individuell konfigurierbare Kostenrichtlinien und erweiterte Freigabeprozesse sorgen für eine einfache und intuitive Handhabung für alle Mitarbeiter:innen. Außerdem bietet Payhawk verschiedene Kontrolloptionen, Möglichkeiten zur Datenextraktion und eine übersichtliche Auflistung Ihrer Abonnements und der damit einhergehenden Ausgaben. Neben virtuellen Kreditkarten erhalten Sie auch physische Visa-Firmenkreditkarten – auf Wunsch auch als Team-Karte mit gemeinsamem Budget. Das Tool lässt sich einfach mit diversen Finanz-, Steuer- und Buchhaltungslösungen sowie mit TravelPerk verknüpfen.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung: 4,5 von 5
  • Preis: auf Anfrage – keine kostenfreie Testversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Bulgarisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch

Rydoo

konzentriert sich auf das Spesenmanagement als Teilbereich des Ausgabenmanagements und bietet Nutzer:innen zahlreiche Funktionen im Bereich des . Auch Reisekostenrichtlinien lassen sich problemlos integrieren, ebenso wie Freigabeprozesse und Ausgabenlimits. Bei Unstimmigkeiten versendet die Meldungen und sorgt so dafür, dass potenzielle Fehler sofort auffallen. Ihre Mitarbeiter:innen können virtuelle und physische Firmenkarten nutzen sowie Verpflegungspauschalen inklusive Abzügen berechnen und verwalten. Die Kilometererfassung läuft dank verknüpftem Kartendienst automatisiert. Wer Rydoo nutzt, profitiert außerdem von vielen Integrationen – egal, ob DATEV, TravelPerk oder Slack – sowie von einer sehr angenehmen Benutzeroberfläche.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: ab rund 10 €/Monat – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Spanisch

Circula

arbeitet KI-gestützt und eignet sich besonders, um Ihr Ausgabenmanagement weitestgehend zu automatisieren. Egal, ob in der App oder als Online-Plattform: Circula punktet durch eine simple Handhabung und bietet viele spannende Funktionen, die über das klassische Ausgabenmanagement hinausgehen. So können Sie z. B. Essenszuschüsse und Internetpauschalen berechnen, Sachbezüge und Mobilitätsbudgets verwalten und über die Benefit-Funktion Steuervorteile erkennen. Besonders interessant ist die Plattform für Unternehmen mit Fokus auf Fach- oder Technologiedienstleistungen. Außerdem bietet Circula gesonderte Leistungen für Steuerberater:innen.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: ab 8 €/Monat (pro Lizenz) – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch

Moss

ist eine in Deutschland entwickelte und gehostete Lösung für das Ausgabenmanagement und überzeugt mit einem großen Leistungsspektrum. Sämtliche Richtlinien und Freigabeprozesse lassen sich individuell einrichten und automatisieren. Auch die Rückerstattung von Spesen erfordert nur wenige Mausklicks. Dazu liefert Moss weitreichende Automatisierungsoptionen – vom Rechnungsmanagement über die Extraktion von Daten und Steuern bis hin zur Vorkontierung. Nutzer:innen können individuelle Budgetgrenzen für Firmenkreditkarten hinterlegen, Geschäftsausgaben und Compliance tracken sowie Reisekosten mitsamt den gängigen Pauschalen kalkulieren.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: auf Anfrage – kostenlose Testversion verfügbar 
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch

Expensya

Egal, ob Freiberufler:in, kleines Unternehmen oder Großkonzern: bietet passende Ausgabenmanagement-Lösungen für Betriebe aller Art. Mit der Anwendung können Sie Rechnungen abwickeln, Daten digital erfassen, Kilometerpauschalen berechnen und Belege gesetzeskonform archivieren – alles ohne Zettelwirtschaft. Expensya synchronisiert sämtliche Daten in Echtzeit, erkennt Dopplungen und hilft Ihnen dabei, zu bearbeiten sowie Kosten zu validieren und zu erstatten. Die Software bietet außerdem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten und zugeschnittene Service-Pakete für verschiedene Unternehmensarten und -größen.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: ab 5 €/Monat – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch

Mobilexpense: Declaree & MXP

Ein Anbieter, zwei Lösungen: Das ist das Konzept von . Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet Mobilexpense mit Declaree eine passende Ausgabenmanagement-Lösung, für große Unternehmen mit MXP als Enterprise-Variante. Auch mit Blick auf Industriezweige und Positionen im Unternehmen sowie auf den Markt, an dem Sie tätig sind, finden Sie bei Mobilexpense verschiedene Spezifizierungsoptionen – so erhalten Sie am Ende ein Servicepaket, das optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Funktionen der Plattform reichen von Spesenrückerstattungen über bis hin zur Belegerfassung und Ausgabenverwaltung. Zudem können Sie Pauschalen und Freibeträge einreichen, Kreditkartendaten importieren und die Software-Lösung mit Firmenkarten, und zahlreichen anderen Anwendungen verknüpfen. Seit 2021 setzt Mobilexpense wieder auf einen gemeinsamen Auftritt von Declaree und MXP unter der Dachmarke Mobilexpense.
  • G2-Bewertung für Declaree:
  • G2-Bewertung für MXP:
  • Capterra-Bewertung für Declaree:
  • Capterra-Bewertung für MXP:
  • Preis: ab 7 €/Monat – keine kostenfreie Testversion verfügbar
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Schwedisch

Spendesk

Bei finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihr Ausgabenmanagement effizienter zu gestalten. Die Anwendung vereint sämtliche Leistungen aus den Bereichen Buchhaltung und Spend Management: ob automatisierte Richtlinien, Rechnungsverwaltung oder Spesenrückerstattungen. Dazu bekommen Sie Firmenkreditkarten, eine Abonnementübersicht und eine Ausgabenanalyse, um fundierte Budgetentscheidungen zu treffen. V. a. die integrierten Buchhaltungsfunktionen, wie das Einrichten von Sachkonten und das Auslesen der Mehrwertsteuer, machen das Angebot von Spendesk für viele Unternehmen interessant.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: kostenlose Basis-Version verfügbar 
  • Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch

BILL (ehemals Divvy)

, ehemals Divvy, ist eine Ausgabenmanagement-Software mit kostenlosen Basisfunktionen und überzeugt damit v. a. durch ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Hier erhalten Sie Firmenkreditkarten für Ihre Mitarbeiter:innen, die Sie mit individuellen Limits versehen können. Für die volle Ausgabenkontrolle versendet die Plattform Benachrichtigungen, wann immer die Karten verwendet werden. Nutzer:innen können selbst wählen, ob ihnen die Funktionen der kostenfreien Version genügen. Falls nicht, lassen sich zusätzliche Features gegen einen monatlichen Aufpreis pro Nutzer:in hinzubuchen – z. B., wenn Sie über das Tool Rückerstattungen vornehmen möchten. Darüber hinaus gibt es eine kostenpflichtige Version für die parallele Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen: BILL Accounts Payable & Receivable (AP & AR). Ein Manko: BILL gibt es nur auf Englisch.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: kostenlose Basis-Version verfügbar 
  • Sprachen: Englisch

Expensify

Eine weitere beliebte Ausgabenmanagement-Software ist . Sie vereinfacht den gesamten Prozess – vom Kauf bis zur Berichterstattung. Zu den wichtigsten Funktionen zählen das Scannen von Belegen, die automatische Zusammenführung von Daten, einfache Genehmigungsregeln sowie ein Tool zur Kilometerberechnung. Expensify bietet außerdem einen Kreditkartendienst, lässt sich mit zahlreichen anderen Anwendungen integrieren, z. B. mit TravelPerk, und ermöglicht Rückerstattungen innerhalb von 24 Stunden. Neben den klassischen Spend Management Funktionen bietet die Plattform auch separate Features für Travel Manager:innen. Auch diese Software ist nur auf Englisch verfügbar.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: auf Anfrage – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Englisch

Webexpenses

Besonders in den USA, in Großbritannien sowie in Australien gilt als beliebte Software für die Digitalisierung des Spesenmanagements – hier bietet das Tool nämlich einen lokalen Support. Mit einer App und einer Online-Plattform hilft Webexpenses Unternehmen dabei, Spesen abzurechnen, Zahlungen zu überprüfen und die Budget-Compliance zu verbessern. Das System punktet mit Fristbenachrichtigungen sowie vielen individuellen Konfigurationsmöglichkeiten und schreibt sich selbst eine Wertschöpfungszeit von nur drei Monaten auf die Fahne. Das Return on Investment können Sie sich online prognostizieren lassen. Support gibt es rund um die Uhr und auch Integrationen sind problemlos möglich. Eine deutschsprachige Version ist allerdings nicht verfügbar.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: auf Anfrage – keine kostenfreie Testversion verfügbar
  • Sprachen: Englisch, Spanisch, Portugiesisch

Fyle

wurde im Jahr 2020 zur benutzerfreundlichsten Plattform gekürt – und das nicht ohne Grund. Das Tool lässt sich intuitiv bedienen und bietet darüber hinaus viele interessante Funktionen, die das Spesenmanagement immens erleichtern. Zu den Features zählen automatisierte Kreditkartenabgleiche, individuelle Kreditkarten-Feeds mit Kontoauszügen, Abonnements und Co., Ausgabenanalysen in Echtzeit, einen Kilometer-Tracker u. v. m. Zur bestmöglichen Nachvollziehbarkeit werden Ihre Daten in einem zentralen Dashboard aufbereitet. Weiterhin ermöglicht Fyle viele Integrationen, bspw. auch mit E-Mail-Systemen und WhatsApp. User:innen können zwischen Monats- und Jahrestarifen wählen. Die Anwendung gibt es allerdings nur in Englisch.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: ab 6,99 $/Monat – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Englisch

ExpenseIn

In Großbritannien und Irland zählt zu den beliebten Spesentools. Die Software bietet viele gängige Funktionen, wie eine Scanfunktion für Belege, automatisierte Richtlinien und Echtzeit-Berichte. Eine benutzerfreundliche App ermöglicht es Mitarbeiter:innen, Ausgaben ganz einfach von unterwegs einzutragen. Zur besseren Kontrolle können User:innen Push- oder E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren. ExpenseIn liefert ein umfangreiches Serviceangebot zum schmalen Preis und lässt sich einfach mit TravelPerk und anderen Systemen verknüpfen. Die Anwendung ist jedoch auf den britischen und irischen Markt ausgelegt – dort entspricht sie dem Steuerrecht und ist mit der Gesetzgebung konform. Die einzig verfügbare Sprache ist Englisch.
  • G2-Bewertung:
  • Capterra-Bewertung:
  • Preis: auf Anfrage – kostenlose Testversion verfügbar
  • Sprachen: Englisch
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So finden Sie die passende Ausgabenmanagement-Software

Allein die Anzahl der verfügbaren Software-Lösungen für das Spesenmanagement zeigt, dass es an der Zeit ist, Ihre Ausgabenverwaltung zu digitalisieren. Mit dem passenden Tool gehören lose Zettel, endlose E-Mail-Verläufe und unübersichtliche Formularstapel endlich der Vergangenheit an. Um zwischen all den Möglichkeiten die Plattform zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt, braucht es ein wenig Geduld und Recherchearbeit.
  • Eruieren Sie gemeinsam mit Ihrem Finanzteam, welche Funktionen für Ihre Bedürfnisse besonders wichtig sind: Firmenkreditkarten, Ausgabenanalysen und Echtzeit-Berichte, schnelle Rückerstattungen oder vielleicht jede einzelne davon? 
  • Achten Sie darauf, dass das Tool Ihrer Wahl sich nahtlos mit allen Systemen verbinden lässt, die Sie bereits nutzen: von Kommunikationstools über Travel Management Systeme bis hin zur HR-Software. So steigern Sie Ihre Effizienz und nehmen Ihren Mitarbeiter:innen möglichst viel Arbeit ab.
  • Beziehen Sie die Bewertungen der Systeme – bspw. auf G2 und Capterra – in die Entscheidungsfindung mit ein. Achten Sie hierbei nicht nur darauf, wie gut ein Tool abschneidet, sondern haben Sie auch die Anzahl der abgegebenen Bewertungen im Blick, um ein möglichst realistisches Bild zu erhalten.
  • Wählen Sie eine Ausgabenmanagement-Software, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist und sich nach Möglichkeit auf Ihre Branche oder Ihre Unternehmensgröße spezialisiert hat bzw.  Anpassungsoptionen bietet. Zudem sollte die Lösung Ihrer Wahl idealerweise auf Ihren Standort ausgerichtet sein – so gehen Sie sicher, dass alles gesetzeskonform abläuft.
Mit diesen Tipps finden Sie sicher eine Spend Management Software, die Ihnen die Arbeit erleichtert: für mehr Effizienz und Zufriedenheit, einen freien Kopf sowie große Einsparungen.  
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